淺析檔案管理發展前景

陳景玲

摘 要：隨著事業單位改革工作的逐步推進，強化檔案管理的呼聲也越來越高。檔案管理是事業單位加強內控管理水平的重要因素，在信息技術的推動下，我國事業單位檔案管理模式發生重大轉變，為此需要進行全方位改革和創新。本文簡要闡述了檔案管理的重要價值，重點就當前事業單位檔案管理的現狀及發展前景進行全面探討和研究，并提出了具體可行的強化措施，以期推動我國事業單位檔案管理的現代化發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;發展前景

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2020）06-0209-02

眾所周知，檔案管理是一項系統性極強的工作內容，特別是事業單位檔案管理工作，由于工作需要每天都在生成大量檔案資料，因此強化檔案管理工作對于事業單位科學穩定發展有著重要影響。現階段，我國事業單位開始對傳統檔案管理模式進行改革與創新，力求突破當前檔案管理工作面臨的瓶頸。與此同時，在檔案管理信息化發展背景下，事業單位檔案管理也呈現出專業化和精細化發展趨勢[1]。為此，要們要加強事業單位檔案管理工作研究，為我國事業單位改革與發展提供堅實的理論基礎。

1 事業單位檔案管理概述

事業單位檔案管理工作主要涵蓋了檔案資料的收集歸檔、統計整理和信息查閱等基本內容，與此同時，事業單位人事變動、考核及退休等方面資料信息也是檔案管理的重要范疇。隨著時代的不斷進步，檔案管理在事業單位內控管理工作中的作用開始愈加凸顯，加之事業單位內控管理改革工作的逐步推進，進一步挖掘檔案管理工作的作用和價值受到了更多的關注。信息技術的發展為事業單位檔案管理改革發展提供了理想的契機，為此我們要緊抓時代機遇，并助推我國事業單位的健康穩定發展。

2 事業單位檔案管理的價值分析

事業單位是我國社會服務管理的重要參與者，其功能作用的發揮對于社會經濟發展有著深遠影響。目前，我國事業單位正處于全面深化改革的關鍵時期，加強檔案管理不僅是改革工作的核心內容，同時也是提供事業單位社會服務質量的重要保障。

2.1為事業單位查考工作提供依據

對于事業單位而言，檔案管理是一項系長期性且系統的工作內容，一個完善規范的檔案資料庫能夠為事業單位資料查考提供堅實的基礎。首先，檔案管理記錄了事業單位的發展歷程，通過對相關資料的查考和總結能夠為新時期檔案管理工作改革提供依據。其次，檔案資料記錄了事業單位的所有工作內容，有效的檔案管理能便于事業單位查考工作。最后，事業單位工作繁瑣復雜，而有效的檔案管理工作還能夠為階段性總結及運行狀況分析提供有效信息基礎。

2.2推動事業單位內部控制改革

內控管理改革是新時期事業單位改革工作的關鍵所在，而檔案管理則是強化事業單位內控管理不可或缺的重要組成部分。首先，信息化發展加快了事業單位檔案管理現代化轉變，為內部管理改革奠定了良好的環境基礎。其次，檔案管理是事業單位內部控制改革的重要內容，全面、準確的檔案資料能夠為內部控制改革提供依據。最后，檔案資料還是事業單位制作宣傳內容的主要素材來源，并以此推動事業單位改革工作的開展[1]。由此可見，在事業單位內控管理改革的大環境下，提供檔案管理工作水平和質量具有十分重要的意義和價值。

2.3為文書資料管理創設內在條件

在事業單位運行服務過程中，無時無刻不在生成文書資料，同時這些文書資料是事業單位檔案管理工作的核心內容。強化檔案管理工作，一方面能夠更好的存儲保管和開發利用文書資料，以此提升事業單位內控管理的質量和效率。另一方面，數字信息技術的應用，也實現了檔案管理的信息化發展，由此提高了文書資料管理的質量和效率。由此可見，隨著檔案管理水平的發展提升，同時也為事業單位文書資料管理創設了理想的內在條件。

