淺析檔案工作中的人性化管理

陳麗

摘 要：為了更好地開展檔案管理工作，必須要堅持以人為本理念下的人性化的管理。早在現(xiàn)代企業(yè)管理領(lǐng)域，人性化管理理念就已經(jīng)為提高管理體系運(yùn)行效率和員工工作質(zhì)量方面作出了巨大的貢獻(xiàn)。據(jù)此，本文著重研究在事業(yè)檔案管理工作中開展人性化管理所造成的影響。

關(guān)鍵詞：檔案工作;人性化管理

1引言

隨著的工作涉及范圍越來越廣，各類檔案的數(shù)量也在持續(xù)的增加，這就對檔案的管理的效率以及質(zhì)量提出了更高要求，因此，為了保證的檔案工作能夠符合事業(yè)發(fā)展需要，就應(yīng)該在檔案工作中轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，建立起更加科學(xué)、人性化的檔案管理體制。

2 將人性化管理融入到檔案工作中的現(xiàn)實(shí)意義

在以往的檔案工作中，檔案管理的工作人員的工作重點(diǎn)往往是對檔案進(jìn)行整理、利用以及保管，這樣的工作方式雖然可以達(dá)到對檔案管理的基本要求，但是在工作形式以及工作內(nèi)容等方面都與現(xiàn)在的社會發(fā)展不相符。所以，人性化檔案管理的工作理念就此形成，人性化檔案管理工作強(qiáng)調(diào)的是檔案管理者以及檔案使用者之間建立公平、包容的關(guān)系，從而使檔案管理工作從硬性轉(zhuǎn)變?yōu)槿嵝浴＿@樣一來，更能激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，創(chuàng)建更加和諧的工作氛圍，從而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率都得到有效的提升。

3 目前檔案工作中存在的一些問題

3.1 對檔案工作缺乏重視，檔案信息資源的利用率低

在大數(shù)據(jù)信息時代的背景下，的檔案工作長期沒有新的開發(fā)和利用，基本一直停留在收集檔案信息和保存檔案信息的狀態(tài)，檔案信息的利用程度低。這種停滯不前的情形嚴(yán)重影響了檔案管理工作的優(yōu)化和提升，特別是面對信息化時代，社會與單位人員流動性強(qiáng)，利用率低勢必會對其產(chǎn)生影響。另外，對于管理人員和工作本身的不重視也導(dǎo)致崗位上的人才沒能得以開發(fā)，很多輕視檔案管理，更加注重業(yè)務(wù)帶來的經(jīng)濟(jì)效益，對于檔案管理來說，在中的作用得不到發(fā)揮，惡性循環(huán)下更加容易被時代淘汰。

3.2 改革機(jī)制問題

目前部分依舊遵循傳統(tǒng)檔案信息化管理要求及問題，統(tǒng)一調(diào)整和安排檔案管理系統(tǒng)，隨后從其他路徑入手改良和完善管理內(nèi)容，最終研究出一種新型檔案管理模式。但是對于檔案管理機(jī)制而言，其漏洞還是非常多的，盡管檔案機(jī)制已開始創(chuàng)新，然而效果卻不明顯。基于信息化背景下，非常重視信息資源，特別是檔案管理，而電子信息是部門管理的核心對象，盡管管理活動靈敏性強(qiáng)，但其改革機(jī)制落后問題還是非常明顯的，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理工作效率不高。

3.3 現(xiàn)有的檔案管理工作比較粗放，缺乏專業(yè)的人才管理

當(dāng)前的檔案管理工作只是簡單的流于表面，并沒有實(shí)際上深入下去，其原因則在于缺少專業(yè)的管理人才，所以導(dǎo)致當(dāng)前的檔案管理工作效率低下，且水平不高。當(dāng)前檔案管理工作中缺少人性化因素，沒有精確把握管理人才的方式方法，員工缺乏好的伯樂引導(dǎo)，無法展現(xiàn)自己最優(yōu)秀的一面，對工作提不起興趣，也就無從發(fā)揮檔案管理工作的價值，提供的信息服務(wù)質(zhì)量差強(qiáng)人意，違背了檔案管理工作的初衷。

