行政審批類檔案利用研究

李新剛

摘 要：本文闡述了行政審批類檔案利用的現實意義，在對制約行政審批檔案利用因素的基礎上，有針對性地提出了解決問題的建議，希望能對提升行政審批檔案利用工作具有一定的借鑒意義。

關鍵詞：行政審批檔案;檔案利用;專業檔案

引言

行政審批檔案是指行政機關在實施行政審批事項過程中直接形成的、具有保存價值的各種載體和形式的文件資料，是履行依法行政職能的法律憑據。做好行政審批檔案的利用，加強不同類型的行政審批檔案信息挖掘、規范化研究，有利于拓展檔案社會服務功能，這也成為推進行政管理標準化、制度化、規范化的重要課題。

1.行政審批類檔案利用的現實意義

通過行政機構改革，各級行政部門審批事項實現了“一張網”“一站式”辦理，即統一網上申報、受理、反饋、監管。工商注冊、網上報稅、婚姻查詢等業務紛紛開通了網絡辦理渠道，各類審批業務檔案數量呈現出井噴之勢。據統計，XX 市2017 年行政審批類業務檔案有2000 多卷（件）。這些行政審批類檔案種類多、數量大、高度分散，且多與民生緊密相聯。

1.1保障民生民利的需要

營業執照登記檔案、婚姻登記檔案、收養登記檔案、低保檔案、退伍軍人安置檔案、社會救助檔案等，涉及民政、工商、稅務、水利等多個部門。行政部門依法對其設定的事項進行行政許可、確認等審批程序，所產生的檔案信息資料具有客觀性、憑據功能、法律證明力。對行政審批檔案的利用，可以督促相關部門履行行政職責，切實保障公眾民生民利的需求。

1.2滿足數據時代信息的需要

隨著大數據、云計算等技術的發展，各單位或部門對行政審批檔案的查詢利用效率要求更高。建立統一的行政審批檔案管理機構，將行政審批檔案歸入一個部門或單位進行統一管理，解決了傳統行政審批體制下檔案信息條塊分割、利用效率低下等問題，實現了行政審批檔案業務資源的整合和共享，滿足了大數據時代信息利用的現實需要。

1.3確保專業檔案安全的需要

2011 年以來，國家檔案局相繼印發了《國家基本專業檔案目錄》，加大了各級主管部門和檔案行政管理部門對重點專業檔案項目的監管力度，把涉及民生民利、公共利益等方面的檔案作為國家專業檔案目錄重點，加強對專業檔案的規范引導，保障檔案信息安全。因此，加強行政審批檔案的管理和利用，也是保障國家專業檔案安全的重要舉措。

2.行政審批類檔案利用的制約因素

2.1信息高度分散

一直以來，行政審批業務由不同主管機關行使，由此形成的行政審批類業務檔案由各個業務主管機關負責管理，導致行政審批業務檔案資源分散，檔案信息資源呈現出條塊化管理模式，難以實現審批檔案利用效率的最大化。

2.2系統難以兼容

行政審批類業務從文件形成到審批事項的完成，經歷了“申請—受理—審查—決定—告知”等多個流程。機構改革后行政審批事項實現了較為集中的管理，但審批人員的變更、審批事項的變化、審批檔案的歸檔及時與否等，都會客觀上導致審批檔案系統中的檔案信息數據被割裂，系統性不強。行政審批電子文件及數據的檔案屬性尚未明確一致，行政審批系統與檔案業務管理系統還存在兼容難等問題。這些都是制約行政審批檔案利用的重要因素。

2.3制度體系障礙

國家檔案局與相關行政主體發布了一系列行政審批類檔案管理規章制度，但這些制度制定時間較久，與新一輪行政機構改革以及行政審批事項精簡相比，諸多的行政審批檔案未納入統一的管理范疇。

3.行政審批類檔案利用的對策建議

3.1整合行政審批檔案資源管理注重區域內行政審批業務、檔案信息的整合，建立由區域檔案行政主管部門牽頭，行政審批單位共同參與的行政審批檔案資源管理組織構架。各行政審批業務部門對本部門形成的行政審批類檔案的開放利用設立相關規定，完成審批后及時將檔案移送至檔案主管部門。檔案利用者統一到檔案部門查詢、利用所需的檔案信息資源。條件允許的，應建立區域行政審批檔案數據資源庫或行政審批檔案大數據中心，通過檔案查詢利用網絡平臺，實現“一站式”“24 小時”登錄查詢利用，突破區域、部門及時間限制。

3.2統一行政審批檔案數據系統

大力解決行政審批業務系統與檔案管理系統之間的數據兼容難的問題，實現兩者數據的實時交換和信息共享利用。一是建立行政審批業務數據交換中間庫，當行政審批業務完成后，便會自動向中間庫移送電子文件及數據信息，檔案系統自動捕捉新的數據信息，實現實時“在線歸檔”;二是統一數據交換標準，定義行政審批業務信息數據交換標準，使其與檔案業務系統建立映射關系，[2] 完成系統自動組卷、自動查詢;三是通過建立行政審批業務檔案查詢服務接口，在行政審批部門與檔案利用部門兩者之間進行雙向數據交換，滿足行政審批檔案在線利用需要。

3.3完善行政審批檔案管理制度

針對行政機構改革和行政審批事項、權限的變更，國家檔案局與行政審批主管部門應及時出臺、變更行政審批業務檔案管理規定，指導下級行政審批部門及檔案管理機構開展相關業務工作，為檔案利用提供完善的制度保障，滿足行政審批檔案利用的規范化、制度化和程序化要求，發揮行政審批檔案更大的社會效益。

結束語

綜上所述，檔案管理工作的有序開展有利于行政單位各項工作的順利進行，并為有關人員提供有力的數據信息參考，因此各級領導人員應該給予高度的重視。單位各部門也應積極配合檔案人員進行科學的檔案管理，利用現代化技術和方法提高檔案管理的效率和水平，更好的發揮其作用。

參考文獻

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