探究當前醫院財務檔案管理中的安全保密與高效利用

摘 要：隨著我國醫療衛生體制改革的逐步深入，醫院管理的相關環節都在有條不紊地做著相應的調整和變化。財務檔案管理首當其沖成為醫院管理建設的重要環節，其中財務檔案管理中的安全保密工作更是重中之重。基于此，本文從醫院財務檔案管理入手，分析研究如何提高財務檔案的安全性、保密性，更好地發揮財務檔案的價值和用途，這是目前醫院財務檔案工作中亟待解決的新問題。

關鍵詞：醫院;財務檔案;安全;保密

財務檔案是記錄醫院各個時期發生財務往來情況的重要憑證和依據，屬于醫院系統中重要的經濟檔案，也是我國醫療衛生系統檔案中的不可缺失的一部分。財務檔案中包含了醫院的債權債務合同協議、會計憑證資料等重要檔案資料，對醫院的依法依規運營、安全穩健發展起著至關重要的作用，所以財務檔案的安全保密工作十分關鍵。新時期，如何做好醫院財務檔案管理中的安全保密工作，是推動醫院可持續發展和安全性的重要問題。

1 醫院財務檔案管理的內在價值

醫院財務檔案的內在價值指的是財務檔案資料在被需要、利用、分析、開發過程中激發出來的價值，而并非檔案資料本身的外在表現形式的價值。醫院財務檔案管理的內在價值主要表現為：一是財務檔案的利用價值和保存科研價值;二是財務檔案的長遠價值，即財務檔案對醫院實際經濟活動決策、實施的指導意義;三是證據價值和情報價值，也就是說財務檔案資料可以為醫院的各項研究提供有價值的情報信息資料。

2 當前醫院財務檔案管理中安全保密工作存在的漏洞

2.1 財務檔案管理中常規性的工作環節比較大意、不夠細致

當前醫院財務檔案管理工作中有些檔案管理工作人員對待工作不夠細致認真，工作較為隨意。如財務會計憑證歸檔不夠及時，不能嚴格按照規章制度對財務檔案資料進行歸類整理，有時甚至會出現檔案資料破損、丟失的嚴重問題。由于財務檔案資料集中管理不善，就會使得醫務人員查閱不便，給醫院其他工作帶來不良影響。財務檔案中會有一些涉密資料，個別檔案工作人員不具備一定的保密意識，隨意將這些資料外借，不知不覺中就會泄露醫院的一些重要財務秘密，給醫院的經營安全帶來隱患。

2.2 財務檔案管理工作人員保密意識不強烈

財務檔案管理工作人員的職責就是確保檔案資料的完整性、條理性和保密性，這是基本的工作任務也是職責所在。然而實際情況卻是，很多財務檔案工作人員的責任意識、保密意識不強烈，對涉密財務檔案資料的重要性認識不到位。一些涉密財務檔案資料外借流程不規范，不嚴謹;個別工作人員信口開河，隨意將醫院的財務秘密泄露出去;還有些檔案工作人員將涉密檔案資料私自攜帶出檔案室，無意中就會泄密。

2.3 涉密的財務檔案的保密級別、保密年限、保密要求不夠明確

很多醫院的財務檔案資料中都會有涉密檔案，但是對涉密財務檔案的保密級別、保密年限和保密要求卻不夠明確。在此種情況下，一些涉密級別較高的財務檔案資料得不到有效保存，一些年代久遠，保密價值不高的檔案資料就會造成冗余。

2.4 常規化的保密措施已經落后，并且缺乏事前預警和事后糾察

一般來說，在絕大多數醫院，財務檔案資料的安全保管措施就是安裝攝像頭、保險柜、出入檔案室登記、專人看管檔案館，這些都是常規化的保密措施。但是隨著電子財務檔案資料的增多，很多涉密的財務憑證都是電子信息，那么常規化的保密措施就會顯得無力，并且缺乏事前預警和事后糾察工作環節。

