試論加強醫院檔案管理工作

駱淑梅

在知識經濟時代，檔案管理作為一種知識管理，在社會發展中具有越來越重要的地位和作用。隨著醫療改革的日益深化，醫院對檔案管理工作的要求越來越高，如何滿足醫院和社會日益增長的對檔案信息利用的需要，如何緊緊圍繞醫院發展宗旨，主動、扎實、高效地服務于醫療、教學、科研、管理等工作，是醫院檔案管理工作者面臨的挑戰和機遇。

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是醫院管理工作的一部分，是提高醫院工作質量和工作效率的必要條件，是保護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案是衡量一個醫院或部門工作業績與管理水平的重要尺度。醫院檔案記載著這個醫院或部門發展史上的優秀成果，對進一步促進本醫院或部門科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。

2 醫院檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理意識淡薄，存在薄弱環節。由于檔案管理難以產生立竿見影的經濟效益和社會效益，因此，從管理層到職能科室到臨床一線，對檔案管理認識不到位，普遍存在“重臨床，輕管理，重業務，輕檔案”的意識，只看重臨床病歷資料管理，對其他的文書、圖紙、相片、協議、合同、牌匾等綜合性檔案資料不重視，認識不到綜合檔案對醫院文化內涵建設和自身歷史發展的價值和貢獻。受傳統觀念影響，將管理性文件資料列入日常檔案管理，而對醫務人員個人自由獨立形成的學術著作、手稿不夠重視，對醫院基礎建設資料的收集、保存不夠完整，對購置大型設備的資料收集不夠全面，往往把它們排斥在醫院檔案管理之外，致使相關科研檔案、基建檔案、設備檔案比較缺乏，這是目前醫院檔案管理的薄弱環節之一。

2）醫院檔案管理機構不健全，范圍界定不清。隨著醫療事業的進步，檔案的內涵和外延都在發生積極的變化，由于目前還沒有統一的管理、評估、考核量化標準模式可循，使得各級醫院在管理檔案時，大都憑自己的經驗和實踐進行操作、摸索，更談不上規范化、科學化管理，使許多應該納入管理范圍的檔案，徘徊在管理之外。許多醫院沒有綜合檔案管理室，醫院院辦承擔部分檔案室的職能，負責一般的文書、科技檔案、基建檔案、音像檔案，部分實物檔案的整理歸檔和調閱使用，而科研檔案、教學檔案分屬各個業務部門管理，醫療病歷檔案歸病案室管理，人事檔案在人事部門下管理。這就造成了在一個單位形成多部門管理檔案的格局，工作分散，沒有形成系統清晰地管理體系。

3）檔案資源利用率低。“重藏輕用”“為保管而保管”的傳統觀念仍然存在，長期形成的封閉、被動、單一等傳統思維，影響了醫院檔案信息資源的開發利用。缺乏真正既懂檔案業務、又能熟練掌握計算機技術的復合型人才，難以適應網絡環境下檔案信息的開發利用。這就造成了檔案信息資源開發不足，渠道不暢，檔案工作披著神秘的禁區面紗，甚至很多人都不知道醫院是否設有綜合檔案室，不知道或不敢查閱檔案資料，造成檔案資料塵封不動，利用率不高。

4）檔案管理制度不健全。在醫院目標管理考核體系中，很少將檔案管理的制度、職責，納入醫院管理體系。這種管理制度的漏洞，導致管理責任不到位，監管不力，致使相關部門不及時移交第一手材料，各門類的檔案資料難以及時完整地進行規范化管理。

5）檔案管理專業化水平低。專業性較強的檔案管理，要求從業人員不僅要愛崗敬業，更重要的是管理理念要適應時代發展的步伐。由于多種原因，檔案管理人員的專業素質參差不齊，知識更新不夠快，管理人員缺乏系統的專業知識培訓，個別領導甚至將檔案室作為隨意安置富余勞動力的工作場所，造成管理人員的管理水平停滯不前，管理沿襲傳統經驗，甚至仍停留在手工收集、檢索的操作程序上，影響了檔案的收集、利用和開發。

3 加強醫院檔案管理工作的對策

隨著社會信息化水平的突飛猛進和醫療衛生體制改革的不斷深化，對現代醫院檔案管理提出更多要求，加強醫院檔案管理，有助于醫院建立科學規范的管理制度，促進醫院整體工作快速發展。

1）增強檔案管理意識，完善檔案管理制度。檔案管理，是醫院管理的重要組成部分， 科學、有序的檔案管理，離不開健全的管理制度和管理體系。各級醫院應切實加強對檔案工作的重視，把檔案工作納入醫院發展規劃和年度計劃，與醫院業務建設和未來發展同步規劃、同步前進，通過專題、板報、討論等多種渠道， 使醫院領導、中層干部、職工都充分認識檔案的重要性， 認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。制定一套適合本醫院的檔案管理制度、考核量化標準，明確職責，逐級逐人落實，確保醫院各個門類、不同載體的檔案材料完整收集、移交、管理。樹立全員檔案意識，促進檔案管理工作順利開展。同時，醫院應將檔案從業人員的培養，納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質，建立檔案管理人才梯隊，以適應檔案業務的發展，推動檔案管理水平的提升。

2）重視開發利用，提高檔案社會效益。醫院檔案的價值，體現在為臨床、教學、科研、管理工作服務。因此，檔案管理人員，應緊緊圍繞醫院中心工作，牢固樹立服務意識，除豐富館藏外，應主動挖掘、拓展檔案信息資源，積極開展醫院檔案編研活動，對信息深層次加工，提供全方位、高價值的信息共享平臺，以提高檔案利用率和社會效益，為醫院留下珍貴的歷史資料。

3）實現檔案管理的標準化、信息化。檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，包括組卷的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規范化，對計算機等現代化技術的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現檔案管理信息化問題就迎刃而解了。

檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院檔案管理工作的需要。醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，成為醫院檔案管理工作的重要議題。這要求醫院盡快建立檔案數據庫，特別是醫院人事檔案，病案、財務檔案等的管理實現數字化;有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的管理;充分利用局域網及辦公自動化網絡系統，實現檔案（電子版）管理系統網絡化。

4）加大硬件投入，夯實檔案管理工作基礎。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如防火、防潮、防有害氣體、高效滅蟲的檔案庫房，并實現檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”;另一方面要引進計算機管理，按科技、黨群、行政、基建、文書、儀器設備、財務等不同內容分門別類將醫院的各種業務、行政檔案儲存到計算機中，不但具有檢索快捷、方便、高效的特點，而且節省時間，也節省人力、物力和財力，極大地提高工作質量和工作效率。可以使檔案信息在現代化建設中迅捷、準確、方便地再現，使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的積極效果。

5）完善約束機制，提高檔案人員素質。檔案工作是一項專業性很強的工作，尤其是醫院檔案的特殊性。培養檔案人員高度責任感和責任心，成為較高精力素質，較深的專業技能，確保隊伍的穩定性。加強對檔案管理人員業務素質等各項素質培訓，同時各級檔案行政部門和衛生行政部門加強對醫院檔案管理的業務指導，監督和檢查。同時醫院檔案管理人員，要深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷研究和探索檔案管理工作新思路，提高檔案管理水平。積極組織醫院檔案室參與上級檔案部門舉行的檔案工作評估、升級等考評活動，以評促建、以評促改，縱橫比較，使檔案管理跟上時代步伐。