人事檔案管理的網絡信息化建設初探

肖斌

摘 要：隨著時代不斷發展，網絡信息化建設也在不斷進步。過去，人事檔案管理工作比較繁瑣，需要根據具體的管理任務來開展，都是依靠人工收集、整理、查詢，在干部人事檔案管理過程中工作量很大，需要耗費大量的人力和物力。目前應用互聯網進行網絡信息化的建設使得檔案管理工作逐步實現現代化，提高了檔案工作的效率。

關鍵詞：人事檔案管理;網絡信息化建設

干部人事檔案管理，主要分為檔案資料歸檔、檔案資料傳遞、統計、保密等等，需要按照完善的規章制度進行，每一個環節對于干部人事檔案管理都有著重要的意義。人事檔案管理工作需要借助現代化的科技手段為其提供強有力的技術保障，提高管理的水平;檔案管理應充分利用網絡化建設，幫助管理相關資料，提高管理應用的效率。本文主要分析了干部人事檔案管理網絡信息化建設的意義及存在的問題，提出網絡信息化建設的措施，提高檔案管理的效率和質量。

1 人事檔案管理網絡信息化建設的意義

1.1 有助于提高干部人事檔案管理的工作效率

在進行干部人事檔案管理時，需要把整個檔案整理作為主要工作開展。在過去，人工整理檔案工作量很大，浪費很多的時間和人力。比如過去在查找檔案時，工作人員需要在目錄當中去查找，比較費時費力，而且容易出錯。進入了信息化時代的當下，在進行檔案管理工作時應采用高科技的手段，通過應用信息技術來提高信息的自動化管理水平及效率。在網絡信息化建設中，建立完善的檔案信息數據庫，提供精準查詢，提高了干部人事檔案管理的效益，也提高了工作效率。

1.2 有助于提高干部人事檔案信息查詢的速度

紙質檔案在管理中特別重要，在以往的查詢中容易對紙質檔案造成損壞。自從應用了網絡信息化建設，對紙質人事檔案進行歸檔，圍繞其年齡、認知、時間進行分門別類整理，建立完善的檔案信息數據庫，提供查詢時就不需要依靠人工來查找資料，提高了工作效率，也很好地保護了紙質檔案。在進行檔案管理時，只需要在計算機上就可以獲取電子檔案相關信息;在提供檔案查詢時，檔案管理部門通過檔案信息關鍵字的檢索查找檔案的具體位置，方便快捷地進行信息檢索，大大地提高了干部人事檔案信息查詢的速度。

2 人事檔案管理網絡信息化建設存在的問題

2.1 缺乏完善設施

在干部人事檔案管理工作中，一些邊遠地區計算機網絡基礎設施建設投入不足，網絡建設不全，無法進行信息化檔案管理工作;有些地區雖然有電子檔案，但是基礎設施設備陳舊，由此可見我國信息化檔案管理并沒有完全普及。在信息化網絡不斷發展的今天，相關部門在管理時仍然采用人工管理的方式。信息化缺乏完善的硬件設施，特別是計算機、掃描儀、互聯網，這些都影響了人事檔案信息建設的發展。

2.2 缺乏完善的信息化管理制度

人事檔案信息化管理的基礎是數據，要確保數據的完整及準確就要依托統一規范的管理制度。當前，很大部分的單位在干部人事檔案管理中缺乏嚴格的檔案管理制度和資料調閱制度，對檔案信息的收集、整理、利用沒有一整套行之有效的管理流程，導致了資料存放無序，管理應用混亂的局面，難以應對在檔案信息化建設工作中出現的突發狀況;另外，相關的人事檔案管理法并未進行定期完善和修正，一些法律法規難以符合目前的管理現狀，缺乏針對性、科學性和具體，難以發揮指導和說明的作用。