4 如何推進(jìn)人性化管理在檔案管理工作中的應(yīng)用

4.1 構(gòu)建柔性的檔案管理理念

積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從剛性需求變?yōu)槿嵝怨芾恚岣邫n案管理工作的重視程度，將檔案管理工作的流程細(xì)化開來，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，為開展檔案管理工作構(gòu)建有利的文化氛圍。更新管理觀念，將“物本管理”向“人本管理”方向轉(zhuǎn)移，將單純地注重檔案管理向檔案管理與信息服務(wù)質(zhì)量并重方向發(fā)展，將服務(wù)對象的實(shí)際需求作為檔案管理的工作重點(diǎn)，切實(shí)提高檔案管理工作的信息服務(wù)質(zhì)量。

4.2 提升檔案管理工作的工作環(huán)境

人性化檔案管理工作的有效實(shí)施，需要一個良好的檔案管理環(huán)境，舒適的環(huán)境不僅可以提升工作人員的心情，還可以提升員工的工作效率。在提升檔案管理環(huán)境時，可以從兩方面入手：首先，優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指從精神、心理方面融入更多的人性化元素。比如：營造更加舒適溫馨的工作環(huán)境，從而使員工的歸屬感更強(qiáng)，更好的促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施;其次，優(yōu)化外部環(huán)境，就是指對檔案管理的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，增添一些人性化的設(shè)備設(shè)施，為檔案管理人員的工程以及生活帶來便利，從而提升員工的工作效率，比如：可以優(yōu)化檔案室的布局、張貼一些標(biāo)語等，使檔案管理人員的工作環(huán)境得到優(yōu)化的同時還能富有特色，從而提升檔案管理的效率。

4.3 檔案管理服務(wù)能力拓展

開展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實(shí)際價值的體現(xiàn)也同樣來源于服務(wù)。所以應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點(diǎn)，首先應(yīng)該擴(kuò)展服務(wù)功能，對于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及到的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)一步的擴(kuò)展其功能。通過開發(fā)先進(jìn)的功能模塊，從而有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動規(guī)避、篩選和對比。其次應(yīng)該進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動，而管理者僅僅只是作為一個數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動到主動的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對性和個性的服務(wù)。

4.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高綜合素質(zhì)，改變工作模式

要加強(qiáng)檔案人員的工作技能培訓(xùn)，杜絕形式主義作風(fēng)，以提升工作技能和工作效率為出發(fā)點(diǎn)，從技能和方法的角度深入學(xué)習(xí)，改善人員的信息化操作水平，多角度多方面的提高管理人員綜合素質(zhì)。同時應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)工作人員的應(yīng)急處理能力，作為中的一個必要部門，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，改變工作模式以配合新技術(shù)的開展，有意識地增強(qiáng)信息安全意識，從自身出發(fā)，以自身力量迎接新的未來。

4.5 調(diào)整網(wǎng)站系統(tǒng)

自從在檔案管理中融入信息化內(nèi)容，從根本上提高了管理工作效率，贏得了大家的認(rèn)可。隨著新時代的到來，相關(guān)責(zé)任人需全面分析信息站點(diǎn)的資源，結(jié)合檔案管理信息化服務(wù)要求，做好網(wǎng)站盤查、檢閱和資源共享等性能。在推動檔案管理信息化建設(shè)同時，優(yōu)化相關(guān)管理體系，提高管理水平，保障后期工作的順利實(shí)施。在建設(shè)信息化的過程中，需聯(lián)結(jié)檔案管理體系和系統(tǒng)，以一體化管理為基礎(chǔ)，更好的實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)，提高企業(yè)收益。

5 結(jié)束語

在的工作中，檔案管理是非常重要的一部分工作內(nèi)容，為了使檔案管理工作能夠更加符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，就必須改變傳統(tǒng)的工作方式，在檔案管理工作中融入人性化的管理理念，從而使檔案管理工作的作用發(fā)揮地更加明顯。

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