信訪檔案信息化建設的思考

摘 要：信訪檔案是一種專門性的檔案，是信訪部門在接待來訪工作活動中所形成的檔案形式，主要體現在人員間談話記錄、來信內容以及調查、審批、上報等記錄活動，是信訪管理以及事務處理中形成具有原始性的一種重要信息資源。隨著我國科技信息的快速發展，信息化技術已經覆蓋各個行業領域，信訪檔案工作也受到了信息技術的影響，信息化管理已經成為信訪檔案工作未來發展的必然趨勢。

關鍵詞：信訪檔案;信息化;建設

一、信訪檔案信息化建設的必要性

1.提供信訪工作的高效性

信訪檔案管理是信訪工作的重要組成部分，記錄了信訪活動的真實行動過程，具有文書檔案原始記錄的真實性、公正性、完整性以及有效性等特點，是一種不同于其他檔案的功能性檔案管理工作，在國家檔案管理活動中占有重要地位。但是，傳統的紙板信訪檔案管理模式對檔案的收藏以及服務能力十分有限，而隨著信息化時代的到來，計算機、云端等電子文件載體大量涌現出來，傳統的檔案管理模式已經無法跟進時代發展的步伐，難以滿足信息時代信訪檔案管理工作的需要。信息化技術的應用能夠快速解決信訪檔案管理工作中的人力不足、溝通不暢、資源共享不及時等問題，從而大幅度提高了檔案人員的工作效率以及檔案信息傳遞的強度和力度，檔案管理人員可以將更多的時間和精力投入在檔案數據的整理工作上，其服務職能正在從檔案的保管及使用性功能上逐步朝著信息采集、應用、管理等方向轉變，從而打破傳統信訪檔案利用率低、局限性強的局面，為信訪工作提供更加優質的服務。

2.滿足信訪檔案資源共享的需要

目前我國現存的信訪機構數量較多，歸口管理不統一，從中央機構到地方政府以及各職能部門均設立了信訪機構。然而，由于信訪部門并不屬于國家相關序列機構，使得信訪部門與國家職能部門之間沒有嚴格意義上的隸屬關系，導致中央信訪機構之間以及對地方信訪工作的協調管理能力十分有限，各地之間的信訪機構的運行機制各不相同，存在一定的差異性。因此，信訪檔案管理部門之間的業務相對比較獨立，從而存在信息資源過于分散、信息無法及時共享等問題。而信息化技術的應用能夠實現檔案管理資源縱向與橫向的聯系，將各地信訪檔案機構有效聯合，形成一個龐大的數據庫以及聯機服務網絡，從而實現資源信息共享，更好地滿足現代化社會對信訪檔案工作的高效需求。

二、信訪檔案信息化建設的主要實施內容

1.收集電子文件

隨著我國計算機系統以及信息化技能的不斷普及，各級信訪部門均產生了大量的電子文檔、影像圖片等多種形式的電子文件，這些電子版文件是我國信訪管理工作的重要組成部分，電子信息主要是以虛擬的形式將檔案文獻等集中起來，也是形成信訪檔案信息化的一個重要途徑。對此，信訪檔案管理機構需要加大電子文件的接收、存儲、保管及高效利用等手和方法，為實現高效的信息化檔案管理工作奠定重要基礎。

2.紙質信訪檔案的數字化

目前，我國信訪檔案多數以紙板檔案管理為主，為了實現資源高效利用，對紙板文件進行數字化歸檔，是信訪檔案管理工作未來發展的必然趨勢。檔案的數字化管理主要指的是以多媒體形式（例如影像、音頻、電子文檔等）為載體，將其轉化為計算機系統可以識別和處理的數字化信息，將各信息內容存儲在磁盤等物理介質上。檔案數字化系統主要由檔案目錄和檔案全文數字化兩部分組成，各地信訪機構應該充分利用數字化信息技術，整合資源，優化檔案管理流程，提高檔案利用率。

3.構建信訪檔案信息數據庫

構建信訪檔案信息數據庫主要體現在以下幾方面：信訪檔案卷級目錄、文件級目錄、專題目錄、全宗級以及全文信息目錄等建設工作;建立高質量的檔案數據信息庫，能夠確保檔案信息的完整性、有效性及安全性，便于檔案管理人員快速完成檔案的收集和整理工作。

三、信訪檔案信息化建設需要注意的問題

1.構建檔案信息化政策法規體系

各地政府及相關職能部門要制定有關檔案管理的政策法規，從法律上確保信息化建設環境的良好性及優質性。盡管。我國出臺的相關法律法規具有多樣性，涉及面也比較廣泛，但是，從目前政策法規執行上來看，依然存在著諸多不完善之處。就需要組織管理者要從實際工作中出發，對目前存有的各項法規、政策等進行深入研究，并依據實際執行情況進行查缺補漏，對方案、制度等不完善內容進行及時調整，做到與時俱進，逐步完善檔案信息化建設的政策法規等相關內容，構建檔案信息化政策法規體系，確保檔案建設的健康、良性發展。

2.建立信訪檔案信息化建設協調機構

要想加快信訪檔案信息化管理建設的發展步伐，就需要設立該項工作的總體策劃者、管理者和執行者，由國家和各地方政府等職能部門組織牽頭，從行政管理和信息技術兩個方面對各地信訪檔案進行統一的指導和規劃，建立統一的信息化協調機構，制定具有實際約束力的行為規范標準和階段性發展規劃，包括近期發展目標和遠期發展規劃等，從而完成對各信訪機構的信息化建設指導工作，做到思想觀念及協調行為的統一性。

3.加強標準化建設

聘請業內資深專家，從信訪檔案業務管理、技術手段以及設備設施等方面進行規范化管理，同時結合國內行業實際發展情況以及國際發展趨勢，制定出適合我國信息化信訪檔案發展建設中可以共同遵守的標準，例如網絡通信、計算機軟件、云端數據信息庫等方面的發展標準。

4.培養信訪檔案信息化人才

信息化技術的各項功能需要通過人來實現，各信訪管理部門要加大人才培養力度，制定綜合性技術人才的培訓及發展計劃。信息化檔案管理建設不僅要求檔案人員具有專業的檔案管理知識還需要具備網絡信息技術的操作及處理能力，因此，就需要強化信訪檔案隊伍建設工作，制定科學、合理的培訓計劃，聘用資深人士進行專業指導和實地演練，提升人員業務技能，熟悉計算機等大數據信息技術的操作流程，建立一支專業過硬的信訪檔案建設隊伍。

四、結束語

總而言之，信訪檔案信息化建設是檔案管理工作未來發展的必然趨勢，需要信訪部門強化人員檔案信息化知識的建設工作，提升人員整體工作能力，從而快速的推進信訪工作的健康發展。

參考文獻

[1]石淑芳.檔案信息化和檔案信息化建設的思考[J].科教文匯，2012（4）：193-194.

[2]李瑩.淺析電子政務建設和政府管理創新[J].承德石油高等專科學校學報，2015，17（3）：91-94.

作者簡介：

何海天（1988.11.25-），男，漢，大學，行政管理，吉林財經，初級，檔案管理。