如何推進社會保險檔案信息化的建設

張發輝

摘 要：近些年來我國經濟高速發展的同時，社會保險檔案管理工作也在逐漸適應現代化與信息化的時代發展進程，加強了計算機技術的應用。本文簡略闡述了推進社會保險檔案信息化的必要性，并從多方面提出了幾點推進社會保險檔案信息化的措施，希望能夠為相關工作人員提供借鑒意義。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;信息化

社會保險是我國社會保障中重要的組成部分，現如今隨著社保覆蓋范圍的增大，社保檔案管理的工作量也有所增多，盡管有關部門已經為此進行了改革，當仍有部分不利因素阻礙社會保險檔案管理的正常開展。因此，有必要加強信息化技術手段的應用，優化管理模式。

1 推進社會保險檔案信息化的必要性

在當前社會發展時代進步的大環境下，計算機信息網絡技術廣泛應用在各行各業中，并取得了良好的效果。對于社會保險業務檔案管理工作來說，同樣應該適應時代潮流，將檔案管理工作與信息技術進行有效融合，推進社會保險檔案信息化發展。若想切實提升社會保險檔案管理工作的效率與質量，需要促使數字化技術以及信息化技術的作用得到充分發揮。當前我國業務檔案逐漸增多，管理難度加大，若仍沿用傳統的檔案管理模式，將無法滿足現代化管理需求。

與此同時，現代化為檔案管理賦予了全新的功能和內容。落后的服務手段以及傳統的檢索方式效率低，無法適應當前社會保險的發展速度。因此，需要對先進的科學技術加以重視。在實際工作中，大力推進社會保險檔案信息化管理不僅是為了與信息化社會對于社會保險檔案管理工作的相關要求相符合，還是為了促使社會檔案管理工作在當前現代化、信息化的時代背景下高效完成，為人民服務。為此，有必要加速推進社會保險檔案信息化管理進程，使其與信息化發展充分融合，借助先進的信息技術將原本傳統的管理模式進行深化改善。

在社會保險檔案管理的過程中有效運用現代化信息技術手段，可以將原本繁瑣復雜的工序化繁為簡，促使傳統人工編制歸檔目錄的方式向自動編制歸檔目錄轉化，采用信息檢索的形式代替落后的手工檢索，提升管理水平。因此有必要加強對相關軟件的研發力度，確保社會保險檔案管理能夠保持信息化的發展趨勢[1]。

2 推進社會保險檔案信息化的措施

2.1 樹立社保檔案信息化意識

從當前我國社會保險檔案管理工作的開展現狀來看，相關領導以及各級管理者并沒有對其檔案管理工作產生正確的認識，致使社保檔案信息化程度偏低。若想從根本上改變此現象，必然要大力推進其信息化管理進程，所以相關人員樹立起正確的社保檔案信息化意識尤為重要。各級領導以及有關管理者應發揮良好的榜樣作用，與工作人員進行有效交流，共同對社保檔案管理工作開展學習，對社保檔案管理信息化的內容、理念、作用以及重要性進行明確。與此同時，樹立起正確的管理觀念，提升對信息技術的認識，秉持信息化意識開展工作，以便促進我國社會保險檔案管理工作的高效進行。

2.2 構建社保檔案管理框架

若想切實推進社會保險檔案的信息化進程，除了有關領導與管理者要樹立起正確的信息化管理意識外，還應積極構建起社保檔案管理的框架，在統一的管理模式中，逐漸落實社保檔案信息化管理的各項內容。

首先，應針對社保檔案所涉及的基本內容進行規范，根據相關標準采集社保檔案的各種信息，保證社保檔案信息的通用性，使得可以通過信息化存儲的方式實現社保檔案的交換。

其次，針對社保檔案中信息化建設的模塊，相關人員應進行完善與發展，使在相應的模塊之中能夠讓社保的支出、繳費以及續接等信息得到傳遞以及收集。

最后，創新現有的社保檔案管理信息化操作軟件，增強其實用性與可操作性，提升社保檔案信息檢索與服務的工作效率，進而促使社保檔案信息統一匯總的工作順利進行。

2.3 完善社保檔案的信息化體系

對于我國的社會保障事業來說，社會保險檔案管理工作至關重要，是確保社會保險業務順利開展的重要基礎。因此，為了實現預期的管理效果，應切實認識到社保檔案管理工作的重要性，并在實踐過程中完善社保檔案信息化管理的體系。總的來說可從以下幾方面入手：

