信息時代下行政單位檔案管理工作芻議

陳琛

摘 要：隨著我國步入信息化時代，各行各業的工作模式都得以轉變，對行政單位的檔案管理工作來說亦是如此。信息化時代的到來，降低了檔案管理任務的繁重程度，減少了工作環節，但同時也為檔案管理帶來一定挑戰。本文分析了信息時代下行政單位檔案管理工作面臨的機遇與挑戰，并提出相關建議。

關鍵詞：信息時代;行政單位;檔案管理

隨著事業單位生產結構與人員結構日益復雜，在一定程度上增加了檔案管理的工作難度，導致檔案管理工作出現各種漏洞，對單位內各部門運營帶來不利影響。特別是采用傳統的檔案管理辦法，需要工作人員花費大量時間去收集和整理檔案，檔案庫內龐大的檔案資料給檔案管理工作帶來較大難度，嚴重降低了檔案管理工作的效率和質量。隨著信息技術的發展，將其應用到檔案管理當中，轉變了傳統的檔案管理效率和質量低的問題，提高了檔案應用率，對企業發展有重要意義。

1 行政單位采用信息化檔案管理的意義

1）有助于信息資源共享。信息化的檔案管理由相關部門統一規劃部署，將現代化信息技術與檔案管理工作充分整合，使信息化技術實現全覆蓋，為信息資源共享建立了信息網，使信息傳播更加便捷高效。行政單位在平時工作中，可通過運用高效的信息管理技術，增加信息的交互性，提升整體工作效率。

2）為檔案管理工作提供了新的契機。檔案管理信息化轉變了傳統的檔案管理重心，更側重于信息化管理。傳統檔案管理主要是紙質管理法，檔案整理較為繁瑣、難以實現永久保存、工作效率相對較低、占用空間較大，已經不符合當今時代發展趨勢。信息化的到來使檔案管理更具高效性，無需占用過多的資源，減輕了檔案管理工作者的負擔。隨著我國信息化發展越來越迅速，檔案管理工作也應與時俱進，抓住發展契機，積極提高檔案管理工作的信息化水平，進而提高工作效率，提升企業影響力。

3）檔案管理成本降低。傳統檔案管理因任務繁重需要專門的檔案管理部門負責，并且對檔案管理人員的知識要求較高，需要知曉出版、后勤、法律等各方面內容，因此行政單位所投入的成本也相對較高，而通過運用電子設備，可解放大部分人力資源，更能應對難度較高的工作。運用計算機管理檔案，有效節省了時間與成本，同時也略過了加工信息與合成信息的過程，使檔案管理更具高效性。

2 信息時代下行政單位檔案管理工作面臨的機遇與挑戰

1）面臨的發展機遇。信息時代帶給行政單位檔案管理的機遇主要體現在三方面：第一，使信息技術與檔案管理相融合，更便于檔案資源的收集、整理、存儲與共享，有效提升了檔案管理的工作效率與質量;第二，檔案通過信息技術傳播有劃時代影響[1]。采用信息化的檔案管理無需花費過多的時間，降低了保存難度，達到了檔案信息作為檔案管理的中心地位，這也是檔案管理的一個重大轉變。檔案的信息化管理可有效分離載體信息，采用云存儲的管理方式，不單使信息存儲容量大大提升，同時也實現了信息存儲與傳播的永久性;第三，信息技術飛速發展的情況下，使檔案記錄與管理更具精準性，使檔案資源查詢更具靈活性、全面性。

2）面臨的挑戰。信息技術在給檔案管理工作帶來發展機遇的同時，也帶來一定挑戰，主要體現在三方面：一是檔案信息化管理是一個系統且復雜的管理工作，不僅需要全面考慮本單位的企業規模、權限設置、人員及設備情況等，還應考慮區域因素，對檔案管理進行統籌規劃。但是當前我國還沒有建立統一、規范的檔案信息化系統，缺乏相應的資源共享以及互相合作意識，行業之間缺少關聯性;第二，計算機設備以及資金方面投入不足，既精通檔案管理又懂得計算機知識的復合型人才匱乏。從當前情況看，我國企業中還有很多檔案管理人員使用傳統檔案管理辦法，采用紙質管理模式，缺少良好的信息技術水平;第三，存在信息安全風險。木馬病毒以及黑客入侵是威脅計算機安全的主要因素，一旦發生這種情況，將會導致計算機內部信息被盜用、丟失、篡改等問題，使企業受到嚴重損失[3]。我國的計算機安全技術還有待提升[2]。

