探究基于電子信息技術的檔案備份與管理

郝越

摘 要：本文主要以電子信息技術的檔案備份與管理為重點進行闡述，次從幾個方面深入說明并探討，旨意在為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：電子信息技術;檔案備份;管理;有效思考

如今，社會已經走進信息化時代，計算機先進技術與互聯網等不斷發展背景下，檔案管理融合到電子信息時代模式中，有效地獲取與保存管理多種類型的檔案信息成為新時代企業檔案管理的全新目標與發展方向。而檔案面對網絡狀態下病毒攻擊等因素的威脅，在一定程度上影響到檔案備份與管理的實效性，所以怎樣在信息技術環境下對檔案進行備份與科學化的管理，作為新時代的主題，以下為筆者給予的相關分析與建議。

一、電子信息技術模式下檔案備份與管理現狀

1.檔案備份管理概述。電子信息技術環境下檔案備份管理主要是以避免出現檔案信息丟失為目標，通過現代化的先進技術，事先開展檔案信息備份管理。檔案備份的基本理念：引進電子信息技術涉及的冗余模塊，把現有信息檔案與備份內容加以隔離，若存有電子檔案受到地震或者病毒攻擊的現象，可以借助電子信息技術加以數據信息的處理與恢復，一般來講電子信息技術檔案備份管理含有保存硬盤、備份軟件和創設備份工作模塊等。現階段檔案管理呈現信息化的管理方向發展，以往的紙質檔案處于數字化資源的環境中面臨著諸多挑戰，要想確保數字檔案的安全性，引進電子信息技術開展檔案備份處理，較大程度上賦予檔案數據的安全，充當信息技術強化檔案管理的一項舉措。若原來的檔案管理表現出硬盤受損或者受到人為攻擊，借助電子信息技術確保原有檔案完整性，有效性的給檔案管理建立“防火墻”。

2.電子信息技術作用在檔案管理中的重要性。其一，有助于面對非傳統安全的挑戰。檔案信息數據資源涉及的數量以及規模都在擴展，不思考以往檔案管理面對的安全類型威脅，病毒攻擊為主的非傳統類型安全因素增加檔案管理的難度，若病毒感染檔案，會引起網絡互動的流暢性，促使檔案信息以及現有文件面對丟失的威脅，如果計算機自身的硬件系統受到損害，檔案資源丟失的可能性會更大。也就是說通過電子信息技術開展檔案備份管理，可以實效性地處理好非傳統安全因素對檔案管理的威脅問題。其二，有助于便捷性地保存數據資料。通過計算機技術創設電子檔案和信息庫，可以有效都地保存檔案信息，同時檔案信息的數字化處理占據較小容量，傳統模式下的紙質檔案由于翻閱出現媒介破壞現象，甚至在天氣的制約之下引起霉變等，而電子信息技術的存在，對檔案信息加以數字化處理，確保關鍵的數據資料被實效性加工與備份，持久性地管理好檔案數據資源。其三，有助于檔案數據的查詢。傳統模式下的檔案管理往往通過人工手動實現，不管是檔案數據的獲取，還是檔案信息的查詢同樣如此，檔案數據查詢與使用時空約束因素是容易出現的，制約到檔案資料使用的準確性展現。信息技術可以處理好這些問題， 顛覆傳統模式下的檔案管理方式，查詢人員可以便捷性地獲取需求檔案信息，特別是大數據先進技術的使用 ，充分地體現檔案數據的存在價值，在電子信息技術備份檔案的操作之下，確保檔案查詢更加具備便捷性與完整性。

3.電子技術備份與管理檔案的具體內容。其一，電子檔案備份。在辦公自動化理念的出現之下，電子檔案數據的數量表現出增長的狀態，所以要積極地進行電子檔案備份處理工作。通過無損的思想對磁盤與硬盤加以保存，引進局域網絡與互聯網先進技術，在一定的時間之內達到多種頻率電子信息的備份目標。其二，軟件和信息庫備份。現在計算機系統軟件的操作上，應該注重檔案信息獲取研究與應用軟件的管理，檔案管理維護與升級等流程，并且檔案信息系統數據庫要科學地備份，適當地對信息發布資源加以重建與迅速過濾。其三，備份磁帶與膠片。給予膠片、磁盤等檔案信息加以備份，通過多種物理信息獲取模式，掌握載體的關鍵檔案信息，同時對膠片與磁盤進行電子化加工，完成這些內容的備份管理。其四，備份紙質資料。傳統模式下的紙質檔案不管在任何情況下都充當現代化檔案管理的核心內容，對于紙質類型的檔案數據管理，可以通過二維碼、拍照或者其它類型的技術對紙質數據進行電子化備份，通過科學選擇磁盤與光盤保存手段，完成電子備份。需要注意的是，在比較重要的檔案數據備份上，尤其是實物資料，可以光、機與電形成的一體化技術設置三維掃描模式，對檔案數據電子化加工，引進自動化控制技術，設計真實化的檔案實體備份系統。

