探究機關事業單位檔案管理中的電子檔案管理

陳星

摘 要：隨著互聯網的快速發展，傳統的檔案管理模式逐漸開始被淘汰，機關單位應該跟隨時代步伐全面實行線上電子網絡化管理，一方面可以大大減少工作量，簡化資料查詢和整理的煩瑣步驟;另一方面，通過線上網絡化管理系統的逐漸完善，機關事業單位的整體服務質量也能夠得以提高。本文將從對機關單位檔案管理電子檔案管理發展中存在的問題出發，提出有效實際的解決策略，為機關事業單位檔案管理電子檔案管理模式的發展提供有效途徑。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;電子檔案管理

機關事業單位中，檔案整理錄入作為極其重要且不可或缺的環節，同時，管理好具有政治性機密性的檔案文件是機關單位的日常管理的核心要務[1]。隨著互聯網的普及速度加快，各個領域都在積極尋求和互聯網結合起來實現轉型升級的途徑，機關事業單位也應該積極導入數據庫系統加快檔案管理信息化發展，而電子檔案管理方式將作為機關單位高效率辦公從而惠民利民促進社會經濟發展的重要途徑，從根本上提高檔案管理的服務水平。

1 推行電子檔案管理模式的緊迫性

機關事業單位是面向社會群體具有服務功能的組織，由于無法調用市場資源來協助檔案管理工作的完成，機關事業單位只能通過對檔案管理方式的轉型升級，通過信息化管理系統的導入，不斷優化面向社會的服務質量，進而推動社會經濟的快速發展[2]。

日常工作中，檔案管理過程包括前期的資料信息錄入和后期的信息檢索，我國大多數事業單位保留的傳統檔案管理方式通常是耗費大量人力、物力和財力來完成手工整理錄入信息，不僅效率極其低下，還會存在錯誤、遺漏等工作失誤情況，同時，進行檔案整理歸納時，導致檔案資料的丟失和年代久遠的資料損壞等問題頻發。就目前的情況來看，通過將紙質資料信息資源整合轉換為虛擬的線上信息化解決方法成為現如今的當務之急。

2 電子檔案管理具有不可替代的功能

1）檔案數據庫的高效檢索功能。近年來，機關事業單位的逐漸嘗試全面實施電子信息化的電子檔案管理方式進行檔案管理，通過建立完備的數據庫系統，將檔案資料的信息一次錄入后，便可以永久保留備份，有效避免了檔案丟失和損壞，在服務社會時需要進行檔案檢索時，工作人員只需要在已經錄入歸檔的整個數據庫中搜索關鍵字就可以準確定位，不僅有效利用計算機數據庫的檢索功能，還簡化了工作人員的工作流程。另外，利用高效的電子檔案管理在保證工作量的同時還兼顧了工作服務質量，對尋求幫助的人民群眾給予高效準確的工作對接。

2）檔案數據庫的高效排查功能。檔案錄入歸檔后還需要機關事業單位工作人員對數據庫實時維護更新，通過電子檔案管理能夠迅速排除錯誤信息，削減大量的原來傳統檔案管理方式中存在的繁雜且枯燥的工作，此外，若面對系統突發情況及時調整工作步調和工作節奏，向專業技術人員尋求幫助可以快速解決問題。

3 檔案管理線上系統化管理方法的發展問題探究

1）線上網絡信息化管理規范制度不完善。我國的機關單位事業單位的電子化管理模式發展尚有不足，無論是在知識技術層面還是管理經驗方面都比較欠缺，目前仍處在不斷探索的發展初期，知識技術的不足導致電子檔案管理規范化制度不健全，無法分配明確的工作任務給專人負責，導致工作人員逃避責任、無人擔責等問題無法得到改善。

2）相關工作人員缺乏電子檔案系統操作的工作技能。機關事業單位中的負責檔案資料收錄、整理、調取、查詢的相關工作人員普遍存在的問題就是熟練掌握傳統的操作方式，無法快速地從傳統的管理模式中轉變為網絡化的信息管理方式，不具備熟練使用計算機系統的專業技能，導致工作中由于不熟練造成工作效率低下的情況無法避免。此外，檔案管理工作人員沒有認識到檔案管理工作的重要程度，工作態度不端正且缺乏為民服務的思想覺悟和愛崗敬業精神。

