檔案管理信息化的科學發展路徑與創新

朱仰臣

摘 要：隨著數字技術的迅猛發展，信息化時代已全面來臨。在此背景之下，傳統的檔案管理模式已不適應當下的發展，需要采取措施探尋檔案管理信息化的科學發展路徑。本文將主要分析現如今檔案管理信息化存在的問題，如對檔案管理信息化缺乏重視、管理體系落后等。以及根據具體的問題探尋檔案管理科學發展的創新路徑，希望能給相關人員提供參考。

關鍵詞：檔案管理;信息化管理;科學發展路徑

在全面進入數字化時代的背景下，信息資源的重要性日趨凸顯。而檔案管理正是通過管理珍貴的信息資源來體現價值的。因此，運用現代信息技術促進檔案管理發展是必然的，有必要對檔案管理信息化的科學發展與創新路徑進行探析。但檔案管理信息化仍有許多不完善的地方需要改進，需要采取合理的措施對檔案管理信息化進行建設。

1 檔案管理信息化存在的問題

1.1 檔案管理信息化建設缺乏應用

在大部分單位中，仍沿襲傳統的檔案管理方式，沒有將檔案管理與信息化技術結合在一起，導致檔案管理的方式落后、單一，不利于珍貴檔案的保存。同時在許多單位，沒有建設良好的檔案管理信息化平臺，使得檔案管理信息化應用受到限制，一些對外開放的檔案沒有對外公開，檔案管理信息化的整體運行不夠完善，對信息化技術的接受程度較低，沒有對檔案管理與信息化技術進行完美的融合。此外，許多單位盡管開放了檔案管理的平臺，但由于沒有定期對其維護與應用，使相關單位的檔案管理工作難以開展，檔案管理信息化受到制約，所以針對這種情況，相關部門應重視對檔案管理信息化建設的應用[1]。

1.2 檔案管理缺乏重視

檔案管理是一項復雜的工作，要想加強對檔案的信息化管理，就需要購買基礎信息化設備，能夠使檔案管理在信息化建設的過程中，有良好的設備支持。但是在當前許多單位中，檔案管理的工作仍沿襲傳統的方式，不愿意結合信息化技術做出改變，檔案管理信息化管理沒有得到重視，信息化技術沒有發揮應有的作用。在大部分檔案管理工作中，不能做到與時俱進，根據市場的變化調整自身的管理方式，導致檔案管理工作陷入停滯，難以實現創新發展，不符合當今信息化技術的發展趨勢。對檔案管理工作缺乏重視的情況，使得檔案管理相關工作難以有效開展，阻礙相關單位的發展進程。因此，應不斷強化對檔案管理信息化的重視度，與時俱進，使信息化技術與檔案管理能夠完美融合在一起，發揮出應有作用。

1.3 檔案管理體系落后

在當前檔案管理的過程中，檔案管理體系較為落后，阻礙了整個檔案管理信息化發展的進程與檔案管理信息化制度的確立。在個別單位，雖然在檔案管理信息化的過程中，投入了大量的資金與人力，但卻沒有完整的管理體系，導致檔案管理在信息化的進程中會出現各種各樣的問題。對檔案進行信息化管理不僅僅是用網絡對檔案進行存儲，大部分單位的錯誤理解也限制了檔案管理信息化的發展，不能將數字化技術與檔案管理相契合，沒有獨立的檔案管理機構，使得檔案管理信息化水平不夠，不能與其他部門相互協調工作。因此，針對這種情況，相關單位應完善更新檔案管理體系，實現檔案管理信息化的創新發展。

1.4 人才業務素養不足

檔案管理信息管理離不開對信息技術的熟練應用，在這一過程中，掌握信息技術的人才是必不可少的。但如今，在許多單位中缺乏同時熟悉檔案管理工作與掌握信息化技術的復合型人才，致使許多單位雖然投入了大量資金更新檔案管理設備，但是卻不能得到良好的運用，傳統的檔案管理人才盡管掌握豐富的檔案管理知識與經驗，但無法將信息技術與檔案管理融合在一起。此外，對人才的引進與相關的考核制度都是落后的，無法緊跟時代的發展，不適應信息化時代的要求，阻礙檔案管理信息化的進程。復合型人才是推進檔案管理信息化進程的重要組成部分，因此，應加大對復合型人才的引進力度。