二、基于電子信息技術的檔案備份與管理有效措施

檔案備份與管理備受關注，諸多地區在檔案管理上總是淡化異地檔案備份的加工，若產生災難，一個地區備份解決方案是不能及時地有效地完整地體現備份作用，所以一方面應該強調電子信息技術檔案信息的本地區備份管理操作，另一方面要注重異地檔案信息的備份。

1.綜合選取備份對象。結合檔案系統保護程度的具體情況，可以把檔案容災體系設置為應用類型的容災以及數據類型的容災。前者充當容災體系的形成目標，在表現出災難特征情況下，遠程體系可以快速銜接業務內容繼續運行，而后者主要是在創設異地信息體系過程中，對本地資源進行復制，若出現災難，通過信息備份與信息復制技術，完成數據類型的容災體系與本地區生產信息的實效性復制。所以在備份對象的選擇上，要綜合思考應用類型的備份與數據類型的備份處理，從數據類型的備份處理過渡到應用類型的和設備處理，提高檔案備份對象選擇的科學性。

2.合理選擇檔案備份技術。對于檔案備份的選擇，可以引進智能化磁盤陳列技術以及虛擬化的磁帶庫復制技術，因為檔案數據存在的位置以TB級為主，通常的媒介便是選擇磁盤陳列以及虛擬化的磁帶庫。前者引進RAID保護技術，容量比較大，存在較高的安全指數，后者便是圍繞RAID形成的一種保護磁盤陳列模式，和傳統化的磁帶備份進行比較有較大程度上的提升，科學處理好以往磁帶庫維護壓力大的局面。所以檔案備份技術的選取上，要借助兩種技術加以備份與管理，使用磁帶充當后備離線脫機的媒介。

3.規范選擇信息傳輸途徑。受到檔案信息管理資金的影響，要創設具備較高可靠性與安全性的數據信息傳輸途徑，增強備份處理效果，最大化的節約檔案備份加工成本。所以備份處理期間可以引進交通工具傳遞備份體系與數據和機械設備，形成相對完整化的備份結構體系。在館藏信息資料有所增加的情況下，借助交通工具傳遞對方檔案信息管理單位，完成信息恢復管理。若備份增加的信息相對少一些，便應該定期利用網絡先進技術傳送檔案數據，提升檔案信息備份與管理的高效性。

三、基于電子信息技術的檔案備份與管理思考

1.強調檔案工作者服務思想與技能的培養。整合檔案備份管理的終極目標便是將檔案數據便捷化地提供給相關單位，因此檔案工作者要將檔案數據信息化管理思想視作工作準則，強化服務觀念的建立，堅持給對應單位提供優質化的服務，改變傳統管理觀念下單一注重信息保管淡化檔案使用的局面，確保檔案數據的安全性，彰顯檔案資料實際價值，促使檔案數據資料全方位地給大眾提供服務。并且檔案工作者應該強化專業技能，信息化的檔案備份與管理要通過專業化的操作人員加以實現，數字化檔案資源管理尤其是要引進綜合類型的人才，增強檔案整體備份與管理效率，推動檔案資料信息化管理的進展。

2.增強檔案資料信息化管理成效。處于科學技術的大力推動環境下，借助計算機軟件可以迅速地推動信息化管理檔案的進程，說明計算機相關軟件可以積極地保護信息檔案，促使檔案資料管理朝向信息化角度變動。因此在檔案資料信息化管理過程中，要適當地增加檔案設備資金投入，創設完整的檔案資料信息化平臺體系，給電子檔案的一系列操作工作奠定基礎。

3.加大力度管理檔案資料。對于檔案信息化的發展，要事先設置對應工作環節，在建設期間保持嚴謹的心態，檔案信息化要引進社會需求加以規劃，構建高效化的檔案管理模式。對于網絡平臺的建設，要確保平臺具備延展性與靈活性，更好地適應社會變動，研發對應功能，促使檔案信息化的設施與硬件軟件體系緊密結合，彰顯檔案管理信息化的有效性。

4.優化電子檔案資料備份體系設計。電子檔案應該成為時代進展的產物，具備和紙質類型檔案相同的數據管理作用，然而電子檔案存在容易修改性質，以及不安全性導致電子資料表現出不穩定因素，電子檔案備份體系建設，不僅要格外關注電子檔案信息保存容量與容災水平，同時設置完整的檔案備份體系，凸顯檔案體系建設的自動性與全面性。

四、結束語

綜上所述，電腦廣泛運用和網絡技術的發展對檔案備份管理提供諸多的條件，借助計算機先進技術，以對應管理軟件為主增強檔案管理的綜合質量。引進計算機技術形成網絡平臺不只是可以強化檔案資料的真實性管理，還可以增強檔案利用效率，所以在信息技術環境下對檔案備份與管理工作的創新和改革勢在必行，相關人員要立足于信息技術對檔案備份管理帶來的有利條件，采取與時俱進的檔案管理手段，健全現有檔案備份結構體系，全面消除檔案管理的不安全性與不可靠性，確保檔案管理工作長久進行和發展。

參考文獻：

[1]郭 素.信息技術在地勘單位檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2017

[2]葛晏飛.信息技術發展背景下文書檔案管理改革途徑探索[J].城建檔案，2017

（作者單位：北京市房山區教育質量監測中心）