完善單位流動人員人事檔案管理工作之分析關鍵要素探究

連璠

摘 要：現如今，隨著我國社會主義市場經濟與人事制度的不斷發展、變化，人員流動越來越嚴重，由此促使人事檔案管理工作在面臨一定發展機遇的同時所面臨的挑戰十分巨大，導致單位流動人員問題極其復雜且充滿系統性。基于此，為進一步完善人事檔案管理工作，就需要單位進行深入的探索與開拓，為更好的開展這一工作可以提出更加新穎的措施，從而才能夠不斷完善與調整人事檔案管理工作。

關鍵詞：單位流動人員;人事檔案管理工作;分析關鍵;要素探究

近年來，隨著國家經濟體制、人事制度改革的深入進行，人才流動特征主要表現為“雙向選擇”，由此將多年以來的不同所有制身份、干部身份、人才合理流動機制打破，導致原本的就業形態與勞動關系從單純、清晰變得更為復雜、模糊。再加上，流動人員人事檔案數量的增加和頻繁的變化，由此增加了管理難度，不利于利用效率的提高，但是鑒于流動人員檔案在市場經濟發展過程中所具有的作用，十分有必要對其進行科學的管理。

1單位流動人員人事檔案管理現狀

1.1內容缺失、真實性不足

人事檔案在填寫過程中由于檔案表的內容設置比較固定，即許多模塊都是固定的，如姓名、性別、年齡、畢業院校、工作經歷等，在設計檔案表格時對于填表人信息的項目設置缺乏深入的挖掘與考慮，由此極易誘發各種問題，如檔案材料內容形式陳舊且單一、信息量不夠等，同時，在填寫過程中一些人為了在眾多應聘者中脫穎而出，刻意的隱瞞或者虛報自己的一些信息，如學歷、工作經驗等，而這些問題的客觀存在會直接影響檔案信息的填寫真實性[1]。

1.2落后的檔案管理方式

當前，許多單位受自身規模的影響，不存在專門的檔案管理部門，人事檔案管理工作的開展也未安排專職人員，在存放檔案時只是將收集到的隨意在一邊對方，且不能結合各項標準（如級別、職位等）來對檔案進行分類，在放置時不能嚴格劃分區域，由此很難規范的開展人事檔案管理工作。同時，許多單位的人事檔案管理十分雜亂無序，不能設置專業人員與專門的部門進行管理，管理要么是清閑部門兼職，要么只安排一兩個人員，但是因個人精力是有限的，因此很難細致的做好如此大量的檔案管理工作。還有的單位，為致力于人力、物力、財力的節省，直接向勞動人事相關部門來委托管理這項工作。上述問題的存在都很難保證人事檔案內容的真實性，不具備完整的資料和混亂的歸檔等，而問題的長期堆積，很難得到有效解決，從而會進一步加重問題的嚴重性，最終會對單位正常的人力資源管理工作造成嚴重影響。

1.3檔案管理環境不夠優化

縱觀當前檔案存儲工作情況，人事檔案的存放以紙張為主，一旦遭遇連續陰雨天氣，則紙質檔案極易出現各種問題，如受潮、發霉、蟲蛀等，由此很難保證檔案內容的完整性;一旦遭遇突發自然災害，因存在較多的紙質檔案，在搬運方面會面臨很大難度，極有可能因搶救不及時而造成紙質檔案的嚴重破損或丟失。除此之外，檔案存儲環境所具有的安全防護系統較低，還會極易引發其他的不必要損失，如人為偷竊檔案等[2]。