2 檔案管理科學發展與創新路徑探析

2.1 加強對檔案管理信息化的應用

在檔案管理信息化的進程中，應加大對相關硬件設備的應用。同時加強對檔案信息平臺的建設，建立電子文件中心，解決檔案存儲的問題，實現檔案資源共享。相關單位應加大對檔案信息網站的建設力度，及時更新對外開放的檔案內容，對外進行信息征集，有效利用軟硬件設備，將資源的價值發揮到最大。此外，應加大對信息化檔案館的建設，對內容與結構進行優化，實現檔案數字化管理，結合用戶的具體需要，能夠快速檢索相應內容、相應年份的檔案，節省了人力物力資源。同時對珍貴的檔案信息應提前進行掃描，提升用戶的體驗感。加強檔案管理信息化的應用，應將傳統的檔案管理與信息化技術完美融合的一起，不是簡單的相加而是相融，使得二者能夠形成完美的配合，從而將資源的價值發揮到最大，促進檔案管理信息化的建設，推動我國檔案管理的發展進程。

2.2 提高對檔案管理的重視度

在檔案管理信息化的進程中，要想取得良好的檔案管理效果，相關單位應加強對檔案管理信息化的重視度，不斷的對檔案管理機構內部機制進行改革，使檔案管理信息化發揮最大作用。在相關單位的內部，應對外部形勢進行分析，調整自身的檔案管理模式，強化對檔案管理設備的應用，引進相關的檔案管理軟件，必要時，可以引進專業的團隊，對等檔案管理軟件進行自主研發。此外，相關單位應在檔案管理內部建立信息化協調機構，能夠使檔案管理工作協調各部門的發展。任用專人對檔案進行管理，使得檔案管理工作能夠順利進行。在現代信息化技術不斷發展的過程中，相關單位必須提高對檔案管理的重視度，才能促使檔案管理工作不斷進步。

2.3 更新檔案管理體系

創新是發展的基礎，任何工作只有在不斷創新才能長足發展。在信息化技術快速發展的背景下，傳統的檔案管理體系已經不適用于當下的發展，相關單位應對檔案管理工作進行不斷的創新，改革落后的體系，使檔案管理信息化水平不斷提高。在檔案管理機構的內部，應不斷完善信息化水平建設，將檔案管理工作進行規范化管理，幫助檔案信息化管理能夠得到落實。并且在具體的工作中，應健全相應的管理制度，使得管理人員能夠按照制度進行工作，具體的檔案管理工作都有一套參照標準，能夠幫助檔案管理工作順利開展，不斷提高對信息化技術的應用水平，為其他部門的工作奠定制度基礎。

2.4 加大對人才的培養

在檔案管理工作的進程中，人才是必不可少的，能夠直接推動檔案管理信息化的進程。現如今，針對相關單位缺乏專業型人才的情況下，應大力引進復合型人才與對加大對現有檔案管理人才的平培養力度。一方面，在引進人才方面，要求檔案管理人員需要具備足夠的專業知識與操作技能，在掌握檔案管理知識的同時也掌握信息化技術，擁有對檔案的鑒定能力。另一方面，在對現有檔案管理人員進行培訓時，應創造良好的學習環境提升工作人員的信息化水平，定期開展講座豐富檔案管理人員的信息化知識，不斷實現自我的提升，與時俱進，成為時代所需要的全面型、復合型人才[2]。

3 結論

在信息化技術快速發展的背景下，檔案管理工作必須借助信息技術實現改革與創新。針對現如今檔案管理信息化過程中的問題，應不斷的加以完善，在實踐中發現不足并加以改正，實現檔案管理信息化規范化發展。

參考文獻

[1]董小建.事業單位檔案管理信息化建設問題研究[J].智庫時代，2019（20）：61-62.

[2]梁金愛.數字化時代檔案管理信息化的建設策略[J].蘭臺內外，2019（18）：21-22.