探究新時期檔案信息化建設與檔案管理思考

朱俊平

摘 要：針對檔案信息化建設與檔案管理，從應用價值、問題與解決方案三個方面分別論述，明確信息技術在檔案管理中應用的必要性，實現檔案管理升級與轉型。

關鍵詞：檔案信息化建設;檔案管理;硬件設備

信息化時代下我國各個行業紛紛開始轉型，應用信息技術創新管理方法，加快信息化建設。檔案管理也是如此，面對新時期對檔案管理工作提出的諸多要求，遵循與時俱進原則，將檔案管理模式與信息化緊密融合，開展檔案信息化建設的同時，創新檔案管理方法。在實踐管理期間不斷總結經驗，明確信息技術對于檔案管理工作的積極影響，從檔案整理、儲存、查詢等多個環節著手，切實提升管理工作的效率與質量，解決傳統管理模式存在的問題，這是檔案管理信息化建設的重要內容。

1 檔案信息化管理的應用價值

對比信息化檔案管理與傳統管理，前者在實踐應用中有非常高的價值，有利于提高檔案管理質量與效率[1]。第一，檔案信息化建設與管理直接提升了服務水平。因為信息化管理應用數字化、信息化技術整理資料，所以資料采集與整理的效率也因此而提升，通過信息技術也可以實現檔案信息資源共享，為檔案管理服務增加更多的附加價值;第二，檔案信息化建設有利于節省管理成本。全面實現檔案信息化管理的過程中，將實體檔案資料轉換為數字形式，具有虛擬性特點，憑借這一特征節省了紙張與檔案資料存儲需要的空間，同時也降低檔案管理硬件的成本支出;第三，減少檔案管理工作量。檔案管理的信息化轉型，減少管理工作量，降低了勞動強度，這也是提高檔案管理效率的重要前提。

2 檔案信息化建設與檔案管理問題

1）管理觀念缺乏創新。檔案管理工作作為企事業單位中的基礎工作，并沒有得到足夠的重視，甚至處在企業管理工作的邊緣地帶。雖然當前檔案管理信息化建設已經被提上日程，但是在實施進度上并不統一，導致這一問題的原因之一便是管理觀念缺乏創新[2]。一方面，部分管理人員工作態度不認真，在檔案信息化管理過程中沒有投入充足的精力;另一方面，檔案管理信息化建設進程受阻，想要查詢檔案資料不方便，也增加了管理難度。

2）檔案信息管理面臨安全性問題。檔案管理實現信息化轉型的過程中，憑借信息技術的諸多優勢提高了管理效率，但是信息技術面臨的安全問題，也同樣存在于檔案管理中。第一，網絡病毒。病毒是互聯網系統中常見的安全性問題之一，會破壞檔案數據，影響檔案數據完整性，也會阻礙后續管理工作的開展;第二，網絡黑客。黑客的存在會威脅到檔案信息安全性，有可能會面臨檔案庫內儲存數據泄露與被破壞的風險，嚴重威脅到企業利益。

3）檔案管理人才不足。檔案信息化管理工作的實施，需要培養專業水平高的管理人才，解決管理過程中可能出現的突發性問題，并且幫助其他管理人員熟悉檔案信息化操作要領，加快完成檔案信息化建設。另外，管理人員還需要熟練操作計算機，將檔案信息輸入到系統中，建設檔案管理信息庫。但是當前面臨的問題是，檔案管理復合型人才數量有限，限制了檔案信息化建設工作的有序開展。

4）檔案管理缺乏經費保障。檔案信息化建設與管理的順利實施，必須要有充足的資金作為保障，才能夠引進先進設備，提高管理服務水平，這也是檔案管理發展的主要趨勢。為了能夠滿足新時期對檔案管理的要求，還需要在管理模式創新期間及時更新技術與設備，并且按照高標準進行維護、保養。為了實現以上目標，需要充足的經費[3]。在檔案信息化建設經費方面，主要的問題是資金籌措難度大，實現檔案信息化建設資金需求較大，加之信息技術與電子產品更新換代的速度非常快，維修與升級也會支出大量費用，對于一些中小型企業而言難度較大。

