淺析事業單位人事檔案管理存在的問題與對策

王軍

摘 要：人事檔案管理作為事業單位管理體系的重要基石，在維持事業單位穩定運行之中具有重要的作用。但是就其目前實踐情況來看，并沒有發揮出其應有的作用，而且在具體落實的時候存在一定的漏洞，對事業單位的發展帶來一定的不利影響。故而，事業單位應當重視完善人事檔案管理制度，對從事管理工作的員工提出高要求。以切實有效的方式提升人事檔案管理的工作效率，為事業單位能夠在未來取得良好的發展打下基礎。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;問題;對策

新的時期，事業單位的人事管理工作就應當有新的目標與任務，當傳統的管理方式不再適用時應當及時舍棄，轉而去探索新的管理方法。在我國經濟迅速發展的背景之下，部分管理制度因為跟不上經濟發展的步伐導致經常出現問題。事業單位的人事檔案管理之中同樣也存在問題，為了能夠解決這些問題，必須提高對從事管理工作人員的要求，讓檔案管理人員以本單位人事檔案的實際情況為基礎，將每一項管理措施落實到位。

一、我國目前事業單位人事檔案管理的意義

站在商人的角度而言，無論做什么投資都是需要收益大于成本的。這個道理同樣適用于事業單位的人事檔案管理工作。只有在事業單位充分了解進行人事檔案管理工作所能夠帶來的價值之后，管理者才會真正的重視人事檔案管理。

1.優化我國事業單位內部的人力資源結構

事業單位的人事檔案主要由個人學歷、身體狀況、政治身份、工作能力、有無違法違紀現象以及家庭條件等內容構成。因此，我國大多數機構在招募和評估各種人才時，都會審查和確定這類人事檔案管理的具體內容。但是，為了更好地保證我國公共事業單位人才招聘的公正性和準確性，公共事業單位人事檔案管理制度仍需要進一步完善。在我國公共事業單位的人事管理過程中，這種人事檔案管理系統的使用可以促進對他們檔案數據的理解和匯編，從而簡化了基本的管理流程。此外，應根據單位內部人員位置的變化，對中國大多數公共事業單位的人事檔案管理進行專門調整。同時，人員檔案，公共機構和有關內部機構中有負面內容的人員，應及時懲處這些人員，以確保單位的正常運行。

2.可以有效加強事業單位內部控制建設

當前我國大多數事業單位的內部控制建設是將財務管理、工作安排和人事管理三大內容相互作用成一個龐大的系統。這些具體內容能否順利進行是一個主要問題。例如，公共機構是否能夠履行其自身的社會職能，在很大程度上取決于其人事檔案管理中的人事管理計劃是否足夠完整和健全。 此外，我國機構內部控制建設主要包括內部人員管理控制。如果事業單位能夠及時有效地改善或加強內部人事檔案管理制度，將極大地提高事業單位的人事管理水平或工作效率。這表明可以有效地提高公共機構的控制能力，可以更好地提高工作人員的積極性。

二、事業單位人事檔案管理中存在的問題

1.缺乏對人事檔案管理應有的重視

人事檔案管理是事業單位人才建設的重要手段，只有不斷提高人事檔案管理的整體水平，才能滿足事業單位長遠發展的實際需要。但是，目前許多事業單位都沒有認識到人事檔案管理的重要性，只是一味地注重業務水平和服務水平的提升，忽視了人事檔案管理對于事業單位健康發展的促進作用，導致其管理工作難以取得較大的突破。一方面，許多事業單位的領導人員本身就缺少對人事檔案管理的正確認識，他們認為人事檔案管理只是對人才信息的簡單存儲，無需使用過多的財力和人力資源，導致人事檔案管理工作難以有效實施。另一方面，在大環境的影響下，許多人事檔案管理人員逐漸“自暴自棄”，嚴重缺乏積極的工作態度，最終影響了人事檔案管理整體質量的提升。

2.人事檔案信息材料記錄的不全面

目前很多事業單位人事檔案管理最突出的問題就是人事檔案信息材料記錄的不全面，嚴重降低了人事檔案的完整性，不僅影響了人事檔案的使用效果，而且還阻礙了人事管理活動和薪酬管理活動的順利開展。此外，一些人事檔案管理人員應付了事，經常將一些虛假材料錄入人事檔案中，導致人事檔案的真實性大大降低，最終將會對員工的評價考核造成不利的影響。人事檔案的更新也不夠及時。人事文件未及時更新。許多機構都存在文件過時和更新不及時的問題。目前，公共機構的大部分個人檔案是個人信息，干部問卷，任命文件，職稱評估材料，黨員材料，年度評估表等。但是，干部更新的個人信息，激勵和培訓材料每年都無法及時存檔和更新。它通常是由人事人員收集和更新的，干部自身不知道或不知道需要為人事人員提供最新信息以進行存檔。

