試論小學檔案管理工作的創新思維

張晗

摘要：小學檔案管理工作不僅對于學生有著重要的影響，還與社會中如少先隊或共青團等組織息息相關，而且對學生進行檔案管理還有助于提高教學質量，能夠對學生進行針對性教學。但是受到各種因素影響，當今我國小學檔案管理工作存在著較多問題，檔案管理較為落后，本文具體針對這些問題進行了分析，并運用創新思維從多個方面提出了一些改進措施對檔案管理工作進行改進，以提高小學檔案管理工作的質量以及效率。

關鍵詞：小學;檔案管理工作;創新思維

前言：

學生在學習生活中，檔案時時刻刻記錄著其相關信息，在進行檔案管理工作時，主要以學生檔案管理為主，保障學生在其學習過程中能夠逐步接受更高等的教育。除了需要對小學學生檔案進行管理之外，小學檔案管理工作還需要對學校檔案進行記錄，具體包括學校的各項活動，學校的教職工人員檔案以及學校的各個設施建設檔案等，小學的檔案記錄包括較多方面，在進行檔案管理時，不同類型檔案管理方式不同，利用創新思維對檔案管理工作進行改進是當今小學主要任務之一。

一、小學檔案管理工作存在的問題

（一）小學領導組織缺乏檔案管理意識

對于檔案管理工作來說，最為常見的問題便是相應單位組織對于檔案管理工作缺乏重視，檔案管理意識不到位，在教學過程中，幾乎所有收益來自于國家義務教育的支持，檔案管理工作幾乎不會為學校帶來經濟收益而且還需要消耗資源來進行管理，這便從一方面降低了學校對于檔案管理工作的重視程度。而另一方面，當前學校內部各項活動以及變動相對較少，關于學校方面的檔案發生改變的頻率較小，一般只需要負責進行檔案記錄即可，很少對其進行操作。小學的主要檔案管理以學生為主，而學生檔案管理工作較為簡單，平常教師對學生的各項活動進行記錄即可，與社會中各個組織的聯系檔案一般在小學也不會發生變化，主要以少先隊員的身份為主，幾乎不存在差異，導致檔案管理工作看起來并不是非常繁雜。這一系列因素導致小學領導階層對于這方面認知不足，輕視了檔案管理工作，導致檔案管理工作效率不高。

（二）小學缺乏相應資源進行檔案管理工作

對于部分小學校，雖然有意加強學校的檔案管理工作，為學校教學計劃的規劃提供足夠的信息進行參考，并保障學生的檔案管理工作，但是還是會經常受到外部其他因素的限制。檔案管理中資源落后是影響學校檔案管理工作的又一重要因素，對于學校來說，幾乎所有的投資來自于國家相應機構，自身所能夠獲取的額外經濟極為有限，因此其資源也受到較為明顯的限制，首先，檔案管理平臺的建立需要投入較大的資金，而為了實現學校檔案管理能夠順利進行，這部分資源是不可或缺的，為了減少成本，部分學校檔案管理系統的建立后，部分教師來對學校檔案進行管理，。除了人力資源缺乏之外，部分小學也會面臨設施設備資源缺乏的情況，小學在進行實體檔案管理時，沒有專門的設備對其進行保護，這樣不僅難以對檔案進行管理調動，也使得檔案更加容易受損。而對于電子檔案，設備質量同樣影響著其管理效率，部分小學電子檔案管理設備較為落后，在進行檔案移交更改等操作時極容易出現設備停止運行導致檔案信息受損或丟失的現象。

（三）小學檔案管理工作技術水平有待提高

雖然小學資源較為有限，但是隨著社會信息化水平的不斷發展，大部分小學都配備了一定的信息化檔案管理設備，只不過有的設備較為先進，有的較為落后，但對于檔案管理工作基本能夠實現。但小學電子檔案管理技術相對較為落后，因為小學電子檔案管理系統一般不會相互關聯，每個學校的系統都是獨立的，這便導致在電子檔案管理出現問題后，難以對其進行修復補正，檔案遺失之后，沒有其他途徑對其追回。同時受到技術限制，檔案管理工作較為繁瑣，不同檔案的分類需要人工進行，容易導致檔案歸類出錯，影響后續調動管理工作。

二、在小學檔案管理工作中的創新改進措施

（一）對檔案管理工作思想進行創新

檔案管理意識的提高，是提高檔案管理工作效率的基礎，并對檔案管理工作進行創新的基礎。而要提學校整體的檔案管理意識，必須自上而下實現，學校領導組織需要意識到時代的變化，傳統的檔案管理效率較為低下，應當得到創新，領導組織需要具有一定的創新精神，將有限的資源合理分配，采用先進的信息化技術改進學校的檔案管理系統，同時需要將創新的思想傳遞給檔案管理人員，使其能夠盡快學習適應新的檔案管理方式，并樹立在信息化檔案管理過程中應有的安全意識和責任意識，盡可能充分發揮信息化檔案管理技術的優勢同時避免其帶來的風險。

（二）對檔案管理技術進行創新

在進行檔案管理時，技術同樣是較為重要的影響因素，當今大部分小學信息檔案管理平臺，是由自身投入成本進行創建的，很難實現多平臺聯動。相關部門應當統一建立平臺，實現信息集成化處理，當局部檔案管理系統出現問題導致檔案丟失時，可以從集成的信息庫中及時對其進行修正。同時在直接進行信息處理的前端，應當對系統進行改進，使其條例清晰，通過神經網絡實現對檔案的自動化修改，當一個檔案改動時，通過多次條件判斷其他檔案中是否有與該檔案相關的屬性部分，使之隨之改動，減少工作量的同時，避免出現檔案管理漏洞。

（三）提高檔案管理人員專業素質

傳統檔案管理人員很難適應新型的檔案管理方式，對信息化操作不夠了解，但是這部分工作人員在長時間的實體檔案管理工作下，鍛煉出了較強的管理邏輯以及管理方法，這是較為珍貴的一種能力，因此如果小學檔案管理實現了信息化，聘用新型技術人才的同時，也可以保留原有的檔案管理人員，對其進行相應的信息使用技術教學，提高其對電子檔案管理的認知，可以由新型技術人才與原有的檔案管理人員共同進行檔案管理，原有人員學習技術同時負責對檔案管理工作進行規劃，由技術人員進行操作，充分發揮專業人員的能力。

結語

小學檔案管理工作涉及到學生學校等多個方面，在信息化時代，對其進行創新改進有助于提高小學整體的運營效率。

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