3 信息時代下行政單位檔案管理工作的相關建議

1）加強檔案管理制度完善。傳統的檔案管理部門沒有建立行之有效的管理制度，檔案管理工作缺少參考依據，導致檔案管理效率不高。采用信息化檔案管理模式，需要企業內部建立與之相匹配的管理制度，明確檔案收集與管理的工作人員，利用信息技術進行檔案文件信息記錄，能夠追溯到檔案的來源與存檔情況。同時安排專人負責檔案查閱工作，防止不法分子對檔案信息進行盜竊、篡改，確保檔案查閱的合規和合法性。這種可以保證檔案管理工作有跡可循，避免一旦出現檔案被損壞或者丟失無從查找問題。另外，部門應定期召開工作會議，總結工作中存在的問題，共同商議解決措施，為檔案管理出謀劃策。在會議召開的過程中，鼓勵管理人員共同交流探討工作經驗，互相借鑒學習，提升自身檔案管理工作水平。

2）強化信息化檔案管理意識。要想提高信息化檔案管理效果，需要單位領導以及員工對信息化檔案管理有正確認識，提高對檔案管理信息化的重視度。組織檔案管理人員進行相關知識培訓，強化其職業技能。并結合企業實際，制定合理的獎懲制度，以激勵檔案管理人員的工作熱情，調動他們學習的積極性，更好的從事檔案管理工作，保證工作質量。同時，將檔案管理信息化建設與員工評職稱、業績考評相掛鉤，強化其檔案管理意識。

3）加大軟、硬件設施投入力度。軟、硬件設施是檔案管理信息化的基礎，包括多媒體設備、掃描儀以及計算機等。企業應加大資金投入，為檔案管理信息化提供基礎保障[3]。應用設備的先進性直接影響檔案管理工作的運行速度以及存儲空間，是檔案管理信息化開展的重要內容。隨著檔案信息化的發展，應及時進行信息管理系統維護和更新，因此需要單位對軟件和硬件設備加大投資力度，促使行政檔案管理工作穩步進行，提高信息化檔案管理的應用成效，為企業決策提供及時、有效、準確的檔案資料。

4）加強現代化與信息化建設，使檔案得以充分利用。為促使行政單位制度更好的改革，必須加強檔案管理的現代化，促使檔案管理全面提升管理效率，發揮其功能。在檔案管理的過程中，需要加強現代化技術的應用，以更好的提高工作效率，延長檔案使用年限。首先，可利用計算機完成檔案的輔助管理，現代技術與設備通過計算機處理，使完成整理的檔案資料及時傳送至計算機中，檔案管理由計算機與紙質共同完成;其次，各級行政部門的檔案管理人員應確保信息管理的準確度，使信息傳遞更加及時;最后，檔案管理創新的過程中應加強網絡技術應用，將保密范圍之外的資料分享給社會公眾，使資源全面共享，更體現出檔案管理的意義。如此一來，檔案管理的治療與效率更上升了一個等級，檔案管理的效率也會穩步提升[4]。

4 結束語

檔案管理工作對企業發展有重要意義，能夠為企業相關決策提供所需資料，從而提升決策的合理性。信息化時代背景下，需要檔案管理人員與時俱進，從傳統紙質檔案管理中過度到信息化檔案管理，認識到信息化檔案管理的意義，積極提升自身計算機技術水平，企業也應針對信息化檔案管理建立相應的制度，積極面對信息化時代給檔案管理帶來的挑戰，全力提升信息化檔案管理水平[5]。

參考文獻

[1]張偉.企業檔案管理現狀分析與對策探討[J].赤子，2019.10.

[2]陳靜.人力資源檔案管理對策研究[J].勞動保障世界，2015（14）：10-12.

[3]蘇冠賢，宋歡.無紙化辦公環境下檔案資源整合模式的研究[J].蘭臺世界，2015（20）：116-117.

[4]賀向楠.優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平[J].智庫時代，2019（02）.

[5]黃潔梅.事業單位改革與人事檔案管理創新初探[J].城建檔案，2017（11）.