5）檔案信息化管理進程不統一。檔案信息化管理的實現，主要依托信息技術，尤其是在信息化時代下管理模式的轉變也是非常重要的推動力。正因為檔案信息化管理、信息技術、先進設備之間的密切聯系，所以在開展檔案信息化建設期間，也難免會受到地區經濟發展因素的影響，從而導致信息化管理進程不統一的現象。一些經濟欠發達地區在信息技術與設備的使用方面存在限制，而經濟發達地區與之相反，這樣一來便會影響到信息化管理價值的體現。

3 檔案信息化建設與檔案管理的幾點建議

1）加強對信息化檔案管理的重視。檔案管理部門員工，需要從思想觀念上加強重視，認識到信息化管理對于檔案管理工作的重要性，只有樹立信息化管理觀念，才能夠拓寬檔案管理的空間，提高信息化檔案建設效率[4]。另外，管理人員積極創新檔案管理理念，在新時期環境下探索檔案管理模式，在檔案管理現有模式的基礎上，尋求與信息化融合效果更為理想的解決方案，幫助企業盡快實現檔案信息化建設的目標。

2）完善檔案信息化安全管理機制。為了解決檔案管理面臨的安全性問題，需要完善檔案信息化安全管理機制，針對信息化建設過程中可能出現的安全問題，提出針對性的解決方法。信息化管理制度的完善，一方面可以幫助管理人員明確有效的管理方法，切實加強檔案信息化建設的安全性，另一方面也能夠使檔案和信息技術充分融合，幫助檔案管理工作的創新。同時，在檔案安全管理方面，所有管理人員可以交流經驗，根據以往參與信息化建設總結的經驗，制定安全問題的解決方案，優化信息化安全管理機制，這也有利于完善檔案管理結構。

3）同步落實檔案管理人才引進與培養。提升檔案管理信息化水平，不僅要組織現有管理人員進行培訓，還應該深入落實人才引進機制，吸引更多專業人才，組建管理能力強、信息化管理經驗豐富的檔案管理團隊，加快實現檔案信息化建設。此外，企業在創新檔案管理模式的過程中，還應該為檔案管理部門所有工作人員創建在線學習系統，通過人員之間的在線交流，掌握更為豐富的信息化檔案管理技能，提高管理水平。

4）提供資金支持。檔案管理需要大量資金支持，建議提供資金支持，一方面堅持撥款，另一方面可以和同級單位交流學習先進理念，對現有的設備設施升級改造。管理部門要加強對檔案部門的重視，將檔案管理信息化建設歸納到信息化戰略中，增加資金的投入，幫助其解決預算方面的問題，引進先進設備與技術，進一步提升檔案管理能力。

5）改善檔案信息化條件。面對檔案信息化管理進程不統一的問題，建議從檔案信息化條件入手，體現信息化管理的作用，拓寬這一管理模式的覆蓋范圍，加強各個地區檔案信息化建設平衡性。第一，檔案管理部門需要積極落實信息化管理模式的創新，從信息技術、硬件設備方面追加投入，使得落后地區也可以切實提高檔案信息化管理能力;第二，管理部門致力于組建高水平的管理隊伍，精通信息化檔案管理技術，消除檔案信息化建設期間存在的影響因素。

4 結束語

綜上所述，針對檔案管理信息化建設的實施，其一需要及時轉變觀念，剔除傳統認知，加快融合信息技術與檔案管理工作，其二則要加強管理，規避檔案管理安全問題，保證檔案信息與資料的完整性，滿足新時期檔案管理要求。

參考文獻

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[4]王寧.信息化背景下企業檔案管理與服務模式的革新策略分析[J].智庫時代，2020（06）：41-42.