信息化時代醫(yī)院檔案管理的信息化建設

陳靜杰

摘 要：醫(yī)院檔案管理信息化建設利于提升醫(yī)院檔案管理工作的現代化和科學化發(fā)展，可為醫(yī)院管理的與時俱進性發(fā)展奠定基礎。文中在迎合醫(yī)院“互聯網+”發(fā)展趨勢的前提下，分析醫(yī)院檔案管理信息化建設中的問題，并提出針對性的應對策略，研究所得可為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)信息化發(fā)展提供一定借鑒。

關鍵詞：信息化時代;醫(yī)院檔案管理;信息化建設

互聯網時代的來臨，進一步推動了醫(yī)院檔案管理的信息化建設步伐。醫(yī)院檔案信息化是促動醫(yī)院管理改革快速推進的重要環(huán)節(jié)，也是社會需求和醫(yī)院發(fā)展有效統(tǒng)一的基本保障。然而，受到管理體制、人員專業(yè)性、技術及時更新能力、資金投入等各項因素的影響，醫(yī)院檔案管理的信息化建設不僅要面對歷史遺留的問題，如傳統(tǒng)檔案管理中存在的各類弊端，還需要面對信息化建設轉型所帶來的各類風險。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設中的問題

1）檔案管理格局混亂。隨著醫(yī)院管理改革速度的不斷提升醫(yī)院檔案資料的內容和形式也不斷出現新的變化。從以往的文書檔案、病歷檔案、圖片檔案，到當前的科研檔案、聲像檔案、實物檔案、病理切片檔案、磁盤檔案、計算機數據檔案等，醫(yī)院檔案的種類不斷增加，門類日漸繁多，急需要檔案管理人員及時進行檔案資料內容的分類，但由于醫(yī)院行業(yè)管理要求各類檢查聲像檔案和病理切片等歸屬各自所在的部門管理，綜合檔案室僅需要管理計算機數據、文書、病歷等各類檔案，如此醫(yī)院檔案信息化管理就勢必需要面對檔案管理多部門負責的格局。但是醫(yī)院檔案管理格局統(tǒng)一，管理檔案內容界定分明是醫(yī)院檔案管理信息化建設的基礎條件。這也是醫(yī)院檔案管理信息化建設成效提升的必然要求。

2）忽視信息化環(huán)境建設。醫(yī)院檔案管理信息化建設系統(tǒng)需要配套制度、良好的應用環(huán)境、及時更新的維護技術等作為實踐應用的支撐。但是以上幾項需要管理層的重視，需要對應的、具有持續(xù)性的資源和資金投入，需要相關部門的密切配合。但醫(yī)院缺乏明確的激勵機制、規(guī)章制度等的情況并不少見。此外，醫(yī)院檔案信息化管理是幫助醫(yī)患互助、互利、互通的重要載體，也是醫(yī)院檔案信息資源得以共享的前提。資源共享勢必會涉及隱私保密、保護問題，醫(yī)院檔案信息化管理就勢必需要與資料檔案共享平臺同步構建，然而，兩者并不同步構建，或者其中之一在醫(yī)院檔案管理信息化建設中缺失的情況在我國醫(yī)院建設中也是客觀存在的。

3）人員專業(yè)素質參次不齊。我國醫(yī)院檔案管理工作人員的技能素質需要契合醫(yī)院檔案管理信息化建設的要求。這是確保醫(yī)院檔案管理信息化建設有效推進的前提。但是，當前我國醫(yī)院檔案管理的工作人員大多是非“檔案管理+信息化”型人員，對紙質檔案管理可能駕輕就熟，但是思想、觀念、技能、素質卻不一定符合信息化時代對檔案資料管理手段及時更新的要求。隨著其年齡的不斷提升，一旦其學習能力、創(chuàng)新能力、興趣和活力等逐漸減弱。而新入職的人員，對資料信息化管理的操作和技術等有可能較為熟練，但是工作經驗有限，此兩種情況的客觀存在必然會影響醫(yī)院檔案信息化建設所需的人員團隊建設水平。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設的基礎思路

1）醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)建設。醫(yī)院檔案管理信息化需要在穩(wěn)定醫(yī)院現有管理工作的基礎上，結合醫(yī)院實際情況，統(tǒng)一規(guī)劃醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)需求，在協(xié)調各部門現有檔案應用訴求的基礎上，逐層建設和完善。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設的過程中要遵從標準化、系統(tǒng)化和統(tǒng)一化原則，使用雙軌制來嚴格限制實操與規(guī)劃步驟，保證歸檔資料有效完整。檔案管理信息化建設要重視資金、資源、人才、技術等準備工作，資金、資源、人員必須充足，技術投入必須專業(yè)并及時更新。