3 做好醫院財務檔案管理的安全保密工作，實現財務檔案的高效利用

3.1 細化并嚴謹財務檔案的保管工作，這是檔案安全保密工作的第一步

細化并嚴謹財務檔案的保管工作，這是檔案安全保密工作的第一步。首先是醫院檔案室的基礎設施建設要完善，檔案資料保管庫房、資料借閱室、辦公室要分開，并且分別由專人負責，無關人員一律不得入內、防盜窗網要牢固、檔案資料庫房內要通風，干燥，防蟲，防鼠。其次是落實并完善醫院財務檔案日常管理辦法和工作流程，完善醫院財務檔案的保密制度，財務檔案的借閱、復印、調取等制度要進一步補充完善，確保檔案管理工作有章可循，有據可依。三是認真做好檔案室來訪登記工作，財務檔案資料需至少一名財務人員陪同查閱，查閱完成后財務人員要及時檢查被借閱過的檔案文件資料的完整性并完成歸檔，若發現檔案損壞、缺失等問題要及時做好記錄并報告上級主管領導以追究相應責任。

3.2 涉密檔案的日常管理制度要趨于細分化和嚴謹化

醫院財務涉密檔案是分級別的，并且是有時間期限要求的，所以說，我們要以動態發展的眼光來看待醫院財務檔案的安全保密工作。一是做好醫院財務涉密檔案的審查分類工作，也就是說通過逐級審查，確定涉密檔案的級別，根據《保密法》分別設為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，并給與不同的保管措施。一旦保密期滿，會根據資料價值的重要性再予以審查評級。合理的密級調整是為了進一步規范涉密財務檔案的管理建設，同時也為了提高涉密財務檔案的使用價值，避免造成重要文件資源的浪費。

二是做好涉密檔案使用過程中的保密工作。財務檔案在使用中很容易發生泄密，所以使用中的監督工作就顯得尤為重要，如對涉密財務檔案的外借要有明確要求和事后追責，確保涉密檔案在安全可控的情況下使用。

3.3 明確財務檔案管理人員的職責，提高保密意識

財務檔案管理人員是可以直接接觸到涉密財務檔案資料的相關人員，那么財務檔案的安全保密性，檔案工作人員責無旁貸。醫院應按保密局要求，組織財務檔案工作人員以多種方式深入學習《保密法》，集中培訓最新的財務檔案保密的工作方法和注意事項，提高保密意識和責任意識，切實履行好保守醫院檔案秘密的工作職責。

3.4 借助信息化手段提高涉密財務檔案在保管、利用中的保密水平

想要做好醫院財務檔案管理的安全保密工作，除了要做好一些基本常規化的工作以外，還要借助信息化手段提高涉密財務檔案在保管、利用方面的保密水平。首先根據不同密級，將部分紙質的財務檔案進行電子掃描，轉化成圖片或電子文檔，然后存儲到醫院財務檔案數據庫中，這樣就可以方便檔案工作人員快速檢索、查閱，及時發現涉密檔案是否存在泄密的漏洞。其次要注意網絡信息的安全保密管理。增強醫院局域網的安全防火墻的建設，并且開展網絡的實時監測和預警，要保證涉密的電子檔案不能聯網。

4 結語

財務檔案的保密工作不僅對醫院的檔案管理有著重要的意義，同時還直接關系著醫院發展的安全性、平穩性和可持續性，因此，財務檔案管理的安全保密工作將會始終貫徹到醫院的日常管理環節中。當然，目前醫院財務檔案管理的保密工作還存在著很多需要補充、完善的地方，需要財務檔案管理相關工作人員共同努力。財務檔案的保密工作是安全保障，高效利用才是終極目的，是醫院財務檔案管理工作的理想狀態。在嚴格做好財務檔案管理保密工作的同時，積極提高涉密檔案的利用效率，避免資源浪費才是促進醫院可持續發展的有效途徑。

參考文獻

[1]周啟宏.醫院檔案信息化建設的信息安全分析[J].卷宗，2016（06）.

[2]馮雪梅.在檔案保管利用過程中如何做好保密工作[J].陜西檔案，2012（09）.

[3]王躍.醫院檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺世界，2016（12）.

作者簡介

何靜儀（1983-），女，廣東東莞人，本科，廣州市番禺區第三人民醫院，助理會計師，研究方向：財務檔案管理、財務管理。