淺析檔案管理工作中存在的問題及解決對策

趙小茗

摘 要：檔案是一種文化，是對人類文明信息進行記錄的一種比較前衛的科學方法。而且整個社會文明和科學知識的傳承與發展，都與檔案管理水平息息相關。檔案管理是檔案管理機構為了人們能快速的查閱所需資料建立的一個便捷橋梁。科學的檔案管理，能有效的促進檔案管理模式的發展。

關鍵詞：檔案管理;高效;思考

檔案管理是一種信息管理形式，它不單單是對檔案進行收藏和保存，同時也要對檔案進行收集和分類，確保用戶更快速簡便的進行信息檢索和檔案的查閱。檔案管理資料是隨時都在增加的，對于檔案管理的機要人員來說，檔案資料的數量是相當大的，所以他們的工作量也可想而知。并且檔案的管理是對資料的更改和分類的途徑，里面有很多的細節工作都是有重復性的，所以對他們工作的準確性和管理檔案的工作效率要求都很高。如果不能確保檔案的確切性，所需人員不能搜索出需要的正確資料，那檔案管理也失去了它的意義。

檔案管理體制的運用，是所有相關部門的建立和治理界限的劃分。各方面的體系和準則。自新中國成立以來，社會主義市場經濟代替了以往的計劃經濟，這樣的經濟變遷對我國的整體發展有著及其深遠的影響。同時也推動了我國每個行業的整頓與改革。檔案管理體系在我國的行政管理體系中必不可少。新中國成立以來，檔案管理工作就被我國行政部門提上了日程，受到了當合國家的重視，并對檔案管理體制進行了多次改革，每次改革都有力的推動了檔案事業的發展。

一、當前我國檔案管理的現狀

上個世紀七八十年代我國就已經設立了檔案管理體系，也是國際上最早用信息化管理檔案的國家之一，由于社會的迅速發展，信息化技術的發展也不甘示弱，檔案管理方式的改革和數據進化的進程也越來越快，檔案管理對人民大眾的服務體系也日益完善，檔案管理體制也比較穩定可靠了。我國檔案管理系統的建立以社會主義計劃經濟體制為基礎，并且與同統一的的計劃經濟體制相融合。新中國成立后，國家還處于茫然時期，檔案管理體制也沒有得到集中的管理狀態。就當時我國國情來看，國家正處于一塌糊涂的境地，只有高度集中才能積極調動現有的一切資源，推動我國社會主義的整體發展的步伐。在行政管理體制的重要組成部分里就有檔案管理體制的存在，因此我國的廣大民眾對此不容忽視。

二、關于檔案管理的問題因素

1.檔案管理不被大眾和領導重視。當今社會很多人對檔案管的認識過于片面，還沒有意識到檔案管理對我們的生活所產生的重要影響。在當前人們的心中，檔案機構是一個無關輕重的單位，無所謂有或沒有。其次就是行政部門的各級領導對檔案管理在行政管理中和對公民合法權益進行保護的可行性并不認可，對檔案管理的意識比較薄弱。有的領導認為只要能把經濟建設的發展搞好就行，檔案工作就無關大局。正因為檔案管理工作還沒有完全被大眾認可，檔案的管理工作才沒有的向更好的方向發展。

2.檔案管理的法律法規不盡完善。檔案管理對整個社會的規范性比較多，檔案管理還保障了整個社會公民的合法權益。關于檔案管理的法律法規給予廣大群眾權利和義務是法律規范檔案管理的核心內容，法律主體享有權利也必須承擔義務。但是，現有的法律法規對在檔案管理中參與的私人企業、檔案中介的團體和個人等社會和市場主體的權利和義務建立的不盡完善。不能有效激發社會主體、市場主體和公民參與檔案管理的積極性，不利于激發各檔案管理主體參與協同治理的內在動力。

3.社會公眾對檔案管理認識比較片面。社會檔案意識就是要求人們對于檔案和檔案的管理工作的認知和重視程度的高低。更是對一個國家和地區的社會文明成度的一個衡量標尺。目前我國公民對于檔案管理的認識在一定程度上還處于萌芽階段，認為檔案跟自己的生活掛不上鉤，直接忽略了檔案在我們生活中存在的重要性。作為與我們大眾生活息息相關的民生檔案，民眾自身要學會利用檔案管理的程度和效率，來反映社會人民對檔案管理的認識程度。目前有許多人認識不到檔案管理存在的優勢和在我們生活中的作用，對檔案的儲存，利用檔案管理解決生活中存在的問題認識還不夠高。所以，只有在民眾把檔案運用到我們的生活中，才能真正感受到檔案管理對于我們生活的重要性。這就需要檔案管理的工作者進一步的加大檔案管理的宣傳，并適時地對民眾進行指導，從而提高整體社會的檔案管理意識。