3.人事檔案管理信息化建設滯后

紙質化的人事檔案在我國目前人事檔案管理之中仍然是大范圍的使用，人事檔案管理信息化建設進度緩慢。即使人事檔案管理系統在一些事業單位開始正式投入使用，但是在具體實踐之中工作人員更傾向于使用傳統的人事檔案管理辦法，人事管理系統在其中根本發揮不出它應有的作用，顯得毫無用武之地。在信息錄入中，工作人員只在系統內部輸入了員工個人的基本信息一些重要數據仍然保留在紙質化的人事檔案之中。在查閱信息的時候，工作人員既要在人事檔案管理系統之中查找，又要尋找紙質稿的檔案，不僅浪費工作人員的時間，也浪費工作人員的精力，導致其工作效率不高。

4.檔案管理人員的綜合素質不高

一方面受編制減少因素的影響，導致事業單位缺乏專業的管理人才。在實踐之中，檔案管理工作經常由本事業單位之中從事其他工作的人員兼任或者是雇傭一些臨時的工作人員從事。因為前者是非專業的，自然對人事檔案管理工作的各項業務并不熟悉碰到一些專業性的問題也很難解決，自然不利于人事檔案管理工作的開展。對于后者而言，其實專業人才的可能性較高，但因為是臨時員工而并非正式員工，故而在責任心方面有所欠缺，并且臨時員工在進行工作交接的時候也有一定困難。另一方面是，人事檔案管理工作對管理人員的綜合素質要求較高。由于人事檔案管理人員沒有經過專業培訓，因此處理文件業務的職業素養不高，專業技術水平普遍較低。如今，隨著信息技術的飛速發展，對文件管理人員的專業素養的要求也越來越高。管理人員除了要擁有較好的專業素養之外，也要在工作時具備超乎常人的耐心。因人事檔案之中的信息數據較多，處理起來較為復雜，管理人員在核對信息的時候，必須要非常的認真細致，才能保證工作質量。

三、事業單位人事檔案管理問題的解決對策

通過上述內容我們不難看出，事業單位人事檔案管理的現存問題還是很多的，這就要求相關管理人員必須要正視這些問題的存在，結合事業單位的實際發展情況采取針對性的解決對策，以便為實現事業單位的長遠發展創造有利的條件。具體來說可以從以下幾方面入手。

1.加強對人事檔案管理的重視程度

要想人事檔案管理工作能夠順利的開展，第一步便是改變對人事管理工作的認識。只有在單位的管理階層開始重視此項工作的條件之下，才能夠確保該工作的質量與效率同步提升，將其所帶來的價值最大化的表現出來。一方面領導應當重視此項工作，將其納入日常管理工作的范圍之中，作為日常工作的主要內容之一。結合本單位的實際情況作出整改方案，在實現單位人力，財力資源合理配置的同時提升單位的整體管理水平，為單位未來的發展提供源源不斷的動力。另一方面，事業單位還應加強對人事檔案管理的宣傳力度，促使每個員工都能認識到認識檔案管理的重要性，從而為強化其管理效果營造良好的內部環境。

另外，還必須更加重視文件管理環境。一是提高人事人員的技術水平。為保證檔案人員的配備，及時組織檔案人員參加專業培訓。其次，改善硬件環境和軟件設施。例如，每個單位都需要建立一個專門的人事檔案室，儲藏室等。同時，有必要統一配置軟件設施，例如用于人事檔案管理的專用計算機和安全設備，以促進工作的發展。最后，加強文件管理的智能化和信息化。在文件管理工作中，我們必須將傳統管理與計算機信息管理相結合，以創建智能管理模型。例如，在計算機的幫助下，進行電子文件的注冊，保存和查詢。需要注意的是，在使用計算機等電子設備時，還需要及時學習和掌握相關的網絡安全知識，加強檔案管理的安全性和機密性，并通過智能管理模式，提高檔案管理的安全性和完整性，以此來有效地提高文件管理的可用性。

2.提高人事檔案的真實性和完整性

人事檔案管理的主要工作內容是收集和存儲有效的人才信息，并將其作為人事管理的有效依據，只有不斷提高人事檔案信息的真實性和完整性，才能切實發揮出人事檔案管理的有效價值，從而為推動事業單位人才建設的全面發展奠定良好的基礎。這就要求人事檔案管理人員必須要樹立實事求是的管理理念，對單位員工的教育經歷和工作經歷進行全面了解，不斷完善員工的個人信息，堅決杜絕材料造假、信息失真等現象的發生，從而促進人事檔案信息真實性的顯著提升。此外，為了提高人事檔案管理的有效性，相關管理人員還應該不斷提高認識檔案信息的完整性，通過多種渠道對員工的個人信息進行完善，這樣也能在一定程度上確保檔案信息的真實性。唯有如此，才能提高人事檔案的使用效率，從而為薪酬管理和評價考核工作的順利實施提供可靠的參考依據。