3 新時期我國事業單位檔案管理現狀

目前，我國各事業單位均已開展檔案管理工作改革，但更多的是滿足政策上的硬性要求。從檔案管理改革的實際情況來看，許多事業單位仍存在多方面問題與不足，一定程度上制約了檔案管理工作的水平和質量。

3.1檔案管理缺乏足夠重視

現階段，我國事業單位仍將工作重心側重于對外業務服務上，而對檔案管理工作的強化則缺乏足夠重視。一方面，檔案管理工作相比對外服務業務權重較低，管理人員在內控管理建設過程中忽略檔案管理工作。另一方面，許多事業單位管理人員對檔案管理存在錯誤認知，不能認知檔案管理在內控管理改革中的重要性，由此降低了該領域的支持和投入。檔案管理缺乏足夠重視所帶來的影響也是十分深遠的，并將直接制約事業單位內控管理改革工作的科學有序推進[2]。

3.2檔案管理人員能力不足

隨著時代的發展與進步，新時期事業單位檔案管理工作變得更加專業和系統，由此也對檔案管理人員提出了更高的專業需求。從當前我國事業單位檔案管理工作的從業人員來看，普遍存在以下幾方面問題：其一，檔案管理從業人員并非專業出身，其自身檔案管理知識與技術十分匱乏。其二，檔案管理從業人員數量不足，無法滿足檔案管理工作需求，甚至許多管理人員以兼職形式開展檔案管理工作。其三，檔案管理人員年齡偏大，對新技術、新理念接受能力不足，由此制約了檔案管理工作的現代化轉變。

3.3軟硬件設施建設滯后

對于檔案管理工作而言，由于檔案資料的特殊性，必須具備良好的軟硬件設施基礎才能科學有效的開展管理工作。首先，受客觀因素影響，事業單位在檔案管理硬件設施投入上有所不足，如檔案室、置物架等設施建設總體滯后，嚴重制約了檔案管理工作的有序開展。其次，在檔案管理信息化發展的今天，相關技術設備及檔案管理平臺建設上也有待強化，由此制約了事業單位檔案管理水平的全面提升。由此可見，軟硬件設施建設滯后是當前事業單位檔案管理亟待解決的問題之一。

4 目前我國事業單位檔案管理的發展前景分析

隨著現代管理理念的發展與創新，越來越多的技術和受到被應用到檔案管理工作中，并顯著提升了檔案管理工作的質量和效率。目前，我國事業單位檔案管理主要呈以下三各方向快速發展與轉變：

4.1信息化方向發展

信息技術的普及和應用改變了人們的生產生活方式，同時信息化發展也是當今社會變革的重要趨勢。信息化轉變是事業單位新時期檔案管理發展的重要趨勢，在信息技術的推動下，傳統紙質檔案資料開始呈電子檔案方向發展，同時檔案資料的采集、存儲和查閱也通過檔案管理平臺來實現[3]。檔案管理信息化發展對軟硬件設施提出了更高的要求，特別是檔案管理系統平臺及相關電子設備是檔案管理信息化轉變的必然基礎。在此背景下，事業單位要積極推動自身檔案管理的信息化轉變，并以此推動社會服務能力的全面提升。

4.2專業化方向發展

在信息化發展的大趨勢下，傳統檔案管理模式已無法適應新時期工作需求，因此還要高度重視事業單位檔案管理的專業化發展。專業化發展主要體現于兩方面：其一，信息化發展帶來了檔案管理技術的革新，無論檔案管理理念還是管理方法都與傳統檔案管理存在較大差異，這便要求事業單位檔案管理以更加專業的態度去開展。其二，隨著事業單位內控管理改革工作的逐步推進，檔案管理工作的作用和價值開始愈加凸顯，在此環境下必須采取更加專業規范的檔案管理工作才能助推事業單位改革創新。

