淺談城鄉規劃檔案管理工作存在的主要問題及對策

摘 要：規劃檔案是城建檔案工作的一個重要門類，城鄉規劃檔案在城鄉建設和規劃實施中具有十分重要的參考憑證和借鑒價值，必須高度重視，切實抓好抓實。本文通過分析城鄉規劃檔案存在的問題，提出相應的解決對策，在一定程度上推動整個城建檔案工作的健康開展。

關鍵詞：城鄉規劃;檔案管理;問題;對策

城鄉規劃檔案是城鄉規劃行政許可和管理的有效憑證，也是城鄉規劃部門依法進行行政管理、行政評議、執法監督、工作查考的重要依據，更是工程建設合法性的重要證據，它在城鄉規劃編制和管理實施，特別在決策決議、業務管理、民生利用等方面發揮著十分重要的作用。隨著城市文化的快速發展，強力推進城鄉規劃檔案管理工作，建立一個科學化、規范化、現代化的管理體系已成為城鄉規劃檔案管理工作的當務之急。筆者結合工作實際就此談幾點看法。

1 城鄉規劃檔案管理存在的主要問題

1.1 城鄉規劃檔案資料收集歸檔不夠完整

城鄉規劃檔案收集是城鄉規劃檔案工作的起點和基礎，而城鄉規劃檔案來源于城鄉規劃管理工作，城鄉規劃檔案資料是否齊全完整取決于城鄉規劃各管理環節的工作質量。實際中，由于城鄉規劃管理制度還不夠完善，貫徹落實還不夠到位，有關業務人員的檔案意識還比較淡薄，造成城鄉規劃項目中部分單位的結論性意見和其他有關資料不能及時收集歸檔，是城鄉規劃檔案不能全面反映城鄉規劃項目的整個過程，給城鄉規劃檔案利用工作帶來一定的影響。

1.2 檔案實體接收入庫時倒架工作量較大

城鄉規劃檔案通常采取辦結一件就及時歸檔一件的方法，而在城鄉規劃檔案的歸檔管理工作中過多的強調了問價材料之間的有機聯系，因此，目前對歸檔案的城鄉規劃檔案主要還是采取傳統的按項目進行歸檔和管理的方法。此種方法對工程項目檔案的歸檔管理是非常有效和方便的，但對城鄉規劃檔案的歸檔管理就會因無法準確預留空間而造成歸檔后經常倒架挪動的情況，給檔案保管工作增加了大量工作量。

1.3 城鄉規劃檔案利用服務方式單一

由于城鄉規劃檔案數量十分龐大，而且形成的檔案中絕大多數都是紙質檔案，因而就決定了多年來單一的提供利用方式，即提供紙質檔案利用。隨著信息化建設步伐的快速發展，這種傳統的檔案利用方式已越來越不能適應和滿足社會發展對城鄉規劃檔案的需求，利用現代技術和管理手段，改變檔案的利用方式，為社會提供全方位的快捷有效服務，已成為當前城鄉規劃檔案管理工作的急迫問題。

1.4 檔案人員專業素質和業務技能亟待提高

受社會大環境和單位領導重視程度不夠的影響，學歷高、有能力的年輕同志多數不愿從事這項基礎性的工作，即使在檔案工作崗位上，其工作積極性、主動性及鉆研學習專業知識的鏡頭也普遍不高，缺乏滿足開展這項工作的專業素質和實際操作技能，影響了檔案管理水平的提高。

2 對策與建議

城鄉規劃檔案管理工作是城鄉規劃管理工作的重要組成部分，必須與城鄉規劃整體管理工作協調發展，才能更好地發揮檔案在城鄉規劃管理中的價值和作用。

2.1 加強制度措施，確保歸檔質量

歸檔收集工作是城鄉規劃檔案工作的基礎，只有做到應歸檔的檔案材料齊全完整，才能保證城鄉規劃檔案工作質量，也才能為城鄉規劃工作提供優質有效便捷的服務。因此，要依法高度重視檔案的收集歸檔，通過宣傳貫徹檔案法律法規，不斷提高單位領導依法治檔的自覺性和相關部門人員對檔案工作的重要性認識，針對實際工作中的各個流程環節，制定有效的各類檔案規章制度，采取列入崗位職責與考核掛鉤等有效管控措施，從源頭上提高城鄉規劃檔案的歸檔率、完整率和準確性、要加強對專兼職檔案人員的考核，培養他們嚴謹的工作態度和認真負責的工作作風;檔案管理部門要定期對應移交的檔案進行知道催收和清理核對，與相關業務科室溝通，了解有關工程項目的流程進度，及時掌握第一手資料，嚴把歸檔質量關，嚴格按照歸檔范圍進行檢查驗收，保證應收盡收，應歸盡歸，歸檔質量符合要求。

