淺談辦公室文秘工作質量和水平優化策略

王海賓

摘要：隨著社會的發展，我國的辦公室文秘工作質量也有了很大的提升。辦公室是處理單位眾多事務的重要場所，工作量很大，需要文秘人員眼觀六路、耳聽八方，既能把所有工作顧及到，又能保證質量。所以在選擇文秘人員的時候要嚴謹仔細，要熟悉單位的基本業務，熟練掌握電子設備的使用，語言恰當且應急能力強，這樣才能支撐起辦公室的工作，起到承上啟下的作用。本文提供了幾點提高辦公室文秘質量和水平的有效策略，為單位管理提供大致的方向。

關鍵詞：辦公室文秘;工作質量;水平優化策略

引言：

辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實際工作情況，而文秘工作水平和單位內部管理有著十分重要的關系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低單位內部管理水平。對此，單位要加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據當前辦公室文秘的專業能力水平，制定合理有效的培養機制，明確辦公室文秘工作的主要原則，全面提高辦公室文秘的綜合素質，保證各項工作的順利開展，提高單位綜合管理水平，進而促進單位的可持續性健康發展。在這樣的環境背景下，探究辦公室文秘工作質量和水平的優化策略具有非常重要的現實意義。

1提高文秘工作質量和水平的重要性

辦公室管理是單位日常管理與行政工作的主要場所，隨著單位業務的不斷擴大，其所承擔的工作量也有所增長，涉及到各種行政管理與日常管理內容，并且辦公室工作是做好上下級指令傳導的關鍵環節，為了將領導的意思準確地傳達給員工，需要做好各項工作的細節管理。與此同時，辦公室文秘工作者還承擔著與外部溝通的主要任務，除了處理好單位文秘工作與內部人員之間的聯系，還要對上下級及其他業務部門進行溝通和經濟往來，這就給文秘工作者的專業素養與工作能力提出更高的要求，文秘工作者自身素質與單位內部管理之間的關系是密不可分的，單位必須重視文秘工作的重要性，在工作的過程中保持一定的原則。首先，面對大量的工作任務始終保持負責、認真的態度，把握和落實好單位內部管理制度和職業道德，控制自身的行為，提高自我素養和綜合水平。其次，在工作之余根據自身能力統籌好崗位工作，能夠應用現代化信息手段提高辦公效率與工作質量。另外，將上級領導的意識和指令準確傳達到各個部門，加強上級、下級之間的有效溝通，充分發揮崗位責任，做好上下級之間的調節作用，推動單位的可持續發展。

2辦公室文秘工作質量和水平優化策略

2.1增加辦公室文秘人員數量

眾所周知，一個單位一個部門，會有各種類型的工作需要整理。辦公室文秘工作量大，經常需要加班加點，使得許多工作人員不愿意全身心投入到辦公室文秘工作中去，這導致了文秘人員數量難以滿足辦公室文秘工作的需要。大量的辦公室文秘工作使得單位不得不選擇臨時或兼職的文秘人員進行處理，但是普通文秘人員由于沒有經過培養和訓練，專業能力較差，往往不能很好地完成辦公室的大量工作，這給單位的正常運轉帶來了或多或少的阻礙。在培養出優秀專業的文秘之前，單位必須增加文秘人員數量，并合理分配工作任務，以數量來彌補質量的欠缺。比如一個人的工作兩個人來做，特定的文秘人員只做特定部分的工作，緊急情況時在辦公室主任的指導下共同應對。這樣雖然多付了職工薪酬，但辦公室的工作也得到了暫時性的提速，不失為一種有效的方法。

2.2激發創新意識

創新是單位不斷發展的原動力，為了提高辦公室文秘工作質量，要激發出辦公室文秘的創新意識和競爭意識，這主要是因為辦公室文秘工作的靈活性較大，需要文秘人員要隨機應變，避免按部就班，要實現思想和行為的創新，樹立創新意識，并體現在辦公室文秘工作中，不斷探索新的、有效的工作方法和工作模式，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。從這一層面上看，一方面要鼓勵和引導文秘人員在實際工作中大膽創新，加大上下級之間的溝通和交流，營造輕松和諧的創新環境;另一方面則是發揮出上級領導的帶頭作用，將創新理念應用到辦公室工作中，啟發和帶動文秘人員的創新，進而提高辦公室文秘工作的綜合質量水平。

2.3加強關注辦公室文秘工作的細節處理

“細節決定成敗”是對辦公室文秘工作最直接的描述，因為文秘工作通常都比較繁瑣與復雜，而身為文秘工作者，無論面對多么復雜、多么急切的問題一定要保持良好的心態，這樣才能以最佳的狀態應對各種問題，并將各個細節做好。首先，要樹立正確的工作態度，在謙虛謹慎的作風下扎扎實實做好本職工作，面對多樣化的文秘工作也要正確對待，在此基礎上還要加強對細節的關注，這樣才能發揮文秘工作的先決性保障作用。其次，堅持“身體力行”的理念，對文秘工作的細節、過程進行剖析，一方面是能夠快速地抓住關鍵問題;另一方面則產生示范效益，帶動其他同事參與進來，養成從細節入手做好工作的良好習慣，在辦公室內部建立務實、嚴謹的工作作風，為單位健康發展提供基礎性支持并進行細節方面的完善。最后，倘若要當好領導的秘書，那么面對領導下達的每一個任務都必須認真對待：一是拿到任務，要認真分析，從細節之處找到工作能夠有效開展的切入點。二是堅持在細節上細心琢磨，加強對過程的控制，力求工作盡善盡美，從而高效率完成領導下達的任務。

2.4做好細節管理工作

細節管理是辦公室文秘工作者應該具備的基本素質，做好細節管理工作有助于文秘綜合管理水平的提高。文字、文件和服務是辦公室文秘工作者日常管理的核心內容，其對于文字細節的確定和認識直接影響領導意識的準確傳達，如果在工作中出現了語法錯誤或者專屬問題，就有可能導致不必要的矛盾和影響。這就要求辦公室文秘工作者保證文字簡明扼要，準確傳達領導指示，做好文件傳閱等細節管理工作，從文件編輯、文件傳輸、文件收回都要做好全過程的管理工作，確保文件編號編制的準確性，滿足文件進度跟蹤的動態發展要求。與此同時，辦公室文秘工作者還要具有精細化的服務意識，保證各項工作的精益求精，不斷提高辦公室工作效率和質量。

結語

綜上所述，辦公室文秘的工作十分重要。負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦工作;文件的回收工作;各種會議的記錄工作。辦公室文秘的職業能力關系著單位工作的進度，單位在選擇文秘人員時應該依據本文所提觀點進行專業的選拔，要重視辦公室文秘工作，對文秘的各方面能力進行培訓，提高專業能力和職業素養。擁有專業的文秘人員相當于單位有了“潤滑劑”，能夠使單位更加健康發展。

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