文書檔案規(guī)范化管理的基本路徑

摘 要：近年來，事業(yè)單位文書資料以及其他資料的數(shù)量增加，管理壓力、管理難度較之以往都有所增加。在這種環(huán)境下，文書檔案規(guī)范化管理就顯得尤為重要。當(dāng)前實(shí)踐工作中，部分單位文書檔案管理工作質(zhì)量低下，工作理念、工作方式與檔案學(xué)的發(fā)展脫軌，檔案無序化問題突出。為此，有必要從理論層面就文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，闡述文書檔案管理中常見的問題，并結(jié)合檔案學(xué)理論提出對(duì)策，讓文書檔案得到妥善管理和利用，真正發(fā)揮出文書檔案應(yīng)有的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;文書檔案;現(xiàn)實(shí)意義;管理;路徑

1 文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1）有利于提升檔案價(jià)值。一方面，推動(dòng)文書檔案規(guī)范化管理，建設(shè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以更好地為相關(guān)檔案需求主體提供大數(shù)據(jù)服務(wù)。文書檔案規(guī)范化強(qiáng)調(diào)檔案資源的整合利用，可以更好地借閱檔案管理成本，增強(qiáng)文書檔案服務(wù)效率[1]。另一方面，文書檔案內(nèi)容豐富，可以為相關(guān)檔案需求主體提供原始數(shù)據(jù)，幫助相關(guān)檔案需求主體進(jìn)行決策。推動(dòng)文書檔案規(guī)范化管理，確保檔案臺(tái)賬全面具體，不僅可以進(jìn)一步提升檢索效率和檢索質(zhì)量，彰顯檔案的價(jià)值，而且可以實(shí)現(xiàn)高效利用。

2）有利于保障文書檔案資源的完整性和真實(shí)性。做好文書檔案管理工作，從規(guī)范化的視角對(duì)文書檔案的管理內(nèi)容、管理流程以及管理方式進(jìn)行仔細(xì)梳理，能夠減少檔案管理中存在的紕漏，讓文書檔案準(zhǔn)確、全面、真實(shí)地反映單位履職工作[2]。除此之外，文書檔案具有重要的憑證價(jià)值，涉及事業(yè)單位內(nèi)部工作的各個(gè)方面。推動(dòng)文書檔案規(guī)范化管理，能夠確保檔案類目設(shè)置、信息資料歸類、信息資料利用、檔案編研工作的效率和質(zhì)量，避免文書檔案丟失、損毀。總而言之，新形勢(shì)下必須要將文書檔案規(guī)范化管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，理清權(quán)責(zé)，避免重復(fù)勞動(dòng)、重復(fù)加工等問題的發(fā)生，減少人力資源成本。

2 文書檔案管理中常見的問題

1）文書檔案信息化程度低。要實(shí)現(xiàn)文檔檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，必須要應(yīng)用相應(yīng)的數(shù)字信息技術(shù)。現(xiàn)階段，部分單位文書檔案信息化程度低，文書檔案管理環(huán)節(jié)冗長(zhǎng)，難以提升工作效率，阻礙了文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。一是文書檔案分類、編號(hào)以及著錄工作滯后，檔案管理系統(tǒng)的檢索效率低下。部分單位沒有及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)終端對(duì)文書檔案進(jìn)行處理，后期檢索過程中無法準(zhǔn)確進(jìn)行識(shí)別。同時(shí)，這也導(dǎo)致文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)緩慢，難以發(fā)揮出文書檔案決策咨詢作用。二是文書檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)尚未關(guān)聯(lián)，檔案管理人員難以直接同步相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，需要手動(dòng)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)信息，難以適應(yīng)新形勢(shì)檔案規(guī)范化管理要求。

2）文書檔案歸檔工作不規(guī)范。文書檔案與單位業(yè)務(wù)息息相關(guān)，種類眾多。不同類別的文書檔案具有不同的價(jià)值。首先，部分單位文書檔案歸檔范圍不明確，影響文書檔案一體化工作，難以體現(xiàn)文書檔案憑證作用。其次，部分單位文書檔案歸檔時(shí)限不明確，檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間在立卷歸檔過程中的銜接度、溝通度不高，導(dǎo)致相關(guān)文書資料在傳輸、堆積過程中出現(xiàn)丟失、損毀的問題。最后，部分單位立卷歸檔的格式與標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，難以達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量要求。

3）文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不科學(xué)。近年來，事業(yè)單位文書檔案資料不斷增加的同時(shí)，檔案管理人員的數(shù)量以及檔案管理人員的素質(zhì)卻并沒有跟上[3]。一是過于依賴專職隊(duì)伍，忽視兼職隊(duì)伍建設(shè)。部分單位對(duì)于兼職人員的培訓(xùn)不足，導(dǎo)致兼職人員很難快速適應(yīng)文書檔案工作。二是培訓(xùn)內(nèi)容缺乏指向性，檔案管理人員對(duì)本單位業(yè)務(wù)工作缺乏了解，無法高效規(guī)范地開展檔案分類、利用、整理、收集等工作。三是檔案信息化培訓(xùn)滯后，檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的意識(shí)和能力有待增強(qiáng)。四是培訓(xùn)方式單一，忽視從人才交流、繼續(xù)教育以及經(jīng)驗(yàn)交流的角度開展培訓(xùn)工作。

