建設具有質量計量檢測機構特色的數字化檔案管理系統探究

陳弘毅

摘 要：檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展在互聯網時代發(fā)展的必由之路，是檔案工作向信息化、現代化發(fā)展的體現，而數字化檔案管理是其中一項極為重要的內容，數字化建設程度直接反映單位管理水平。在檔案管理發(fā)展的進程中，所面對的信息資源愈發(fā)復雜，遇到的問題也更加艱巨，本文就質量計量檢測機構特色的檔案管理特點以及數字化檔案管理的相關內涵入手，探究數字化檔案管理面對的問題以及系統建設的相關內容，以期為單位數字化建設提供有效資料參考。

關鍵詞：質量計量檢測機構;數字化;檔案管理系統

在經濟發(fā)展進程中，信息科技的飛速發(fā)展在為我國的各項事業(yè)發(fā)展提供新的推動力的同時，也帶來了新的挑戰(zhàn)，信息化社會背景要求我國各項事業(yè)必須向著數字化方向不斷發(fā)展。檔案事業(yè)在我國社會建設中占據不可替代的地位，其向著電子化、數字化發(fā)展的力度也必須不斷加強。與其他發(fā)達國家相比，我國在信息科技等發(fā)展仍占據劣勢，這就要求各行業(yè)在數字化檔案建設方面投入更大的精力。不可否認，我國在檔案數字化建設過程中仍存在諸多問題，單位需借鑒質量計量檢測機構實用、真實、專業(yè)、保密等特點進行檔案數字化建設，推動檔案事業(yè)更好更快發(fā)展。

一、數字化檔案管理

1.數字化檔案管理定義

所謂檔案數字化，就是將傳統紙質的圖像或文件以及實體音頻、視頻等通過采集、掃描等形式進行數字轉化，使其可以利用計算器加以處理，與此同時可將其作為數字信息儲存?zhèn)}庫，在必要時候用戶可以實現信息的快捷查詢，突破了傳統信息管理中儲存和查詢時間地域的限制。檔案數字化管理在保障實體檔案安全、提升工作效率、順應時代要求等方面有重要意義。

2.數字化建設內容

（1） 從數字化內容看

①實現紙質檔案或者其他實體圖像、視頻、音頻的數字化，就是將原有實體檔案經過掃描和加工實現數字化轉換。

②將已經形成或者正在形成的相關數字信息進行及時處理，其中包括信息的歸檔、儲存等，以此實現電子檔案的真實、準確、有效、完整。

（2） 從發(fā)展順序看

①檔案目錄數字化，就是嚴格遵守相關著錄標準進行檔案目錄數據庫的建立，選擇科學合理的數字化檔案目錄結構樣式。

②檔案全文數字化，就是將檔案資料全文利用掃描錄入等形式實現原貌的逐頁存儲，將實體檔案轉換為數據文件并編制相關以及索引系統。

3.數字化檔案管理的意義

（1）保障實體檔案安全

傳統檔案管理模式下，檔案的儲存一般采用目錄管理、紙張保存，這樣不僅極大占用庫存空間，且因倉庫的使用和相關保存設備的使用而極大幅增加了管理成本。不僅如此，紙張檔案在儲存過程中極易發(fā)生文件損壞，其中包括紙張發(fā)粘、發(fā)黃或者發(fā)脆，檔案安全得不到保障。數字化檔案管理的實現可以將檔案資料通過互聯網訪問直接查詢或者打印，減少對于實體檔案的翻查次數，庫存檔案的老化速度也因此變緩，從而解決了檔案完善保管與信息利用率提升之間的矛盾，實體檔案安全因此得到有效保障。

（2）提升工作效率

經濟社會的快速發(fā)展使得檔案數量呈爆炸式增長，傳統檔案管理中相關部門必須安排專業(yè)人員對檔案管理負責，調撥專項資金完善紙質檔案和聲像文件的妥善保管。這其中花費的人力、財力、物力都極大，而檔案信息數字化的實現使得所有的管理工作都可以通過網絡平臺完成，大幅降低了費用和人力投入，管理人員的工作量也因此獲得極大減輕。不僅如此，建立數字化檔案管理系統后，各相關部門都可以通過該系統實現電子信息的實時查詢，有效防治因實體檔案多方輾轉形成的勞動重復和時間浪費，對于提升檔案管理效率、降低檔案使用成本有重要意義。

（3）順應時代要求

檔案數字化管理可以有效突破傳統檔案管理的時間、空間局限，在提升檔案信息的準確性以及完整性上有促進作用。檔案管理職能現如今已將開始從檔案的保管利用轉變?yōu)樾畔⒌牟杉⒐芾硪约胺眨芾矸矫嬉蚕蛸Y源的科學管理、合理配置轉變，以期更好為企業(yè)提供優(yōu)質、高效服務。傳統檔案管理在信息量龐大的今天已經無法滿足檔案有效管理的需求，推動檔案管理向數字化、信息化發(fā)展是互聯網時代下實現檔案有效收集、儲存、利用、共享的必然要求。

