企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)分析

　施暢　謝慶輝

摘 要：OA系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵，有助于工作效率與質(zhì)量的提升。本文以某企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)為例，闡述系統(tǒng)各模塊的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)方法，并對設(shè)計實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)進(jìn)行測試，驗證系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)的有效性。

關(guān)鍵詞：辦公管理;OA系統(tǒng);公文管理

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）06-0045-02

0引言

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，各個部門間的信息傳遞頻繁，傳統(tǒng)收發(fā)工作、流程審批以人工、傳真等形式為主，存在工作效率低、辦公成本高等問題，影響企業(yè)發(fā)展。隨著計算機(jī)技術(shù)的普及，面對日益增多的辦公數(shù)據(jù)，企業(yè)需設(shè)計符合自身辦公管理特點(diǎn)的OA系統(tǒng)，由計算機(jī)替代人工、傳真等工作模式，實(shí)現(xiàn)自動化辦公。

1企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)需求

在開展OA系統(tǒng)設(shè)計前，設(shè)計人員需掌握企業(yè)日常辦公需求，明確OA系統(tǒng)的功能需求，以此設(shè)計系統(tǒng)功能模塊，并了解企業(yè)OA系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，明確OA系統(tǒng)的性能需求，保障OA系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行。

1.1功能需求

通常來說，企業(yè)日常辦公需求以公文管理為主，職工辦公需求相對豐富，包括工作計劃、工作日記、辦公提醒、消息傳遞等。整合各項辦公需求與系統(tǒng)運(yùn)行需求，OA系統(tǒng)的功能需求如下：

第一，個人辦公功能。該功能模塊主要為企業(yè)職工開展各項工作提供幫助，包括待辦事項、工作計劃、工作日記、辦公提醒及個人收藏夾等部分，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化個人辦公。

第二，公文管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)公文的收發(fā)管理、會議紀(jì)要管理等工作，線上完成公文的收發(fā)審批等環(huán)節(jié)。以發(fā)文為例，OA系統(tǒng)的工作流程如下：擬稿→核稿→送簽→會簽→辦公室負(fù)責(zé)人擬稿→公文排版→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→分發(fā)傳閱。在該過程中，如某個環(huán)節(jié)審批不合格，需返回上一步進(jìn)行調(diào)整。

第三，信息管理功能。該功能模塊負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)信息傳遞，如消息群發(fā)、回復(fù)消息、轉(zhuǎn)發(fā)消息等，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的辦公信息共享與高效通信。

第四，賬戶管理功能。該功能模塊主要用于OA系統(tǒng)用戶的注冊、密碼修改等操作，是企業(yè)職工應(yīng)用OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

第五，系統(tǒng)管理功能。該功能模塊用于企業(yè)部門的添加、刪除或修改，為企業(yè)各部門職工的辦公自動化提供保障[1]。

1.2性能需求

就安全性而言，設(shè)計人員需在OA系統(tǒng)中應(yīng)用防火墻等安全防護(hù)技術(shù)，并根據(jù)用戶等級，設(shè)置信息查閱權(quán)限，保障企業(yè)辦公信息的安全;就便捷操作性而言，OA系統(tǒng)需支持多種信息錄入模式，結(jié)合用戶操作習(xí)慣，設(shè)計系統(tǒng)界面，使OA系統(tǒng)具備友好、便捷、簡明的特征;就拓展性而言，企業(yè)在做大做強(qiáng)的過程中，業(yè)務(wù)與辦公管理工作出現(xiàn)變化，OA系統(tǒng)需進(jìn)行改進(jìn)，所以設(shè)計之初需使OA系統(tǒng)具備拓展性，為后續(xù)更新升級提供便利[2]。

2企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

本文以某企業(yè)為例，為其設(shè)計OA系統(tǒng)，闡述企業(yè)辦公管理OA系統(tǒng)的設(shè)計與實(shí)現(xiàn)方法，為其他技術(shù)人員提供經(jīng)驗參考。