3 文書檔案規(guī)范化管理的基本路徑

1）深入推進(jìn)信息化建設(shè)，形成電子化管理模式。文書檔案規(guī)范化管理需要依托相應(yīng)的信息技術(shù)，才能做到科學(xué)管控與高效利用。一是要做好文書檔案分類、編號(hào)以及著錄工作，及時(shí)對(duì)相關(guān)的電子文件進(jìn)行處理，確保檔案管理系統(tǒng)能夠識(shí)別和檢索。一方面，要充分利用高速掃描儀、微縮相機(jī)對(duì)紙質(zhì)類文書檔案進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)為電子文件的格式，為全面數(shù)字化鋪墊基礎(chǔ)。另一方面，要結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，通過檔案管理系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的檢索條件，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案信息的深度挖掘。二是要從技術(shù)層面入手，打破文書檔案管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)、公文系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實(shí)現(xiàn)集成化管理、一站式管理以及共享式管理，提升管理效能。

2）做好制度建設(shè)，強(qiáng)化文書檔案歸檔工作。首先，單位要從制度層面細(xì)化文書檔案的歸檔范圍，避免文件資料在收集與歸檔中出現(xiàn)差錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理的目標(biāo)。可以結(jié)合單位自身業(yè)務(wù)實(shí)際，按照政策公文類、會(huì)議類、總結(jié)報(bào)告類、信訪工作類、人事任免類、單位歷史沿革類以及其他類別對(duì)文書檔案的歸檔范圍予以明確，做到應(yīng)歸盡歸，規(guī)范管理。其次，單位要明確文書檔案的歸檔時(shí)限，細(xì)化業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門之間的職責(zé)，確保文書檔案從產(chǎn)生到歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠有機(jī)銜接起來，避免文書檔案丟失。此外，因故離職以及工作變動(dòng)過程中所形成的文書檔案資料必須交接明確，填寫相應(yīng)的交接記錄表，確保文書檔案的連貫性、整體性和系統(tǒng)性。最后，文書檔案立卷歸檔必須要保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循文件資料形成的特點(diǎn)和規(guī)律，確保后期能夠高效使用。從規(guī)范的角度來看，單位必須從制度層面統(tǒng)一文書檔案立卷規(guī)范，確保文書檔案的份數(shù)、頁數(shù)、格式、種類齊全完整，提升組卷、編目質(zhì)量。

3）重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。現(xiàn)代檔案學(xué)強(qiáng)調(diào)文書檔案管理人員的數(shù)量與檔案管理工作要求相匹配，充分肯定檔案管理隊(duì)伍對(duì)于文書檔案規(guī)范化建設(shè)的意義。為此，單位必須要轉(zhuǎn)變管理理念，重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)將人力資源管理優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為文書檔案管理優(yōu)勢(shì)。一是要從系統(tǒng)化的角度對(duì)人才進(jìn)行分類培訓(xùn)。既做好專職隊(duì)伍的培訓(xùn)，又做好兼職人員的培訓(xùn)，確保兼職人員能夠適應(yīng)文書檔案規(guī)范化管理的環(huán)境。同時(shí)，在招聘兼職人員時(shí)可充分考慮兼職人員的工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)背景，確保兼職人員能夠第一時(shí)間適應(yīng)單位工作環(huán)境。二是要提升培訓(xùn)內(nèi)容的指向性，了解文書檔案管理人員的需求，立足于單位業(yè)務(wù)實(shí)際開展培訓(xùn)。三是要重視檔案信息化培訓(xùn)，強(qiáng)化文書檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)、云儲(chǔ)存技術(shù)、檔案數(shù)字管理等知識(shí)的掌握程度。四是要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)方式，綜合利用人才交流、繼續(xù)教育以及經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

4 結(jié)束語

新時(shí)期，如何促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理，打造精細(xì)化管理模式，是當(dāng)前文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須要革新工作理念，更新管理方式，應(yīng)用新型技術(shù)。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書檔案規(guī)范化管理不僅有利于提升檔案價(jià)值，而且有利于保障文書檔案資源的完整性和真實(shí)性。為此，單位一是要深入推進(jìn)信息化建設(shè)，形成電子化管理模式;二是要做好制度建設(shè)，強(qiáng)化文書檔案歸檔工作;三是要重視文書檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)管理基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王海鷗.文書檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐路徑思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：113-114.

[2]王煦.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：97.

[3]宋鑫.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探析[J].黑龍江檔案，2019（01）：69.

作者簡(jiǎn)介

王振軍（1975-），男，福建晉江，本科，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，檔案館員，研究方向：檔案管理。