事業單位檔案管理工作的優化方法管理探索

李亮亮

摘要：新時代的來臨給各個行業帶來了巨大的沖擊，信息化技術、電子化技術等的普及應用使得檔案信息量劇增，傳統的檔案管理模式顯然已經無法充分滿足當前的檔案發展需求，所以相關行業工作人員必須在現有檔案管理工作的基礎上進一步完善和優化管理方法。本文簡要分析了目前我國事業單位檔案管理工作中存在的不足之處，并提出了相應的優化對策。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;優化方法

檔案管理是事業單位日常工作當中至關重要的一部分，對保障其他工作類項的順利有序開展起著舉足輕重的作用。在新時期背景下，各行業競爭形勢都非常激烈，全球已經進入了信息大爆炸時期，誰掌握了更多的有價值信息，誰就占據市場主動權，事業單位也不例外。檔案管理的根本目的就是為了開發檔案信息的利用價值，為發展決策提供更加可靠的數據參考依據，相關事業單位檔案管理人員應當對此給予正確的認知。

1事業單位檔案管理工作優化的必要性

1.1順應信息化發展要求

隨著信息化技術及多媒體技術的不斷發展，加強信息化發展，成為事業單位檔案管理工作未來發展的必然趨勢。加強事業單位檔案管理工作技術的優化和創新，能夠更好的提高生產力，促進事業單位的有效發展。檔案管理工作作為人力資源管理工作的重要組成部分，信息化發展水平在某種程度上能夠反映出該事業單位在人力資管理工作的水平。因此，加強事業單位檔案管理工作的優化是必要的。

1.2提升檔案管理工作效率

事業單位的檔案管理工作內容主要是對該事業單位發展過程中，所存在的歷史數據、資料信息進行全方位的搜集及整理。在社會不斷發展過程中，部分事業單位的業務量達到了一定的峰值，在這個時候，檔案管理部門所需要整理的歷史數據、信息資料業務量是非常多的，如果說繼續采用傳統的管理辦法，會對檔案管理工作質量造成一定影響。在這樣的情況下，引入新的信息技術和管理辦法，能夠促進檔案管理工作的效率提升。

2目前我國事業單位檔案管理工作中存在的不足之處

2.1缺乏正確的檔案管理理念

目前我國事業單位雖然已經投入了一定精力和成本來進行檔案管理，但是大部分檔案管理工作者缺乏正確的檔案管理理念，認為檔案管理就是對文件進行歸檔和保存，對檔案內容的完善性以及有效性等都沒有做嚴格的檢查，檔案資源利用率比較低。甚至部分檔案管理工作人員對于檔案信息的調閱也不重視，導致許多檔案資料在管理過程中出現丟失和缺損現象，給后續檔案使用帶來了很大的困擾。另一方面，事業單位的上層管理人員對于檔案管理個工作的重視程度也足，這也在一定程度上降低檔案管理工作者的積極性，同時也給基層檔案管理人員樹立了不正確的檔案管理意識，不利于檔案管理工作的進一步發展。

2.2缺乏專業的檔案管理工作人才

就目前我國事業單位的檔案管理現狀而言，大部分檔案管理工作者都是年齡較大的人員，其中部分工作者長期從事檔案管理工作，具有豐富的實踐經驗，但是卻缺乏對專業管理知識的了解。還有部分工作者則是由其他即將退休老同志兼職，或者是從其他部門借調的，這批檔案管理人員不僅缺乏專業管理技術，而且也不具備實際檔案管理經驗，這就使得許多事業單位的檔案管理存在混亂現象，嚴重降低了事業單位的檔案管理效率和管理質量。另外有些事業單位雖然引進了具備理論基礎的檔案管理工作者，但大多以應屆畢業生為主，這批人員專業知識扎實，但是缺乏足夠的實踐鍛煉，所以檔案管理水平還有待進一步提高。以上這些都對事業單位的檔案管理工作產生了或多或少的不利影響。

3優化事業單位檔案管理工作的辦法

3.1加強對事業單位檔案管理工作的重視

加強對事業單位檔案管理工作的重視、樹立正確的檔案管理工作理念是保證檔案管理工作高效、健康開展的重要方法。事業單位上層領導必須要充分的認識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作部門制定科學的管理理念，并且監督落實。單位內部可以成立專門的監管小組對單位內部的檔案管理工作進行監督指導，采取不定期或定期檢查的方式保證檔案管理工作的正確運作。除此之外，在工作過程中，還應當積極的宣傳檔案管理工作重要性，使檔案管理工作人員對于檔案管理工作本身有一個正確的認識，提高工作積極性。

3.2促進檔案管理工作人員專業素質的提升

根據前文分析可知，檔案管理工作人員專業素質缺乏是阻礙事業單位檔案管理工作發展的重要原因，事業單位上層領導往往會忽視檔案管理部門的重要性，導致檔案管理部門缺乏足夠的專業人才，因此，事業單位必須要充分的認識到檔案管理工作的重要性，積極的引進專業人才，從而能夠提高檔案管理工作水平。在開展人員招聘時，應當選擇對口的高素質人才，從而能夠缺乏檔案管理工作在開展過程有足夠的專業人才進行領導，減少人為事故的發生。

3.3促進檔案管理工作信息化水平的提升

隨著信息化技術的不斷發展，各類信息技術被應用于人們生活當中的各個領域，信息儲存平臺不斷擴大、信息傳遞速度不斷提升、信息共享程度不斷提升，這些都為社會的發展提供了強大動力。因此，加強事業單位檔案管理工作的信息化建設是當下必須要關注的重要問題。事業單位可以將數字化技術融入到檔案管理工作當中，通過運用數字化技術，事業單位可以更好的對各類檔案資料進行搜集及整理，更加有效的提升檔案管理工作效率和專區惡性。通過加強數字化技術的運用，可以減少事業單位在檔案管理工作方面的人力投入，減少信息誤差，以及紙質資料占據的空間成本和管理成本。

4結語

經過以上分析闡述可以發現，目前我國事業單位檔案管理工作中仍然存在許多問題亟待解決，這些問題的存在制約了我國檔案事業的進一步發展，也限制了我國事業單位管理模式的完善和改進，所以相關行業工作者應當對此引起足夠重視，在實際工作中積極學習和引進先進檔案信息化管理知識、管理技術以及管理系統，并根據事業單位自身的發展情況不斷進行管理方法優化，這樣才能適應時代發展需求，促進事業單位的長效健康發展。

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