2.3 缺乏專業的管理人才

當前我國大多數的企事業單位中，專門從事干部人事檔案管理工作的人員較少，整體水平相對較低。這些人員未受到過系統專業的檔案業務培訓，檔案管理專業能力低下，對檔案信息資源的收集意識也較為薄弱。在檔案的初期審查、檔案登記、整理、保存各個環節不夠細致、嚴謹，不善于運用新技術、新手段，缺乏對檔案全面、系統、連續性的合理規劃。專業人才的缺乏使得在檔案的整理、搜集、檢索、存儲過程中不完善，嚴重阻礙干部人事檔案的管理工作，在一定程度上也制約了干部人事檔案信息化建設的發展與進步。

3 人事檔案管理的網絡信息化建設措施

3.1 應用先進技術設備

在進行干部檔案管理工作時要想提高發展水平，應該引進一些先進的技術設備為開展檔案信息管理工作提供保障，構建完善的網絡信息管理平臺，提高干部人事檔案的安全性。根據信息化管理的建設要求，應加大對硬件設施的投入，保障檔案信息管理工作，實現資料共享，通過科學的管理方式推動信息管理工作全面發展。在進行干部人事檔案資料管理時提高工作人員管理的水平，對檔案信息進行整理，完善電子檔案統計，建立科學完善的管理系統，在數據庫當中保存紙質的檔案信息，高效利用信息。

3.2 保障人事檔案信息安全

建立檔案管理信息化中熟練操作計算機可以保存文字、圖片和聲音，為今后的查詢和共享提供便利，保存檔案的價值，但通過應用信息化網絡建設保存利用檔案信息有一定風險，應采取措施防止電腦泄露信息。在檔案管理中不僅要保障信息的共享，也要保障信息的安全。技術管理部門要做到檔案內部局域網不與外網連接，同時對局域網進行安全管理工作。檔案管理員也要按照規章制度開展工作，嚴格約束自己，不能向任何人透露信息;同時也應該對工作人員進行培訓，增強檔案管理人員責任感，提高綜合素養以及技術能力，如果發生泄密事件，對相關責任人員必須嚴厲處罰，在工作當中以嚴謹的態度明確保密責任，提高信息的安全性。

3.3 定期維護系統

計算機系統隨著長期的運轉和檔案信息不斷增加，容易加大負擔。在使用過程當中可能會存在一些隱性的問題，應對工作人員進行培訓使其認識到信息化管理是一種動態的過程。定期維護系統進行更新，信息錄入時保證完整，避免出錯。另外也需要定期更新數據，指派專業的工作人員分析數據庫維護系統。在網絡化信息建設中應合理使用人事檔案。人事檔案信息化的建設主要有以下幾點內容，首先收集人事信息統計。其次維護數據，在收集信息時，工作人員應根據信息的性質來分析，根據工作人員入職情況以及工作中的表現建立電子檔案，包括員工的學歷、個人能力等，保障信息的完善。

3.4 服務利用網絡化

在干部信息管理工作當中提供服務時應借助網絡系統加強人事檔案信息化水平，不斷實現檔案信息現代化網絡化建設，利用數字化傳輸實現信息共享。現在很多單位都建立了專業網絡化信息系統，便于信息檔案的管理，實現資源的有效共享。單位在進行信息管理時合理利用信息化技術，建立檔案信息庫。通過使用網絡技術建立專業網絡系統，幫助人員來查閱信息和傳遞，提高服務的能力，完善人事檔案服務水平。管理人員接受培訓，提高專業素質，熟悉法律法規，實現對檔案信息數字化的管理，更好地為信息網絡化提供服務。

4 結束語

在進行人事檔案管理網絡信息化建設時應不斷推進，管理層也需要在管理體制上去完善。干部在進行人事檔案管理時應該嚴格按照規章制度不斷創新，保證信息安全，同時也要系統和信息充分應用。不斷完善網絡化建設，提高信息管理的效率，通過網絡建設完善對信息的管理，使人事檔案資料發揮其價值，提高檔案管理的效率。

參考文獻

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