2完善關鍵要素分析

2.1實現人事檔案的信息化管理

現如今，我們已經進入信息化時代，而在單位中檔案的存在主要是以一種重要的信息方式，為實現現代化管理，十分有必要對其進行深入的分析與研究。鑒于在人事檔案管理中，流動性人員工作的開展主要借助的是計算機與網絡通信，因此實現人事檔案流動人員的網絡化管理，是需要重點解決的問題。為更好的完善流動人員人事檔案管理，就需要從三個方面著手。第一，實現現代化檔案庫管理，即采用科學的方式來致力于傳統檔案管理方式的轉變，利用檔案管理信息化實現對專用數據庫的建立。第二，實現檔案資料的電子化，即在現代先進設備與技術的幫助下向微機中整理輸入檔案，然后為更好的展現數據資料可以利用多種形式，如圖片與聲像資料等，如此能夠確保檔案數字化與信息化的實現;同時，在各個環節都能夠保證自動化操作的實現，如檔案查閱、借閱與歸檔等。第三，實現檔案管理的網絡化，即在各種網絡平臺的幫助下建立人事檔案網絡服務系統，如互聯網、局域網等，促使相應網絡區域與網站的形成，最終能夠更好的交換與流通人事檔案，保證在異地就能夠實現查詢并科學的管理人才流動[3]。

2.2人事檔案管理各個環節的不斷規范

關于流動人員的人事檔案最終呈現方式主要是借助檔案材料，其能夠提供充足的信息來更好的開展各項工作，如人事等。同時需要充分保證檔案材料的真實性、可靠性、完整性，清楚的進行文字表述，擁有可靠、穩定的對象，且手續完備。唯有此，才能更加順利的開展人事檔案管理工作。

2.2.1

第一，規范收集人事檔案，形成一個系統的網絡，在制定收集方法時需結合材料形成的規律與特點。第二，在流動人員或用人單位中實施檔案管理合同關系，幫助雙方對自身責權利進行明確，確保相關信息的及時收檔，為有效避免檔案分批轉出或扣留的行為，就需要充分保證流出、接收檔案的完整性。第三，及時革新傳統消極的收集保存方法，利用新型檔案收集保存機制實現人檔分離，如此可更好的管理人才。

2.2.2嚴格檔案轉遞手續

隨著市場經濟與人事制度的演變與發展，導致人員流動情況日益嚴重，由此很難及時有效的開展檔案轉遞工作，因此在單位人事檔案管理工作當中，流動人員的核心工作就在于安全、順利的轉遞各種人事檔案[4]。

2.2.3不斷優化檔案內容構成

人事檔案的結構構成通常涉及個人年齡、社會關系、專長、知識水平等多方面的內容，為保證能力檔案的不斷創建且充分說明個人情況，如文化水平與專業能力等 ，就需要不斷的創建能力檔案。同時，重視業績檔案的創建，在具體工作中確保能夠充分展現流動人員的具體表現與工作情況，如此能夠提供一定參考依據來方便流動人員的晉升與調動，且重視誠信檔案的創建，強化管理流動人員的誠信管理，在誠信道德方面詳細、認真的記錄各項資料，唯有此才能完整的呈現流動人員的實際情況，更好的建立轉移與發展人事檔案。

2.3人事檔案管理方式的不斷拓展

現如今，隨著我國社會主義市場經濟的高速發展，我國單位流動人員的管理方式日漸靠攏人事代理方向 ，由此增加了人才的產業化，且促使人事管理逐漸向一種制度發展，換言之單位人發生了一定轉變，使其更具社會性，且還能夠單獨分割人員使用與人事關系。同時，隨著社會形勢的進一步發展與進步，極大的調整了人事代理制度，且形成了人才租賃的形式，在這種情況下人才市場逐漸成為員工雇主，能夠強化管理員工人事，而用人單位、人才市場之間建立了一定合作關系，由此轉移了勞動關系，促使資源配置力度得到顯著提高[5]。

結束語

綜上所述，本文詳細且認真的介紹了單位流動人員人事檔案管理工作現狀，明確指出其中所存在的問題，在此基礎上經過深入的分析，為更好的管理單位流動人員、更好的開展人事檔案管理工作而提出幾點建設性意見。

參考文獻：

[1]劉艷.新時期如何做好機關事業單位人事檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（04）：163+168.

[2]劉艷.強化檔案審核工作對提升干部人事檔案管理水平的有效作用[J].黑龍江檔案，2020（01）：43.

[3]鄭揚.完善單位流動人員人事檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2017（19）：90-91.

[4]張瑞香.完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].蘭臺世界，2016（S1）：125-126.

[5]張靜秋.淺述完善企業流動人員人事檔案管理工作的措施[J].黑龍江檔案，2014（02）：168.