二、現如今檔案數字化建設存在的問題

1.管理理念滯后

經濟建設深入發(fā)展，我國各個行業(yè)都有責任和義務實現檔案管理的整體性，認清自身單位檔案管理與社會大環(huán)境發(fā)展之間的緊密聯系，實現單位檔案管理與社會發(fā)展潮流相適，與社會總發(fā)展方向必須保持一致。我國檔案管理信息化建設在新時期仍存在滯后性，其中主要原因是管理理念的滯后，在舊有思想束縛下，檔案管理數字化建設受到制約，不能實現與社會發(fā)展需求的同步。各行各業(yè)更新檔案管理理念是檔案實現現代化管理的首要前提，這個過程并非一蹴而就的，需要整個社會循序漸進，進而完善信息化檔案管理。

2.管理體系不健全

由于重視度的不足，各大行業(yè)的檔案管理都存在流于形式的狀況，并未觸及到檔案管理的深層面，管理體系不健全。形式上來說，單位對檔案管理的制度等加以規(guī)定，但是其中只包括了檔案整理交接格式以及相關操作規(guī)程等，而對于檔案的真實性以及具體的交接情況卻沒有實際有效的監(jiān)督機制，這就導致制度得不到切實落實，當發(fā)生管理問題時也難以找到真實的負責人員。人員變動、資源交接以及收集整理相分離等都會對檔案管理產生影響，加強管理體系建設勢在必行。

3. 硬件技術局限

數字化檔案管理對于現代技術的依賴性極高，技術機制是檔案數字化建設的重要保障，這就對各大企業(yè)提出了更加嚴苛的挑戰(zhàn)。現如今我國數字化建設的最大阻礙之一就是硬件技術局限，例如，數字化檔案中快速修改、一鍵刪除且文件無法還原使得檔案的安全性難以保障;檔案復制的完整性使得原件的唯一性受到制約。另外，計算機系統發(fā)展的日新月異也對檔案管理信息化建設不斷提出新要求以適應時代發(fā)展趨勢，因此單位必須加強對于技術的創(chuàng)新和研發(fā)。

4.專業(yè)人才缺乏

數字化檔案建設人才不僅需要具備扎實的理論知識和高超的技術水平，還應擁有良好檔案管理素養(yǎng)。專業(yè)人才是檔案數字化建設的最為關鍵要素，是檔案管理系統的具體實施者，其質量高低直接影響數字化建設程度，但是在實際檔案管理中，人才缺乏和人員管理不當等問題尤為明顯。限制人員數字化管理能力提升的主要因素有二：一是檔案管理的基礎配套設施差，計算機功能無法滿足要求;二是檔案管理人員綜合素質差，許多單位或企業(yè)檔案管理人員都為即將退休的老員工以及信息技術掌握不足的員工，無法完成檔案管理的數字化建設。

三、建設具有質量計量檢測機構特色的數字化檔案管理系統

1.質量計量檢測機構特色的檔案管理特點

（1） 實用性

計量技術檔案的獲取經歷了搜集、甄別以及選定等多重科學流程，具備有價的、與本質相關聯的文件系統，實用性強，可保證相關人員進行查詢和參照。

（2）真實性

計量機構技術檔案的內容涵蓋較廣，其中主要包括計量標準器技術參數、檢定證書和使用程序文件，檢測校準相關工作記錄等等，真實且完整地反映了檢測全過程以及相關結果。

（3）專業(yè)性

計量檢定工作開展過程中生成了計量技術檔案，這一流程需要相關檔案管理人員具備扎實的專業(yè)理論知識。計量技術檔案最主要的價值是其使用價值，該價值的實現是檔案管理的前提，也是檔案管理實施的根本原因。計量技術檔案的高效利用以及在計量管理實際中最大限度地使用是其價值的最大實現，也是計量檢定能力提升的內在動力。

（4）保密性

在計量技術檔案管理中，若部分技術檔案存在重要價值，則需要嚴格遵守保密條例對其保密級別加以確定，同時科學處理檔案查詢與檔案保密間的關系。

2.檔案管理系統建設原則

（1）規(guī)范性

數字化檔案系統的建設需注意規(guī)范性的實現，其中主要包含兩方面含義：一是嚴格遵照軟件工程規(guī)范進行數字化檔案管理系統開發(fā)，嚴格控制系統開發(fā)質量;二是為所有檔案提供規(guī)范管理，其中包括人員信息檔案、文書檔案以及技術檔案等，實現單位內部所有文件的規(guī)范管理。此外還應該實現檔案信息標準的科學制定和有效實施，包括統計標準、數據庫設置標準、索引規(guī)則以及標準描述等，以此加強數字化檔案系統的規(guī)劃性。

