對于檔案規范化管理與加強管理制度的思考

劉玉平

摘 要：現階段，隨著我國經濟的飛速發展，各行業和部門工作信息都在逐漸地增大，檔案的儲存成為一個備受關注的問題。對于像發改局這樣的機關單位來說，很多文件檔案都是機密的。包含以往很多的信息以及對未來的規劃等，這些文件對無論是對機關單位的發展和進步還是對城市的建設都具有非常大的價值，由此，我們必須要加強對檔案規范化的管理，以此來促進工作效率，保證效益。

關鍵詞：檔案規范化;管理;制度

單位檔案涵蓋上級領導機關、業務主管機關會議文件、本機關工作會議文件、本機關人事任免、本機關會計原始憑證、記賬憑證等等材料，真實反映了單位的發展的整個過程，為機關單位開展各項工作提供依據和標準。進入新時代以來，習近平總書記也多次強調“各項事業得以發展，都離不開檔案”。為提升單位內部管理水平，非常有必要及時推進檔案規范化管理。

1 檔案管理的現狀及所存在的問題

從目前檔案管理的現狀看，大部分機關都采用了信息化的方式來進行。但對于一些文件，機關會采用雙重保存的方式來防止丟失，這種方式無疑加重了人力、財力、物力的投資。還有的單位忽視文件的管理，存在重建設、輕管理的現象，這也導致管理人員的松懈。在檔案檢查工作中也不夠認真規范，只是例行公事的排查一遍做做樣子。在機關中一些文檔案管理人員的素質也是有待提高的，很多由于缺人手或是節省人力，會出現一人身兼多職的現象。這樣他們沒有足夠的時間和精力專心的投入文檔的管理，也無法系統、持續、穩定的進行工作的開展，這導致了工作人員的不專業性，對待問題也是含含糊糊。另外，很多機關只追求文件的安全保密性而忽視了文檔的分類，致使在后期管理中出現混亂、難以查詢與利用的問題。

2 推進檔案規范化管理的措施

2.1 增強檔案管理意識的宣傳力度

實施檔案規范化管理最重要的工作部分就是要增強檔案管理意識的宣傳力度。為此，各單位、組織或企業都要先確認檔案管理部門的正確的檔案管理意識，在平常的檔案管理工作中，直接將規范化的相關內容添加進去，先由單位、組織或企業的領導和管理層對現代化的檔案管理有正確的，全新的看法，繼而可以真正認識到規范化對檔案管理的關鍵性。在此之后，由各單位、組織或企業的領導和管理層將檔案規范化管理模式與自己的工作特質相結合，不僅會起到一定的帶頭示范作用，也能為本單位、組織或企業的后續檔案規范化管理模式提供良好的發展環境。而在宣傳檔案管理意識的同時，可以通過整合單位、組織或企業的檔案信息，并結合實際的檔案管理工作現狀和特征，進行更有效的宣傳。這也表明，先從領導和管理層人員規范檔案管理的意識，也能夠為整個單位、組織或企業的檔案規范化管理奠定良好的基礎。

2.2 健全檔案管理制度，明確檔案管理職責

完善的制度是保證檔案規范化管理順利開展的基礎和前提，不斷健全自身的檔案管理制度是人們必須重視的工作。對檔案管理工作人員的職責進行明確的規定和劃分，這樣就可以有效地避免違規現象的出現。另外，還需要在檔案規范化管理中構建“統一領導、分級管理”的原則，分級管理是實現規范化管理的關鍵環節，在相關分級管理制度的輔助之下，檔案管理人員需要對相關檔案開展有效的分類管理。正確看待檔案規范化管理工作，檔案規范化管理是日常管理工作的組成部分，專門的檔案規范化管理小組是推動檔案規范化管理工作順利實行的關鍵。該工作小組的主要任務就是確定一系列的檔案規范化管理計劃，并給出具體的工作內容。

2.3 加強人員的建設

人員的素質直接影響著工作的質量。首先，要加強檔案管理人員的安全意識和責任意識。讓他們意識到檔案管理的重要性以及自己在工作中角色的重要性。另外，要不斷地引入新生力量，帶來更多鮮活的能量，培養他們的創新創意意識。再者還有加強他們的專業技能，如今隨著互聯網的普及，大多數的資料和檔案向著信息化的方向邁進。所以，這也就對檔案管理人員提出了新的要求。要求他們熟練掌握信息操作，掌握更前端的技術，不斷地進行學習。當然，最基本的法律知識、理論知識等都需要加以提高。對于員工的管理，可以實行獎懲制度來促進他們工作的積極性與主動性，盡可能地提高他們的待遇，讓員工感受到溫暖。只有這樣，員工才能夠更加努力的貢獻出自己的力量，更好地開展檔案的管理工作。

2.4 提高檔案規范化管理水平

檔案管理人員的專業知識和專業技能直接影響檔案規范化管理的水平。因此在對于檔案管理人員的要求方面，除了需要具備認真負責的態度，還應具有一定的專業知識和業務水平，與此同時，隨著時代的發展，也要不斷進行業務上的培訓，使自身水平緊跟時代的腳步、發展的需要，從而整體提高管理水平。

3 結語

綜上，對于各種單位或企業、組織而言，檔案管理工作影響著其未來的發展方向、核心競爭力提高、未來規劃等多方面，這也代表著，規范化檔案管理工作的關鍵性。因此，檔案管理人員要改變傳統的檔案管理方式，不斷更新管理方式，注重安全、高效、全面的工作原則，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，充分利用現代化設備，提高檔案管理的現代化程度，并通過加大檔案管理工作的監管力度，創新檔案管理工作的服務意識和行為，持續提高檔案管理服務意識，促進檔案管理工作的規范化。

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