建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理實踐探討

陳小才

摘 要：電子檔案管理，是項目工程信息整合的主要環節，它具有關聯性、多樣性等特征。筆者在闡述電子文件歸檔和電子檔案管理理論之上，著重從歸檔分類、安全防護等方面，探究建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理方式，以達到明晰資源管理方法，提升信息管理效率的目的。

關鍵詞：建設項目;電子文件歸檔;電子檔案管理

工程檔案管理，是關乎建筑工程整體信息準確性和完整性的重要步驟，也是后續項目結算、護養等工作開展的依據。為確保建筑項目后續工作得以順利化實施，資源管理者必須要重視建筑項目電子檔文件的歸納和管理。

1 電子文件歸檔和電子檔案管理

1.1 電子文件歸檔

電子文件，是指能夠被計算機程序所識別，具有一定價值的數字化代碼程序[1]。電子文件歸檔，就是將每一個代碼程序按照相關性標準進行歸類、整理。比如，一般性電子辦公記錄、郵件的整理，均屬于電子文件歸檔的具體實踐形態。

1.2 電子檔案管理

電子檔案，是指具有一定保存價值，且結構清晰的電子文件形式。電子檔案管理，就是將電子文件存儲的系列性活動發展為一個系統的操作過程。比如，建筑工程項目工程資料管理人員將CAD程序生成文件進行取舍、整理等，這些都是電子檔案管理的具體實踐方

式[2]。電子檔案是電子文件歸檔后的成果展示，為此，電子檔案管理工作的開展，往往是在電子文件控制的基礎上，進一步開展相關新型的整合、調節，它為后續資料的科學運用提供了可靠性依據。

2 建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理實踐

2.1 建設項目電子文件歸檔實踐

當代建筑工程項目施工現場資料整合與管理，主要是以電子版為主，施工一線人員與企業中資料整理人員的文件傳輸以電子版為準。為了確保資料管理工作科學性推進，應在項目電子文件歸檔環節做好以下實踐步驟：

2.1.1 電子文件歸類判斷

建設項目電子文件歸類判斷，是項目資料管理的第一環節。建設項目施工工期較長、且涉及內容較廣，做好電子文件的歸類與分析，是文件整理的基礎，為此，文件歸檔人員需要先確定如何進行分類，分類判斷的標準有哪些等等，再進行具體分類實踐。

比如，建設項目工程文件歸檔時，資料管理人員就先依據建筑項目的基本規則，將文檔歸類分為資金類、設備類、施工圖類、施工進度類、施工現場管理類、質量控制類、以及國家管理要求標準類。每日接收到一線人員傳回的文檔時，依據分類標準進行判斷，然后再具體進行文件歸檔操作。

建設項目電子文件前期的分類，是系列性操作工作得以深入性實施的第一環節。實踐人員只有準確判斷出項目分析的種類，再進行文件歸檔，才可以避免繁雜文件管理出現混淆的問題。

2.1.2 電子文件歸檔取舍

依據電子文件的形式不同，可大致分為常規性電子文件（比如郵箱郵件）、技術程序文件（比如CAD/BIM模型圖）、以及掃描性圖像文件。多種多樣的文件形式存在著重疊、不清晰、資料不完整等狀況，技術人員進行電子文件歸檔時，不能一股腦兒的都分類存儲，而是要經過嚴格的篩選取舍，確定電子文件的歸檔內容。

比如，建設項目進行電子文件歸檔過程中，技術人員為確保資料管理信息掌控到位，就在電子文件歸檔取舍環節進行了系列性工作的完善：（1）重新瀏覽電子文件傳輸記錄，確定電子文件的接收狀態。同時，控制電子文件后續選擇的標準，明確電子文件歸檔依據;（2）對于多次重復傳輸、接收的資料、圖片，選擇其中最清晰、內容最完整的資料進行保存;同時，若電子文檔歸類材料存在信息不一致等問題，要及時進行情況核對，再具體進行文件歸檔[3]。