2.2 狠抓規范管理，提高工作效率

檔案數量多、歸檔頻率高是城鄉規劃檔案的一大特點。城鄉規劃檔案通常采取辦結一件就歸檔一件的方法，如果采取傳統的按項目進行歸檔和管理的方法，易造成歸檔后經常倒架的情況。因此，實踐證明城鄉規劃檔案采取檔案實體大流水排架法的方式較為可取。即不管歸檔的檔案屬于哪個項目或哪個種類，均按照其歸檔入庫的時間順序進行排列管理，這樣表面看起來檔案的排列有些亂，但通過建立檔案數據庫、利用計算機管理系統就可以很方便地解決這一問題。因此，只需在對檔案進行編目時，增加標準一項檔案的排架號，并將這一信息同時記錄到計算機中相關條目中，當查詢某一份檔案時就能知道它的排放位置，可以及時調取所需檔案。實現檔案數字化，通過計算機管理，可以實現傳統管理方式的轉變，提高工作效率。

2.3 強化檔案培訓，抓好隊伍建設

隨著城市化的快速推進和城鄉建設規模的飛速擴大，城鄉規劃檔案數量成倍增加。但是，目前從事檔案管理工作的人員業務素質和專業技能卻明顯滯后于城鄉規劃建設發展需求，要求我們必須高度重視檔案專業人才的培養，抓好檔案隊伍建設。一是要通過上崗培訓、繼續教育培訓、專題培訓、外出參觀交流等，注重培訓方式的多樣化，突出專業特點，全面提升城鄉規劃檔案人員的業務水平和實踐能力;二是要注重培訓內容的充實和更新，針對新時期新形勢城鄉規劃檔案管理工作出現的新情況新特點，來確定和安排培訓內容和計劃，做到與時俱進，求新突破，只有這樣，才能事半功倍，快速提升檔案隊伍的素質。

2.4 拓寬利用渠道，提升服務效能

保管檔案的最終目的是開發利用。面對新形勢新任務，要改變過去你來我查被動單一式的服務方式，多措并舉，千方百計為城鄉規劃管理工作提供多角度、全方位式的一條龍服務。通過檔案信息網絡就是一座較為便捷的橋梁，既縮短了利用者和檔案部門的距離，又提高了利用效率。要加快城鄉規劃檔案信息網絡的建設和完善，建立規范城鄉規劃檔案數據和目錄中心，讓檔案人員便捷地掌握工作信息和城鄉規劃檔案管理信息，實現對城鄉規劃檔案信息進行有效的管理，及時主動地城鄉規劃管理工作提供優質、高效的歸檔信息服務。

3 結語

總之，新形勢新任務，要求城鄉規劃檔案管理工作必須與時俱進，創新發展。檔案部門和檔案工作人員要切實加強對城鄉規劃檔案收集和利用工的分析研究，以服務城鄉規劃、建設和管理工作為中心不斷加強城鄉規劃檔案法制建設和規范化管理，大力開展檔案信息化建設，增強服務意識，提高管理和服務水平，才能充分發揮城鄉規劃檔案的信息工具、工作參謀、管理助手的作用，才能多層次、全方位的為城市規劃、建設及其管理工作提供及時、優質、高效的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國建設部，城市建設檔案管理規定， 2019.12.31

[2]王惠，聶芳.淺談如何發揮城建檔案工作 在城市規劃和建設中的作用[J].城建檔案，2013（04）：23-24.

作者簡介

劉曉莉（1981-），女，山東膠南人，青島膠州城市規劃技術服務中心，館員，大學本科，研究方向：檔案管理。