淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

郭東妍

摘 要：隨著社會從傳統的紙質時代進入快速的信息化時代，檔案管理工作變得重要而繁瑣，亟待創新。為了擺脫目前檔案管理工作存在的效率低下、數量繁多、管理和條件等現實狀況，結合信息化時代的科學技術手段，可針對性地進行管理工作的創新，以便更好地服務于人這一主體。

關鍵詞：檔案管理;信息化;科學發展;路徑;創新

1 檔案信息化管理的作用

1.1 以智能化的管理模式代替傳統的管理理念

以往的檔案保管只是一種簡單的存放，是一種不對外開放的管理模式。民眾若想借閱檔案，通常手續比較繁瑣，因此檔案的實際利用率非常低，其社會參與性和對社會所起的作用就更小。但是采用智能信息化的檔案管理模式后，各個環節都進行了簡化，將檔案管理公開化、透明化、科學信息化，進而提升了檔案的有效利用率，檔案也在社會發展中充分發揮了重要的作用。

1.2 最大力度的提升檔案管理的時新性

在現實工作中，實現檔案的信息智能化管理，在前期的檔案入庫、編號到后期的檔案調動，均需要科學的安排。如需要借閱檔案時，可以通過信息技術非常便捷的檢索到想要調動的檔案，在一定程度上提升了檔案材料管理的時效性。在利用電子檔案進行資源整合中，可以最大限度的將資源進行共享，有效的提升資源的利用率[1]。將檔案資料完整的錄入計算機后，利用電腦強大的數據庫，可以有效的避免資料重復錄入，在節約人力資源的前提下又極大的提升的檔案管理的工作質量。

1.3 最大限度的提升檔案的利用率，實現檔案的價值

檔案管理實現智能信息化，最大限度的提升了資源的共享，最合理化的提升了檔案資源的有效利用。若將檔案資源進行信息化整合，可以有效的提升檔案資源的利用空間，能夠為各個單位及時有效的利用檔案開展工作提供了便捷的途徑。

2 分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

2.1 檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現代化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決[2]。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

2.2 目前在檔案信息化管理方面有待實現標準化和法治化

客觀的看待我國現階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現共享，究其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規范化的體系，檔案管理處于分散狀態，不同部門在管理檔案時所執行的政策是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。2）從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內容也各不相同，有不協調的情況存在。3）我們所處的時代信息化技術飛速發展，而且處于動態變化之中，這對系統建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。

3 加強檔案管理信息化建設的路徑

3.1相關部門要加強對檔案管理人員的深入教育

隨著我國經濟的快速發展，檔案的種類和數量都大大增加，這就對檔案工作等提出了新的挑戰，傳統的檔案管理模式已經不能跟上時代的發展。所以說，檔案信息化建設已經是重中之重，這個問題要得到相關負責人的重視，并加大對信息化建設的投入。然后進行規劃，并制定出檔案信息化進程的長期目標，從而推動檔案管理工作的健康發展。

3.2 完善檔案信息化管理制度

不論是哪一種管理，都要有完善的管理制度作為支撐。然而，在檔案管理信息化建設中，也是必不可少的。只有健全相關的管理制度，明確相關人員的主要職責，并將工作落實到責任人，才能提高工作效率，才能增加檔案管理的信息化水平。具體而言，首先領導要對檔案管理工作重視，這是檔案管理制度落實的基礎條件[3]。另外，還要制定一些監督制度，這樣才能將制度落實到位，從而提高檔案信息化管理。

3.3 充分的利用數字化技術手段

從目前情況來看，我國檔案管理信息化還缺少長遠的規劃。對于這個問題，我們要對檔案管理理念進行革新，同時也可以借鑒或者是引入先進的技術，這些技術可以包括互聯網技術、大數據技術等，用這些先進的技術對信息資源進行整合，從而進一步的對資源的管理以及利用，實現資源的共享。

3.4 對檔案管理信息化服務進行創新

在社會的發展中，要不斷的對檔案信息化服務進行創新，這樣才能使其符合時代的發展。比如說，可以開通網上檢索功能，這樣就可以實現資源的共享，同時也可以提高資源的利用率。另外，還可以構建相關的電子文檔信息中心，這樣用戶不僅可以將自己的電子文檔進行上傳，還可以對自己所需要的文檔進行下載。在實際的發展中，要對檔案信息化服務內容不斷的進行更新，這就要求對其工作職能進行創新，主要是從傳統的檔案保管轉變成現在的檔案利用，從封閉的檔案管理轉為開放的檔案共享。

3.5 對檔案管理信息化機制進行創新

對于目前的市場經濟而言，企業檔案管理制度要做到與時俱進，根據實際情況進行積極的改變和創新，這樣才能使企業得到更好的發展。具體而言，企業可以建立獎懲機制以及責任制，將工作細化到每一個部門或者是每一個員工的身上，這樣就能保證員工的責任感。通過獎懲制度的制定可以，可以營造出良好的企業氛圍，同時也可以激發員工的使命感和責任感[4]。另外，企業還要加強檔案管理信息工作的安全，強化計算機網絡的管理工作，將重點內容進行優先管理，以免出現信息的泄露，損害企業的根本利益。

3.6 可以實現文件的信息共享

目前，我們已經進入到了大數據的時代，為了方便相關人員的工作，我們需要加大對檔案信息的共享。在對文件信息共享的時候，我們可以利用先進單獨檔案管理軟件對其進行管理，這樣也是保證信息資源共享的基礎性條件。然而，在檔案信息共享的時候，我們要以檔案信息安全為前提。大數據的到來，不僅給我們的工作以及生活帶來了更多的便利，同時也帶來了一定的威脅，網絡安全就是最為常見的一種。所以說，相關部門要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進一步加強對安全方面的建設。

總而言之，檔案信息化管理模式的有效運用，可以將檔案這一非常重要信息資源的價值，最大程度的在實踐工作中加以體現。當今的檔案信息管理工作，應不斷在完善中創新管理模式，進而有效的促進檔案管理工作的開展，最大程度上體現出檔案的可利用價值。

參考文獻

[1]童心.XB企業檔案管理信息化建設研究[D].西北大學，2018.

[2]張嵐.在單機環境下引入網絡管理的概念[J].黑龍江檔案，2018（03）：39.

[3]邱宗燦.影響檔案信息化發展的因素[J].黑龍江檔案，2018（03）：30-31.

[4]艾偉.如何推進檔案管理與信息技術的有效融合[J].機電兵船檔案，2018（03）：39-40.