4.3精細化方向發展

所謂精細化，便是對檔案管理工作進行細化和明確，并以此為標準開展事業單位檔案管理工作。無論事業單位改革工作需求，還是全面提升檔案管理工作的質量和效率，都需要檔案管理實現精細化轉變。精細化管理離不開完善的檔案管理制度，這里要求事業單位管理層充分重視信息化檔案管理模式及相關規章制度體系的構建，并在此基礎上對各項管理內容進行細化和延伸，由此為相關管理人員提供科學全面的技術標準和制度規范，同時這也是信息化和專業化發展帶來的必然要求。

5 推動事業單位檔案管理水平提升的有效舉措

立足我國事業單位的改革發展，我們要科學審視當前檔案管理存在的問題與不足，并堅持客觀公正的解決態度，通過科學合理的改善措施推進檔案管理工作的現代化轉變，由此為檔案管理價值的實現提供建設的基礎與保障。

5.1提高事業單位重視程度

檔案管理作為內控管理的重要組成部分，對于事業單位改革發展有著十分深遠的影響，為此事業單位高層要對檔案管理給予高度重視。首先，事業單位要強化檔案管理在日常工作中的權重，并將其上升到業務服務同等高度。其次，事業單位管理層還要真缺認知檔案管理的價值與作用，從而能夠更加積極主動的強化檔案管理工作。基于此，我們要注重事業單位檔案管理理念的強化，例如通過社會宣傳工作使檔案管理理念深入人心，由此為檔案管理工作科學合理開展營造良好的環境基礎。

5.2提高管理人員綜合素質

對于檔案管理工作而言，相關從業人員的綜合素質直接決定了檔案管理的水平和質量，為此還要充分重視檔案管理人員綜合素質的提升[4]。針對當前事業單位檔案管理人員存在的問題，首先要提高檔案管理崗位的專業性，同時還要定期開展培訓學習工作，確保檔案管理人員具備當前工作所需求的基本專業能力。其次，還要根據事業單位檔案管理工作需求增設管理崗位，杜絕以兼職形式開展檔案管理工作。最后，事業單位還要逐步優化檔案管理人員結構，注重檔案管理隊伍的年輕化，由此滿足當前檔案管理信息化轉變帶來的技術困境。

5.3加強檔案管理資金投入

檔案管理工作的現代化轉變，使得傳統檔案管理模式無法適應新時期工作需求，因此還需要事業單位增加資金投入以完成軟硬件的升級[5]。首先，基于檔案管理在內控管理改革的重要性，事業單位要為檔案管理工作的穩定有序開展提供良好的工作環境，例如加大檔案室、工作室的建設，并注重相關基礎設施的增設和完善。其次，面對當前檔案信息化發展需求，事業單位還要加大計算機及相關電子設備的采購，特別是電子檔案管理系統平臺的構建和維護，為檔案管理工作效率的提升奠定堅實的基礎。

6 結論

綜上所述，檔案管理在事業單位內控管理改革過程中有著十分重要的影響和作用，為此需要高度關注檔案管理工作的現代化轉變。信息化、專業化和精細化是檔案管理工作的重要發展趨勢，事業單位在對檔案管理工作給予高度關注的同時，還要采取積極有效的措施推動檔案管理水平的提升，由此才能更加科學高效的發揮事業單位社會服務職能。

參考文獻

[1] 楊華.新時期事業單位檔案管理的現狀分析及發展趨勢探討[J].才智，2017（17）：266+269.

[2] 李曉偉.淺議事業單位檔案管理發展前景[J].現代農業研究，2018（3）：106-107.

[3] 盧少華.事業單位檔案管理信息化建設與發展探討[J].湖北農機化，2019（13）：41.

[4] 李秀玲.淺談事業單位檔案管理的現狀及改進方法[J].蘭臺世界，2018（S1）：64-65.

[5] 劉洋.信息化時代檔案管理創新與發展[J].蘭臺內外，2019（5）：7-8.