文書檔案管理的有效途徑探索

高瑞潔

【摘要】文書檔案管理水平的高低直接影響了檔案質量的好壞，隨著信息時代的到來，人們對文書檔案管理工作的要求變得更加嚴格。本文便對檔案管理的途徑進行了研究探索，簡要分析了文書檔案管理過程中存在的問題，并根據這些現有問題，提出了針對性解決策略，期望本文可以為相關研究提供理論知識參考。

【關鍵詞】文書檔案;檔案管理;有效途徑

文書檔案管理是檔案管理的主要構成部分之一，對科學研究、企業決策等環節具備極其重要的輔佐作用。目前，文書檔案在管理方面仍存有部分問題，阻礙了文書檔案管理的發展。因此，必須針對檔案管理有效的途徑進行研究探索，期望可以進一步推動檔案管理行業的發展。

1、文書檔案管理目前存在的問題

1.1企業未對文書檔案管理工作足夠重視

從檔案管理目前現狀來看，仍有部分企業沒有對檔案管理工作進行充分重視，認為該項工作可有可無，從而導致檔案管理工作的進展十分隨意，檔案管理人員配備人數不足，無法有效落實檔案管理工作。部分企業甚至認為檔案管理工作不僅不會為企業帶來任何經濟效益，還會占用企業一定程度的資源，因此對檔案管理工作缺乏足夠程度的重視，甚至刻意忽略檔案管理工作的存在，這對于檔案管理工作的發展具備極其嚴重的阻礙作用[1]。

1.2針對文書檔案管理信息化技術水平不足

如今是信息時代，各種先進技術爭相而出，企業辦公技術也向著信息化方向發展，進而便產生了大量電子檔案資料。但根據如今檔案管理的技術水平，信息化建設仍然比較滯后，無法及時跟上企業現代化辦公發展的需求。目前，文書檔案的管理工作大部分還是由人工進行，缺乏紙質版材料向電子版材料的轉變，并且電子版材料收集程度不高。這些因素均對文書檔案的管理工作技術水平的提高有所影響。

1.3檔案利用率較低

在如今實際檔案管理工作進行過程中，人們仍然受到傳統檔案管理方式的影響，使檔案文書資料利用率較低，無法完全實現檔案有效及時的共享。在進行檔案管理工作的過程中，越來越多的工作人員將管理工作的重點放置在對文書檔案資料的歸檔以及保護上，完全忽視了對文書檔案資料的實際具體應用。與此同時，很多企業對文書檔案資料查詢的信息化建設程度不足，仍舊需要人力耗費大量時間去翻閱檔案，無法完全實現“一鍵搜索”，極大程度的限制了文書檔案資料的應用，阻礙文書檔案資料發揮其應用價值。

2、文書檔案管理工作的有效途徑

2.1相關人員應提升對文書檔案管理工作的注重程度

文書檔案資料是記錄企業日常資料信息的主要載體，在企業進行最終決策以及未來戰略發展等方面起到輔助作用。因此，需要企業相關工作人員以及領導負責人及時調整心態，提升對檔案資料管理工作的注重程度，在企業內部自上而下充分帶動文書檔案管理工作的開展[2]。為了促進檔案管理工作的進展，企業領導負責人應及時將文書檔案資料的管理工作提到日程上來，保證管理工作有效切實開展。同時，企業還應該加強對檔案管理工作的考核培訓工作，將最終考核結果與工作獎金績效相掛鉤，可以有效突出檔案管理工作的重要程度，保證管理工作落實到實處，提高檔案管理技術水平，保障檔案管理工作質量。

2.2增強檔案管理工作的信息化建設

如今是信息極速發展的時代，對于企業文書檔案的管理工作而言，企業領導負責人一定要及時抓住信息時代帶來的機遇，大力開展檔案管理工作的信息化建設。在實際工作的信息化建設過程中，可以引入檔案資料管理系統，成功實現文書檔案紙質化向電子版的轉變，大幅提高檔案資料的信息化水平，完美打破將紙質資料作為企業第一檔案管理內容的傳統模式。在針對檔案文書資料管理工作信息化建設的過程中，要將建設重點主要放置在數據庫的發展、信息化技術服務以及電子檔案的建設上，提高檔案文書資料管理工作的質量，完全充分發揮檔案文書資料管理工作的優勢與價值。

與此同時，還應該努力提高檔案文書資料管理工作人員的專業技術水平，企業應做好檔案文書資料管理工作人員信息化技術的培訓工作，在工作培訓過程中，應注重實踐與理論相結合，開展具備針對性的檔案文書資料管理操作培訓，保證每一名檔案管理工作人員可以熟悉運用各種現代信息化設備，極大程度的提高工作人員的檔案文書資料管理能力，保證檔案管理工作高效順利進行。

2.3提高檔案利用率

檔案文書資料管理工作存在的意義就是要將企業檔案文書資料進行合理利用，這同時也是檔案工作開展的目的。只有充分做好檔案文書資料的利用工作，滿足企業檔案資料實際使用需求，才可以保證檔案文書資料的使用價值得到合理充分發揮，對推動檔案文書資料管理工作的可持續性發展具有極為重要的積極影響。在進行檔案文書資料管理工作的實際開展過程中，相關工作人員應努力提升檔案文書資料的利用率，在現有的檔案文書資料信息化管理系統基礎上，結合日常檔案文書資料的使用情況，及時改善優化現有信息化管理系統的檢索工具，使其適用程度大幅提升，提高使用人員對檔案文書資料的利用率[3]。同時，文書檔案資料管理工作人員還應該在企業內部進行對檔案文書資料需求的實際調研工作，廣泛聽取各個意見，了解工作中檔案文書資料的實際需求，保證檔案管理人員有針對性的開展工作，從根本上提高檔案資料利用率。與此同時，檔案管理工作人員還應當充分做好檔案管理與完善的基礎工作，對文書檔案資料的利用價值進行科學合理分析，充分考慮到各種因素的影響，大力推動文書檔案資料基礎化業務建設，促使文書檔案資料利用率提升。

結語：

根據目前文書檔案資料管理工作的情況來看，仍然存在部分問題，比如企業領導負責人以及工作人員對文書檔案資料管理工作缺少足夠重視、文書檔案管理信息化技術水平不足、檔案利用率較低等現象，進而嚴重影響了文書檔案資料應有價值的發揮，針對這種現象，相關負責人員應該對檔案文書資料管理工作進行有效途徑的探索，進而提高文書檔案資料的利用率，推動文書檔案工作向信息自動化方向發展，提高工作人員的檔案文書資料管理能力，保證檔案管理工作高效順利進行，促進檔案文書管理工作的可持續性發展。

參考文獻：

[1]王明罡.辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的思考[J].卷宗，2017，（6）：50-51.

[2]王璐薇.事業單位檔案管理中文書檔案管理的創新發展[J].中國科技投資，2019，（34）：143.

[3]楊雪.事業單位文書檔案管理優化途徑分析[J].各界，2019，（24）：72.