2）醫(yī)院檔案管理信息化應用及維護。醫(yī)院檔案管理信息化建設所需的日常維護以及系統(tǒng)的定時更新均需要網絡通訊技術和計算機技術的支持，需要檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件的及時維護。因此，相關工作人員要有醫(yī)院檔案管理信息化應用及維護意識，不能出現問題才亡羊補牢，而是在問題出現之前，做好權限控制和安全控制，保證檔案信息的保密性和安全性，并力求將隱患降低到最小。此外，醫(yī)院檔案管理信息化建設還需要做好檢索工作，并保證信息化設備和設施正常使用，確保系統(tǒng)更新工作和技術升級工作與醫(yī)院規(guī)章制度的更新契合等。相關工作人員從新的角度來多形式、全方位的開發(fā)并使用醫(yī)院檔案管理信息化資源，要摒棄原有的視角和思維，從如何提升醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的角度，進行醫(yī)院檔案管理信息化應用及維護等。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設的保障

1）厘清檔案分類，紙質電子化齊頭并進。我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在穩(wěn)步推進中，但是醫(yī)院檔案的信息化建設尚處在初始階段。為確保醫(yī)院檔案管理信息化建設的順利推進，建議相關工作人員按照節(jié)約時間成本的要求，依照存量數字化、增量電子化原則，持續(xù)推進醫(yī)院檔案的電子化專戶和存儲，厘清檔案分類，以便加快紙質檔案的數字化發(fā)展速度。從規(guī)范化、統(tǒng)一化、系統(tǒng)化、科學化層面考慮，建議構建各級醫(yī)療衛(wèi)生體系與各類醫(yī)院都能使用的檔案信息管理化規(guī)范和標準，可按照先試行后調整的方式，自下而上的歸類檔案種類和存儲形式，之后總結出適合醫(yī)院檔案信息和建設所用檔案管理標準和各類檔案適用的管理模式。

當前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革還在進行中，醫(yī)院檔案管理信息化建設尚在起步階段，紙質檔案數字化和電子文件運行只能齊頭并進而不能一刀切的數字化，這是客觀事實。對此，建議醫(yī)院在厘清檔案分類的前提下，存量數字化、增量電子化，在加快紙質檔案數字化發(fā)展的同時，推動電子文件管理，保障兩者齊頭并進，共同發(fā)展。

2）保證資本投入，強化信息化環(huán)境建設。進入21世紀后，科學技術的高速發(fā)展，尤其是云技術時代和移動網絡時代的來臨，對信息化建設的訴求日漸嚴格，醫(yī)院檔案管理的信息化需要具有可持續(xù)性的資金和資源投入。從醫(yī)院信息化管理的可持續(xù)發(fā)展角度出發(fā)，建議醫(yī)院將檔案信息化建設與管理工作列入地區(qū)各級醫(yī)院管理及地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的議事日程，構建起專門的組織架構，并明確培訓、監(jiān)督、指導、管理等各方面的責任分工。在強化信息化環(huán)境建設方面，保證資金、配套軟硬件設施等的持續(xù)投入，保障資源及時更新與技術和軟件等的升級換代。在檔案信息資產管理方面，設置適宜的獎懲措施，鼓勵和引導各科室各部門自主啟動檔案信息化建設，并為此項工作獻計獻策。

3）更新觀念，加強人員專業(yè)團隊培訓。無論是醫(yī)院還是醫(yī)療主管部門，都需要構建起檔案信息資產意識。尤其是醫(yī)院管理者、醫(yī)療行政主管領導更需要從思想上提升自己對檔案信息化建設緊迫性和重要性的認知。按照醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的需要，將醫(yī)院檔案信息化建設及監(jiān)督管理列入醫(yī)院管理議事日程中，在明確檔案管理信息化建設相關工作人員責任分工的基礎上，培訓、監(jiān)督、指導各部門和各科室檔案信息化建設工作。

為保障醫(yī)院檔案的信息化建設速度，建議余元不斷健全培訓組織和制度，及時更新培訓內容，階段性、層進性的提升檔案工作人員的檔案信息化管理的專業(yè)能力、素養(yǎng)、知識儲備等。檔案信息化人才隊伍建設和人員儲備是第一要務，醫(yī)院方可按照當前檔案管理人員的工作能力、知識儲備、專業(yè)技能情況，結合醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展要求，為之安排時效性強、實效性強、針對性強的培訓內容，并將培訓與其工作的績效考核掛鉤，以此來提升相關工作人員參與培訓的積極性與主動性。

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