該企業(yè)結(jié)合上述需求，選擇Windows7為操作系統(tǒng)，應(yīng)用Visual Studio2008進(jìn)行軟件開發(fā)，編程語言選擇C#、HTML。CSS及Javascript，以O(shè)rale 11g模式設(shè)計數(shù)據(jù)庫，如圖1所示。在OA系統(tǒng)中，包括六個模塊：個人辦公模塊、公文管理模塊、信息管理模塊、賬戶管理模塊、系統(tǒng)管理模塊與數(shù)據(jù)庫模塊，如圖2所示，其設(shè)計與實(shí)現(xiàn)要點(diǎn)如下。

2.1個人辦公模塊

在個人辦公模塊中，需設(shè)計待辦事項、已待辦事項、工作計劃、工作日記、個人收藏夾與辦公提醒等功能。用戶在登錄OA系統(tǒng)后，根據(jù)需求，點(diǎn)擊界面的相應(yīng)功能，實(shí)現(xiàn)工作事項、工作計劃與工作日記的查詢、添加、刪除等操作。其中，待辦事項需與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)連接，為工作人員辦公提供便利。

技術(shù)人員在添加全新的個人辦公信息記錄后，需點(diǎn)擊界面的“保存”按鈕，進(jìn)行列表數(shù)據(jù)源的更改操作，在后臺進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗，如果數(shù)據(jù)校驗不合格，則彈出“更新信息未通過”對話框;如果數(shù)據(jù)校驗通過，則將用戶更新的信息存儲于data數(shù)據(jù)中，并向服務(wù)器的/Notice.asmx/update發(fā)出Ajax請求。在接收到請求信息后，服務(wù)器會調(diào)用Notice Service處理Ajax請求，分析請求中的用戶是否具備個人辦公信息的更新權(quán)限，如無權(quán)限，則彈出“更新失敗”的對話框;如有權(quán)限，則檢查記錄是否符合要求。如符合要求，則將更新內(nèi)容存儲于數(shù)據(jù)庫中，并更新界面相應(yīng)的信息;如不符合要求，則彈出“信息不符合要求”的提示，提示用戶修改信息內(nèi)容。

2.2公文管理模塊

在公文管理模塊，需設(shè)計發(fā)文管理、收文管理、會議紀(jì)要管理三項功能，用于公司文件的擬定、審批、發(fā)文及會議管理。在OA系統(tǒng)設(shè)計中，需結(jié)合企業(yè)公文管理流程，設(shè)計相應(yīng)功能。

基于上述設(shè)計要求，技術(shù)人員可進(jìn)行如下設(shè)計：在用戶點(diǎn)擊“發(fā)文”后，會向發(fā)文模塊的Web Service提出Ajax請求，Web Service會調(diào)用SDoc Service模塊，獲取用戶與發(fā)文的詳細(xì)信息，首先驗證用戶是否具備撰寫文件、審批發(fā)文的權(quán)限。如無權(quán)限，則彈出“失敗”對話框;如有權(quán)限，則結(jié)合用戶權(quán)限，切換至相應(yīng)界面，如修改發(fā)文、審批發(fā)文等。在審批發(fā)文中，OA系統(tǒng)可提供常用批示語，為審批人提供便利，審批完成后點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”或“退回”，結(jié)束審批。

2.3信息管理模塊

在信息管理模塊，需設(shè)計信息發(fā)送、信息回復(fù)與信息轉(zhuǎn)發(fā)功能，為企業(yè)各部門的職工溝通提供便利。信息發(fā)送包括內(nèi)容填寫、附件添加兩部分;信息回復(fù)與轉(zhuǎn)發(fā)整合為同個模塊，用戶可根據(jù)需求點(diǎn)擊相應(yīng)模塊，完成信息的回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)。結(jié)合信息管理功能要求，設(shè)計的模塊運(yùn)行流程如下：信息管理模塊→瀏覽上傳的文檔→以上傳附件形式上傳文檔→驗證文檔的格式與大小→發(fā)送信息→轉(zhuǎn)發(fā)信息→回復(fù)信息。