3）電子信息系統留有一定的網絡安全隱患。傳統的檔案管理方式主要依托紙質資料通過檔案管理人員進行人工管理和保護，由于檔案管理工作本身的工作量大工作內容繁雜等工作性質，人工難免會出現紕漏和疏忽，而排查起來更是需要投入更多的人力資源去完成，導致工作過程中檔案損壞、丟失、無法做到永久性完整性地檔案保存[3]。電子檔案管理系統的導入能夠有效改善上述問題，但需要注意的是依賴網絡技術必須防范網絡攻擊所造成的在線業務中斷、資料信息竊取、數據丟失等經濟損失，必須加強對所建立完善的電子信息系統安全防范意識，積極探討相關的應對措施才能防止重大經濟損失等情況的出現。

4 推動事業單位檔案資料線上系統管理的策略探討

1）加強相關從業人員對檔案資料線上系統管理的重視程度。在機關事業單位中，負責檔案管理的工作人員對本職工作重視度不足，由于原本的管理工作規范化制度不完善，工作責任不明晰導致無人擔責;同時，管理工作中大多也都是由于相關單位領導人員和工作人員對檔案管理電子信息化的意識不足造成重大經濟損失，所以機關事業單位在進行工作分配和部署時，應該保證上下工作步調協調一致，工作重視程度上保持統一，對工作流程規范化制度不斷修訂，明確規定電子檔案信息管理的工作流程，將線上系統化管理模式落到工作實處，實現完全的傳統檔案管理模式轉型升級。

2）建立完善的機關事業單位線上系統化管理規范化制度。由于機關事業單位推行線上系統化管理模式較晚，大多數機關單位檔案資料管理方法仍然停留在人工管理階段，無法做到完全擺脫傳統管理方法。電子檔案管理規范化制度還需要不斷深化完善才能夠形成科學效的規章制度。首先在工作過程中要加強對信息技術的運用，針對電子檔案管理中所存在的諸多問題，制定完善的檔案管理規范化制度;其次，也要建立完善相關的監督體制配合管理體制嚴格落實，確保機關事業單位的電子檔案管理工作的順利開展。

3）加強對檔案相關從業人員的培養力度。檔案管理人員是傳統檔案管理模式轉變為電子檔案管理的工作實施主體，工作人員的整體素質的好壞也決定了機關單位推行檔案管理信息化工作進程的快慢，因此機關事業單位在電子檔案管理工作中，應該選拔培訓一批具備相應工作能力的相關專業從業人員。首先，機關事業單位要注重對相關從業人員計算機信息化技術能力方面的提升;其次在此基礎上，還需要考核該項工作從業人員對線上系統化的電子檔案管理的規范化制度的掌握程度;最后，注重工作人員對工作職責的明確和工作態度的端正的培養，保證檔案管理工作的效率。

4）加強電子檔案管理數據系統的安全保障。機關事業單位推進檔案管理模式的轉型，重點在于信息資源統一管理方式的轉變，通過檔案資料信息數據庫的建立完善，有利于機關單位對檔案資料管理相關工作的統一部署，通過導入信息化數據系統可以實現信息共享、信息采集、信息比對等。互聯網的安全隱患也會讓電子檔案暴露在被竊取、盜用、損壞的危險環境中，對此機關事業單位一方面要引進專門維護系統網絡安全的專業人才，另一方面也要不斷提高檔案資料線上信息化系統本身的安全系數，引進先進的網絡技術和設施設備來保障線上數據系統的安全[4]。

5 結束語

機關事業單位推行電子檔案管理存在的諸多問題，需要相關單位積極應對解決，采取針對性的有效措施來推動檔案資料管理模式向著線上系統化的電子檔案資料管理方向發展。

參考文獻

[1]孟凡秀.事業單位檔案規范化管理探究[J].蘭臺縱橫，2017（01）：72.

[2]高麗.論述事業單位電子檔案的重要作用[J].現代辦公，2017，（281）：182.

[3]關紹鵬.機關單位檔案管理信息化探討及研究[J].蘭臺論壇，2018（9）：76-77.

[4]劉莎.探討機關事業單位檔案管理的創新及改革[J].檔案工作，2019（315）：111-112.