建設項目電子文件歸檔的取舍環節，就是對項目相關的內容進行大范圍篩選，它在保障后續存儲資料質量中起到奠定基礎的作用。

2.1.3 電子文件歸檔整合

電子文件歸檔整合，就是進行管理前內部資料的記錄和管理，其過程一方面包括電子文件歸檔確定。即，對電子文件前期的分類、篩選等活動進行確認;另一方面是指將選擇出來的文件進行全面備份，以避免電子文件在程序運用期間丟失、損毀。

2.2 建設項目電子檔案管理

2.2.1 電子檔案格式管理

建設項目電子檔案管理工作開展期間，先進行資料存儲格式綜合調節，與后續檔案查找、應用等方面均有影響。以建設項目工程資料為例，進行電子檔案管理格式部分操作步驟可歸納為：1）資料檔案存儲記錄名字格式統一。一般項目施工檔案文件名字要按照由大到小的順序進行記錄。比如，檔案提供單位、項目全稱、項目負責人姓名、保密等級等進行檔案管理;2）檔案管理格式上應保持統一。一般來說，存儲格式應COS兼容為主，若內部存儲圖像資料，要以清晰的JPG、GIF等常用的格式為主;3）建設項目資料檔案中文字內容以常規性軟件可打開為宜，數據庫程序以C語言為首選。

結合建設項目施工管理的基本情況，合理有序的進行各類管理文件格式要求的整體調節，是檔案記錄清晰、不出現資料丟失的重要環節。

2.2.2 電子檔案存儲管理

電子檔案存儲管理，是指在電子信息內容整合過程中，為實現建設項目施工中多樣性工作的長期、多維度調節，應對項目資料進行存儲環節的科學性管理。其一，建設項目工程資料進行科學性調控期間，若建設項目無特殊要求，資料檔案存儲一般為光驅類和電子備份各一樣，這樣即使其中某一類產生了資料管理缺失性問題，進行系列操作時，就可以避免存儲檔案丟失、受損等狀況發生。其二，電子檔案存儲管理期間，注意存儲資料之間的邏輯性把握，也是不可忽視的內容之一。比如，建設工程項目綜合分析過程中，電子檔案存儲管理工作的序列性安排，除了按照資料的種類進行整合，還需要依據資料使用頻率、慣性等因素，對各個反面的電子檔案內容進行管理。

建設項目電子檔案管理系列性工作的有序性安排，是提升建設項目資源管理效率，實現多樣化資源統籌性安排的輔助性條件。

2.2.3 電子檔案安全管理

電子檔案安全管理，也是建設項目資料整理環節中不可缺失的工作要點之一。其一，電子檔案安全管理期間，在電子文件轉換為電子檔案、電子檔案存儲等系列步驟期間，避免每一個對接環節存在著資料信息丟失等問題，是電子檔案安全監管的第一步驟;其二，電子檔案安全管理工作序列性安排過程中，避免電子檔案后續應用期間的安全隱患，也是不可忽視的內容。比如，資料應用不到位，資料竊取等行為。

結合建設項目電子檔案管理工作的相關操作環節，多層次的進行安全防護戰略的探索分析，不僅是科學的檔案管理方式，還是社會信息體系不斷完善的體現。

3 結束語

綜上所述，建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理實踐探討，是建設項目領域資源科學分析與優化調節的理論歸納。在此基礎上，本文通過電子文件歸類判斷、電子文件歸檔取舍、電子文件歸檔整合、電子檔案格式管理、電子檔案存儲管理、電子檔案安全管理等方面，探究建設工程資料管理形式。因此，文章研究結果，將為建設資源科學調節提供新思路。

參考文獻

[1]王英瑋，常建法.《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》內容及相關問題的思考[J].北京檔案，2019（03）：18-22.

[2]盧雅楠.建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理系統構建探究[J].蘭臺世界，2017（S1）：120-121.

[3]廖志康.土地管理檔案電子文件歸檔和電子檔案管理模式探索[J].城建檔案，2019（10）：52-53.