技工院校干部人事檔案管理優(yōu)化研究

仇宏毅

摘 要：本文首先從管理理念片面、管理機制缺陷兩個角度出發(fā)，分析了技工院校干部人事檔案管理的現(xiàn)存問題;其后，圍繞加快實現(xiàn)理念變革、全面落實制度完善兩個方面，提出了技工院校干部人事檔案管理的可行優(yōu)化建議。

關鍵詞：技工院校;干部人事檔案管理;制度體系

干部人事檔案管理是技工院校管理體系的核心組成部分，其不僅是考核干部人員工作質(zhì)量、崗位能力的主要依據(jù)，同時也承擔著引導技工院校正向發(fā)展、優(yōu)化技工院校資源配置的重要任務。

1 技工院校干部人事檔案管理的現(xiàn)存問題

第一，管理理念的片面性問題。在干部人事檔案管理的實踐過程中，技工院校全體人員應做到通力合作、積極配合，以確保干部人事檔案管理職能作用的最大化發(fā)揮。但從當前來看，技工院校大部分人員并未意識到干部人事檔案管理的重要性。一方面，受到社會因素的影響，一些技工院校領導人員對檔案管理抱有一定輕視態(tài)度，認識檔案文件只要不丟失、不泄露即可。還有一些技工院校領導人員將檔案管理視為技術要求低、資源需求小的簡單工作，且認為檔案管理與學校運行發(fā)展間的關聯(lián)性較小。另一方面，多數(shù)基層教職工并未明確自身的崗位責任，僅將干部人事檔案管理看作是檔案部門的內(nèi)部工作，進而疏于關注、懶于配合。在這兩方面的共同制約下，技工院校的干部人事檔案管理工作便很容易出現(xiàn)配置水平低、人員不專業(yè)、落實能力弱等負面情況，最終導致干部人事檔案管理流于形式，甚至對技工院校的運行發(fā)展起到阻礙作用[1]。

第二，管理機制的缺陷性問題。管理理念的片面，勢必會導致管理機制的缺乏。現(xiàn)階段，技工院校領導層中普遍存在輕視甚至忽視檔案管理的情況，進而無法制定出全面化、科學化的檔案管理制度體系。首先，技工院校檔案部門的工作人員多為其他崗位教職工轉(zhuǎn)崗擔任，因此專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力都處在較低水平，進而嚴重制約了干部人事檔案管理的質(zhì)量上限;其次，技工院校檔案部門并未從制度上融入學校教學工作的主體運行當中，因此存在檔案信息采集的滯后性與模糊性問題;再次，檔案問題的內(nèi)容結(jié)構相對簡單，僅包括各層教職工人員的個人履歷、專業(yè)學歷、薪資材料、政審材料等，并未將人員細化的工作表現(xiàn)、階段評價納入內(nèi)容體系當中，因此很難反映出人員的真實情況;最后，檔案載體以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件為主，不但不利于長期性的查閱、保存與養(yǎng)護，也缺乏嚴格的證實能力。

2 技工院校干部人事檔案管理的優(yōu)化建議

2.1 加快實現(xiàn)干部人事檔案管理理念的優(yōu)化變革

行為優(yōu)化，意識先行，只有技工院校全體人員實現(xiàn)理念上的優(yōu)化變革，才能構建出上下一體、通力合作的工作氛圍，促進干部人事檔案管理的順利運行與持續(xù)發(fā)展。具體來講：

首先，技工院校領導人員必須要正視和重視干部人事檔案管理的價值作用，進而從院校規(guī)劃、制度支持、資源投入等多個方面入手，為干部人事檔案管理工作提供出充足的發(fā)揮空間與配置條件。例如，在院校規(guī)劃方面，領導人員可圍繞檔案管理設立出“先實踐，再改革，后開發(fā)”的漸進性、階段性發(fā)展目標，并將發(fā)展目標落實到學校的建設項目、會議活動當中;在制度支持方面，領導人員可通過既往成果分析、工作現(xiàn)場考察、人員意見采集等多種手段，了解干部人事檔案管理的工作現(xiàn)狀與監(jiān)管水平，并制定出針對性的制度內(nèi)容;在資源投入方面，領導人員要結(jié)合干部人事檔案管理具體的工作需求，適當提高其在技工院校財政分配中的比重，進而購入先進的計算機、掃描儀、打印機等設備設施，為干部人事檔案管理的質(zhì)量發(fā)展夯實條件基礎。同時，領導人員還應從薪資福利、工作環(huán)境等角度出發(fā)，提升檔案部門工作人員的待遇水平，以確保人員具備良好的工作心態(tài)與工作狀態(tài)[2]。