（2）開放性

除實現對于系統內部所有業(yè)務工作以及相關流程的保質保量管理，數字化檔案管理系統還要加強與本單位其他系統的交流和溝通，利用數據接口技術實現可擴充的開放系統的建立，實現檔案信息的開放共享，加強檔案資源利用率。

（3）專業(yè)性

實現數字化檔案管理系統的專業(yè)性就必須加強開發(fā)管理人員的專業(yè)素質，主要從兩個方面實現：一，加強對于現有管理人員的技術培訓，在進行檔案信息的錄入時，不僅需要保證數字化信息數量的補充和完善，還應確保信息的準確、有效;二，重視對于復合型人才的培養(yǎng)，要求其不僅需要具備專業(yè)檔案管理知識，還應擁有科技信息以及經濟信息的捕捉和提取能力，除此之外，信息技術開發(fā)能力也是極為必要的要素。

（4）安全性

對于檔案數字化管理來說，首先應當強調的應是系統的安全與否，檔案信息安全是其他一切管理行為的前提保證。在系統設計環(huán)節(jié)應重視安全機制的科學采用，在數據傳輸環(huán)節(jié)應重視完善加密技術以實現數據安全，在網絡使用中則需采取多層結構技術。服務器構建時需滿足文件的加密保存需求，這樣即使非法用戶不經系統直接于服務器獲取信息也無法實現文件內容查看。

（5）特色性

因借鑒了質量計量檢測機構檔案管理特色，因此本單位數字化檔案管理系統具有獨特性，應著重考慮技術檔案、計量標準檔案、人員信息檔案、客戶檔案以及儀器設備檔案等的重點管理，意在實現數字化檔案管理系統的多位一體。

3. 檔案管理系統內容

（1）發(fā)文系統與文書檔案

發(fā)文系統是將文件起草、流轉、確認以及發(fā)布等的過程，文件擬稿環(huán)節(jié)結束后開始流轉，后于文書檔案處進行歸檔，相關人員可以在文書檔案中對資源進行錄入以及后期查詢、借閱等流程。發(fā)文系統最重要的功能就是文檔流轉信息的處理，電子文檔通常在收發(fā)文過程中產生，涉及到各個部門和環(huán)節(jié)，此過程中的所有資料及信息都應加以記錄整合成文檔，后錄入檔案管理系統方便之后查詢，流程中包括的信息包含來源信息、上級批閱信息、流轉信息、電子簽章信息、紅頭信息等，數字化檔案管理系統幫助以上信息完成數字轉化。文書檔案就是檔案歸檔及相關管理工作，其中涉及檔案歸檔、檔案維護、檔案調閱、檔案查詢等，對于調閱管理環(huán)節(jié)則囊括了檔案的申請、審核以及發(fā)放。

在數字化檔案管理系統中，檔案檢索是極為重要的環(huán)節(jié)，應重視檔案查詢方式的多樣化和系統化，方式主要有目錄查詢、來源查詢、日期查詢以及名稱查詢等，應支持多種方法綜合使用查詢。

（2）人員技術檔案

人員技術檔案主要由三方構成，分別為人員信息檔案、科研科技檔案以及人員培訓技術檔案。在數字系統運行過程中，管理權限應有明確限制，系統管理員可實現整個系統的總體管理，而普通用戶則只可以對自身模塊進行小范圍操作，無權對其他模塊進行管理。在自身模塊中用戶可以實現檔案的查詢、修改、個性化設置或者信息導入導出等。為保證信息的準確真實，在進行信息錄入時股長應首先對科室內的資料進行一級審核，后經上級負責人實施信息的二級審核。在查詢過程中系統要提供相對完善的查詢方式，對個人信息進行查詢時可通過輸入姓名以及身份證等方式實施檢索。不僅如此，人員技術檔案極為重要，且使用頻率高，系統除支持檢索結果的查詢和打印，還應做好數據的安全防護，提供數據的備份及還原功能。

（3）數據分析云平臺

數據分析云平臺就是實現對于發(fā)文系統和文書檔案、人員技術檔案等內容實施分析的系統環(huán)節(jié)，依照統計報表將之通過圖表形式加以展現，直觀反應數據資源信息。因圖表形式各樣，為方便人員對檔案信息進行查詢，系統支持自定義查詢方式，實現檢索條件的自由靈活。

四、結語

檢測機構涉及的檔案內容范圍較廣，其中不僅包括人員信息檔案、公文檔案、人員信息檔案、人員培訓檔案以及文書檔案等常規(guī)資源，還包括計量標準檔案以及儀器設備檔案等其他相關信息。建設具有質量計量檢測機構特色的數字化檔案管理系統對于常規(guī)本單位日常工作有積極作用，對于本單位檔案管理有重要現實意義。

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（作者單位：福安市質量計量檢測所）