首先，相關人員應加強對在業務經辦過程中所用到的業務資料重要性的認識。例如，對業務經辦所涉及法律法規、參保人員所上交的資料以及企業的相關報表等收集工作。

其次，企業應加強對在崗職工相關資料的深入調查，避免屢屢發生的文件丟失以及損壞的事件，造成參保人員的利益損失。

最后，應堅持符合相關檔案管理要求，實現公開、透明的檔案信息化管理，利用科學合理的渠道將已經整理收集完畢的社保檔案發布出來，為參保人員的實際查詢創造良好的條件，確保其能夠體現出應有的價值[2]。

2.4 創新社保檔案信息化管理技術

盡管新時期我國社保檔案管理的信息化進程已經有了明顯的成果，但為了能夠實現其深化發展，還應在原本的基礎上進行創新。例如，將現階段得到廣泛好評的二維碼以及條形碼應用到社保檔案信息化管理當中。尤其是近年來“掃一掃”功能，由于其具有高效便捷的特點，已實現了在各行各業的推廣，例如投票、支付和社交等。在對社保檔案進行管理時，相關人員可結合“掃一掃”功能，為每位參保人員提供特定的二維碼，并將全部社保信息進行有效整合，如此一來，參保人員若是想掌握自己社保的狀態，便可通過“掃一掃”實現，不僅方便了參保人員，還能夠減輕工作人員的壓力，增強社保檔案管理效果。

對于檔案本身來說，相關研究人員可以編制特定的條形碼，以此建立起電子檔案與紙質檔案之間的聯系，將條形碼打印出來，并粘貼在與之對應的紙質檔案上，接著便可通過掃碼上傳相應信息至互聯網，最終形成索引。經過這一系列的操作，工作人員若是想要對相關資料進行調用，便可在索引中進行搜索，順利快捷的找出文件，大大節省了勞動力的支出。

2.5 培養專業化人才

管理工作人員是社會保險檔案管理信息化的重要基礎，管理人員的專業化程度對于信息化檔案管理的工作效率以及實際水平有著重要影響，基于此，應加強對相關工作人員的培訓，在教授其理論知識的同時，還要提升其崗位責任感與思想道德素質。若想切實提升社保檔案信息化管理人員的專業程度，可以從以下幾個方面入手。

相關培訓人員可將社保檔案管理所涉及的相關法律法規作為基礎，開展相應的教育培訓工作，對管理人員起到規范和約束作用。對于社保檔案管理工作人員來說，擁有強烈的責任意識以及依法辦事的法治意識是十分重要的。與此同時，還應加強在業務方面的學習培訓。在當前現代化與信息化發展不斷推進的社會背景下，人們的工作與生活的節奏逐漸加快，提高了對社保的關注度。因此，社會保險業務檔案管理的人員需要主動進行自我完善，熟練掌握社會保險相關業務，進而逐漸實現科學化與規范化社保檔案管理。同時，管理人員還應該注重開展有關計算機知識的學習，增強自身綜合素質。

3 結論

總而言之，將現代化的信息技術手段應用在社會保險檔案管理工作中，能有效提升其工作效率，同時逐漸舍棄傳統紙質管理方式也符合現代社會的需求。因此，各級領導與管理者應樹立正確的信息化檔案管理意識，完善好信息化管理體系與框架，創新相應信息化管理技術，為高效檔案管理工作開展奠定基礎。

參考文獻

[1]李圖海.淺析社會保險業務檔案管理信息化措施和途徑[J].卷宗，2019，9（32）：86.

[2]魯冰.論“大數據”時代下社會保險檔案信息化建設[J].電腦知識與技術，2019，15（29）：289-290.