其次，檔案部門工作人員作為干部人事檔案管理的實施主體，其專業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力對檔案管理價值具有直接影響。因此，檔案部門工作人員一方面要明確自身的崗位責任，全面做好檔案文件的采集、核對與編制，嚴格杜絕文件遺漏、信息偏誤、描述模糊、弄虛作假等情況發(fā)生，以免降低檔案文件對技工院校干部工作的反映水平。另一方面，檔案部門工作人員還應做到積極學習、勇于創(chuàng)新，不斷將先進檔案管理理論、優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗、現(xiàn)代信息技術設備融入到自身的工作實踐當中，從而促成檔案管理質(zhì)量與效率的持續(xù)提升。

最后，其他崗位教職工也應意識到自身在干部人事檔案管理中的參與必要性，保證個人檔案填寫的準確無誤，并積極配合檔案部門工作人員的調(diào)查、核對、評價等管理行為。同時，為了進一步提升全體教職工的配合質(zhì)量，技工院校還應加強檔案管理相關的宣傳與約束力度，主動對教職工提出檔案管理相關的工作要求。例如，四川職業(yè)技術學院于2017年6月開展了“6·9國際檔案日”專項宣傳活動，并組織院校各職能部門、教學系負責人召開了檔案工作專題會議。在會議中，四川職業(yè)技術學院院長黃遠新圍繞“提高認識”、“加強領導”、“加強學習”、“履行職責”四點內(nèi)容，對全體教職工人員共同推動檔案工作發(fā)展提出了指導和要求。

2.2 全面落實干部人事檔案管理制度的優(yōu)化完善

制度是企業(yè)機構的運行之本，要想保證干部人事檔案管理工作的基礎扎實、手段先進、實踐順利，就必須要從多個角度入手建立健全檔案管理相關的制度體系。具體來講：

第一，應建立起科學的人員管理制度。首先，為了改善傳統(tǒng)工作中人員素養(yǎng)普遍較低的情況，技工院校應制定出定期化的教育培訓機制，從管理理論、相關法律、歸檔技術、設備操作等多個角度入手，提升專崗人員的專業(yè)水平。其次，技工院校應圍繞所學專業(yè)、執(zhí)業(yè)資質(zhì)、工作經(jīng)驗、道德素質(zhì)等方面，抬高檔案部門的準入門檻，以此保證后續(xù)檔案人員均為檔案學、圖書館學、信息資源管理學等專業(yè)出身的優(yōu)秀人才，為干部人事檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展夯實動力基礎;最后，技工院校還應將崗位晉升制度、薪資福利制度與檔案管理人員的工作績效直接掛鉤，從而構建出良性的激勵氛圍與競爭氛圍，真正做到吸引人才、留住人才、發(fā)展人才。

第二，應建立起嚴格的質(zhì)量管控制度。為了確保干部人事檔案管理不走過場、收到成效，技工院校必須要實施出約束力強、內(nèi)容細化的監(jiān)督與控制措施。例如，甘肅省慶陽市職業(yè)技術學院建立起了名為“干部人事檔案重點工作回頭看”的專項管控制度，并從信息漏審、審核登記表、材料查缺補漏、認定政策程序、干部檔案管理等五個方面入手，對干部人事檔案管理的工作質(zhì)量提出了明晰要求。在“嚴格核查干部‘三齡兩歷一身份信息”、“專項審核表格涂改意見”、“檢查復印、補制材料標識信息”、“建立獨立干部人事檔案庫房”等制度內(nèi)容的引導與約束下，干部人事檔案管理的滯后性、模糊性問題得到有效治理，檔案信息的內(nèi)容也更加具有實效性和全面性。

第三，應建立起先進的信息化工作制度。在新形勢下，檔案管理由紙質(zhì)化向數(shù)字化發(fā)展已成大勢所趨。因此，技工院校必須要建立起信息化的檔案管理制度，從設備設施更新、管理手段改革、檔案系統(tǒng)開發(fā)等多方面出發(fā)，推動檔案管理的信息化建設。例如，福建水利電力職業(yè)技術學院于2019年8月開展了云盤存儲、手機門戶、廉政檔案管理系統(tǒng)等信息化建設的采購項目。

3 總結(jié)

綜上所述，從目前來看，技工院校的干部人事檔案管理仍有較大發(fā)展空間。對此，技工院校必須從認識理念、管理制度、人員素養(yǎng)、資源條件等多方面出發(fā)，為干部人事檔案管理的運行能力提供優(yōu)化支持。

參考文獻

[1]王曉靜.技工院校干部人事檔案管理存在的問題及對策[J].新西部，2019（08）：132+131.

[2]秦兆玲.新時期技工院校干部人事檔案管理工作的幾點思考[J].職業(yè)，2017（02）：54.