4.管理不夠靈活，設備比較落后。科學技術在不斷發展，高新技術也在不斷的研發與推廣，許多新生事物不斷的涌現出來，這就意味著檔案管理的形式和內容不不在單一，檔案的領域也進一步擴大。但是，還有很多部門的檔案管理系統比較傳統。有很多檔案管理部門尤其是比較低級別的檔案工作室，相應的硬件設備不夠齊全，也可能沒有相應的軟件工具，更沒有專業的應用人才。檔案管理部門因沒有應用計算機和網絡技術的條件而不能更好的進行檔案管理工作，這樣就導致了檔案工作的宣傳力度不夠廣，不夠大。由于檔案管理工作在社會上的影響不夠大，大多數人對檔案管理工作的了解不夠全面。而檔案管理工作對整個社會群體所產生的社會效益和經濟效益，還沒有被大眾所接納。很多人普遍認為檔案管理機構就是保管一些資料，是一個無關痛癢的單位。所以，要想促進檔案管理工作的發展，檔案管理部門一定要改變傳統的工作方式，并且通過各種變革，加大檔案管理工作的宣傳力度，促使檔案管理工作能得到人民群眾的理解和支持，與此同時還要提高檔案管理者自身的檔案管理意識，使之深入大眾，深入社會的各個層次，使得檔案管理工作能有效開展開來。

三、對檔案管理問題的對策分析

1.加強檔案管理意識，拓展服務領域。要想改變以往的檔案管理方式，就要把知識經濟當做核心內容，把檔案管理工作的主要內容轉換為知識經濟和各種事業的發展提供高質量的服務日程上來。做到知識經濟與檔案工作的共同進步。在提高行政機構檔案工作整體效益的同時，要把企業和科學事業單位作為重點，從而使檔案管理工作穩定發展。

2.完善法律法規，使檔案管理制度有效開展。檔案管理多元主體的協同治理必須在法律的框架內進行，出現的各種問題也必須通過完善法律制度來解決，這也是依法治檔的必要途徑。值得慶幸的是，在社會的不斷發展中，我國對檔案的法律法規的設定也在不斷的改進和完善，檔案行政部門在社會群體中的協調、監督和指導作用在其中明確的體現了出來。同時還要鼓勵信息化產業和研究單位積極參與檔案的管理和新系統的研究和實施，以實現共同推進我國檔案的信息化和現代化建設的最終目標。

3.加大檔案宣傳力度，提高社會群眾的檔案意識。檔案的管理利用反映了檔案社會意識的高低，“以人為本”是檔案管理利用的重點內容，同時也社會檔案意識的重點，檔案管理在社會上能否得到重視與檔案部門和檔案工作者有著直接的關系，而國民檔案意識的高低卻直接反映了檔案管理在社會中的作用價值。檔案工作者和民眾檔案意識的相互影響也會促進檔案管理的發展。所以要提高社會人民對檔案管理的意識程度，首先要提高檔案管理人員對檔案工作的重視度，檔案管理工作看成重中之重。再有就是基于檔案管理人員是與人民群眾直接接觸的群體，更是直接反映了檔案管理機構在外的形象，而且為檔案管理工作形象的傳播有著重要的作用。檔案管理者的服務素質是否良好，會對公民對檔案管理工作的認識有著一定的影響。因此，我們的檔案管理人員要時刻樹立自己在公民心目中的良好形象，積極有效的對檔案管理工作進行宣傳。在對待服務對象是要做到得心應手、認真細致、溫和耐心的為人民講解，擺正自己的思想位置，全心全意的為人民服務。最后，檔案管理人員是檔案管理機構的中心人物，提高人民群眾的檔案管理意識對促進檔案管理利用的發展有著及其深遠的影響。檔案管理者自身業務水平和思想素質的提高，保障了對人民群眾的服務質量和工作效率。與此同時，人民群眾也要提高自身的檔案管理意識，密切的關注與自己有關檔案管理情況，按照檔案管理制度的要求和過程進行查詢和運用。兩者之間的相互溝通與配合就能夠推動檔案管理的發展和利用，從而使檔案管理能更好的服務大眾。

4.加強對社會公民檔案信息化的思想教育。檔案管理機構人員的檔案主觀思想和適時地接受最新檔案管理思維的意識必須要進一步加強，要通過對檔案法律法規的守法意識、對檔案信息的保密素質、宣傳能力，并隨著社會環境的變化及時的更新檔案管理機構的軟硬件的基礎設備，廣泛進行檔案數據資源的收集，從而使檔案信息的管理向更好的法展方向發展。

四、結論

通過對檔案管理法律法規的不斷完善和檔案管理部門對檔案管理工作的不斷改進和重視，我國的檔案管理事業和對檔案的保密工作都取得了前所未有的成就，并有力的促進了檔案管理工作的全面發展。我國檔案管理體制的發展必須以現代化行政改革的要求為出發點，并能與現代化公共行政運營方式相融合，按照科學發展的方向指導檔案管理的創新，建立社會主義經濟體制的檔案管理系統，保護群眾的合法權益，更好的服務大眾。

參考文獻：

[1]肖輝娟.關于我國檔案管理體制改革的研究[D].華東師范大學，2010

[2]陳 菲.民營企業檔案管理模式研究[D].廣西民族大學，2013

（作者單位：洮南市退役軍人服務中心）