3.推動檔案管理信息化建設的全面發展

在互聯網技術極為發達的背景之下，人們已經逐漸開始進入信息化的時代，信息化被廣泛的應用于各個領域之中，人事檔案管理工作當然也要緊隨時代的潮流。信息化技術運用于人事檔案管理之中，可以使得事業單位在查詢員工信息時更為便捷。值得注意的是，事業單位必須要以切實有效的方式落實信息化在人事檔案管理之中的運用，不可以走形式。事業單位從節省成本方向思考，應當將新型人事檔案管理系統建立于原人事檔案管理系統之上，減少單位在一些硬件設備上的投入。新型人事檔案管理系統應當對信息發布的時效性進行保證。通過運用各類技術手段科學高效的將各種資料錄入系統之中，使得人事信息的傳輸具有及時性和準確性的特點，但是在信息錄入的時候要注意到保密的問題，系統內部應當設置查詢權限。不僅可以使領導者在查詢員工信息時更為便利，也能夠有效提高人事檔案管理工作的效率。

4.積極打造一支專業化的管理人才隊伍

檔案管理人員作為事業單位人事檔案管理工作的主導者和踐行者，其專業化水平的高低直接決定著檔案管理的整體質量。這就要求事業單位必須要注重對專業化管理人才的培養，不斷提高檔案管理人員的專業素質和管理能力，促使他們能夠在自己的崗位上大放異彩，從而為實現事業單位的全面發展貢獻出自己的一份力量。事業單位需要提高檔案管理人員的錄用門檻，優先選擇那些專業性人才，促使他們能夠將科學的管理理念和經驗帶入實際工作中，從而促進管理工作專業性的顯著提升。

提高人事檔案管理隊伍素質。人事檔案材料中包含許多牽扯到個人隱私的信息，這就要求從事檔案管理工作的人員具有較好的專業素養，不隨意泄露員工的個人信息，注重落實保密工作。同時因為人事檔案管理工作具有一定的服務性質。因此在具體開展工作的時候，工作人員不能夠擺出一副高高在在上的樣子，需要以和善的態度來面對前來完善信息的人員。因此，機構需要建立一組高素質的專業人事檔案管理人員，以提高其工作能力和水平。一方面，嚴格選拔人才是組織建設的重中之重。單位在選擇優秀人才時不僅要考慮人才的能力和素質，還要考慮責任感，服務意識和整體意識等標準。在另一方面，機構可開展對人事檔案管理人員的正規的專業培訓，使他們能夠通過專家講座、廣播視頻和人才交流學習先進的管理理念和科學的教育方式。提高企業人事檔案資源管理會計人員的工作技能，使他們自己能夠更好地競爭這份工作。

5.規范的人事檔案管理工作流程

人事檔案信息的完整程度作為評估人事檔案管理科學性的基本標準之一。基于此，事業單位必須將人事檔案管理工作流程規范化，才能使得從事檔案管理的員工在具體工作時隨意性降低，嚴格的按照標準完成每一個工作環節。

一是認真收集人事檔案。在單位規定的期限內，應當按照規定及時收集年度考核、干部任用、干部調查等檔案信息，以確保個人資料的完整性。二要抓好人員檔案識別。在此階段，檔案工作人員應密切注意檔案材料的日期和真實性，確定檔案材料是否屬于員工，并完成相關程序。如果缺少相關材料，應及時進行注冊，收集和補充。 三，做好人事檔案整理工作。檔案資料應當按照基本原則進行編號和歸檔，如資料的“類，頁，號”，復制文件目錄，裝訂，寫索引號等。四，做好人事檔案檢查和閱讀。根據審核員持有的單位介紹信或審核批準表提供相應的服務。審核并遵守規定后，將執行文件注冊，然后提取文件以供審核。在特殊情況下（例如借用文件），需要執行相關的借用程序。第五，抓好人事檔案傳輸。必須填寫所需文件的“人事文件轉移通知”，并記下文件轉移時間和轉移單位，并在確認正確無誤后填寫轉移文件注冊表格，在回執上簽名并蓋章，完成文件傳輸出去。

四、結語

總而言之，事業單位進行人事檔案管理工作的重要性在上文中闡釋的非常清楚。相關事業單位應當認識到優化人事檔案管理工作的必要性。目前我國事業單位在人事管理之中存在諸多問題，相關管理人員必須要正視這些問題的存在，結合實際情況采取針對性的解決對策，以便為人事檔案管理活動的順利開展創造良好的條件。管理人員不必過分憂慮，因為沒有問題才是最大的問題，出現問題即代表著擁有挽救的機會。另外，管理人員的管理理念應當與時代前進的步伐保持同樣的節奏，妥善利用現代化的科學技術對人事檔案管理系統進行革新，為推動事業單位整體管理水平的提升添磚加瓦。

參考文獻：

[1]李艷利.新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020

[2]李林波.機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].傳播力研究，2019

[3]趙 靜.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].現代經濟信息，2019

[4]張彩云.大數據時代事業單位人事檔案信息化建設研究[J].辦公室業務，2020

[5]李 晉.新時期事業單位人事檔案管理面臨的機遇與挑戰[J].人才資源開發，2020

[6]郭文婷.淺析新形勢下機關事業單位人事檔案管理[J].科技經濟導刊，2020

（作者單位：濟南市臥虎山水庫管理處）