關于國有企業(yè)技術資料檔案管理的探究

周鳳

摘 要：技術資料檔案是企業(yè)技術工作的重要參考，對于企業(yè)的長遠發(fā)展來說至關重要，隨著社會檔案意識的提高、企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)推進，這項工作的重要性已逐漸深入人心，但在實際管理過程中，仍存在一些不足。本文將針對技術資料檔案管理中出現的三大問題進行分析，提出優(yōu)化與改進建議。

關鍵詞：技術資料;檔案管理;企業(yè)

技術是保證國有企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的關鍵，技術資料是記錄與保存關鍵技術的重要文件。在現代企業(yè)管理中，技術資料檔案管理作為不可忽視的一環(huán)，讓越來越多的人意識到它的重要性。作為檔案管理人員，如何做好企業(yè)的技術資料檔案管理工作，是一項需要長期思考與探索的工作任務。

1 技術資料檔案管理工作的重要性

所謂技術資料檔案，就是在生產技術、基本建設活動中形成的具有保存價值的圖紙、文字材料、照片、影片、錄像等文件材料，是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。技術資料檔案是企業(yè)的重要檔案，具有專業(yè)性與很強的保密性，一旦保管不善發(fā)生泄密，將涉及企業(yè)各方面技術的泄露，影響企業(yè)的生產與運營，嚴重時還會導致企業(yè)的倒閉。近年來，隨著企業(yè)的發(fā)展與社會各界在檔案安全意識方面的進步，技術資料檔案管理工作逐步獲得了企業(yè)人員的重視，成為企業(yè)的一項重要日常工作，進入了每位員工的視野。但在目前的管理過程中，還存在著一些問題，需要引起企業(yè)檔案人員的重視。

2 國有企業(yè)技術資料檔案管理中存在的問題

首先在日常管理中，技術資料在歸檔時可能存在過度歸檔的問題。技術資料數量龐大，但重要程度不同，各個部門在歸檔過程中，因不確定某些技術資料在之后的一段時期里是否繼續(xù)有參考價值，就將所有技術資料文件都進行了歸檔，這勢必給歸檔工作帶來許多壓力，不僅在人力上會造成浪費，在存儲空間上也會有更高的要求，不利于歸檔工作的長期開展。而有些部門因過于重視文件的歸檔行為，將一些未結束現行使用階段的技術資料也納入歸檔的流程中去，導致技術資料過早地被作為檔案保管，不便于進行復制查看與利用。這一方面使文件歸檔流于形式，失去了實際意義，另一方面也使技術資料無法充分發(fā)揮它在技術工作中的價值與作用。

其次，在歸檔時還需警惕資料檔案收集不完善的問題，越是過度歸檔，越是容易出現非重要文件過多，而重要文件遺漏未歸檔的情況。檔案收集的意義與目的在于歸檔后為以后的工作提供重要的參考與憑證作用。檔案如果發(fā)生缺失和遺漏情況，將會影響到歸檔后的檔案利用與借閱，一旦員工無法借閱到對工作有參考價值的檔案，便會對企業(yè)的歸檔工作逐漸失去積極性。

最后在人員管理方面，技術資料檔案管理由于實行的是統(tǒng)一領導，分級管理的工作模式，各部門任用的兼職檔案員，對于技術資料檔案的收集與整理工作常常是依據規(guī)定執(zhí)行，處于被動管理狀態(tài)，對于歸檔過程中的問題未進行積極主動的思考與反饋，未發(fā)揮檔案人員自身的作用，這也是需要改進的方面。

3 國有企業(yè)技術資料檔案管理問題的改進措施

3.1 進一步劃分技術資料歸檔范圍，并試行完善

要求各部門對現有技術資料進行梳理，對現有的技術資料根據重要程度進行劃分，日常的、基礎性的、重要性一般的資料可作為文件保管，不納入歸檔范圍。對于一些重要的或重要程度不確定，但具有一定參考與憑證價值的，可以先納入歸檔范圍中去，在檔案制度修編發(fā)布后，進行制度試行，試行期間留意技術資料歸檔后的利用率，根據情況對歸檔范圍的規(guī)定進行調整完善。

3.2 嚴格規(guī)范歸檔流程與檔案資料銷毀流程

要求技術資料的紙質原件在結束現行使用期才可作為檔案歸檔，對不符合規(guī)定的過度歸檔與檔案缺失進行退回與考核。針對紙質技術資料數量龐大這一問題，企業(yè)應加大檔案信息化投入，開發(fā)電子檔案系統(tǒng)，利用電子檔案系統(tǒng)對電子文件的歸檔過程進行全過程管控，一些OA上流轉過的技術資料，可在OA系統(tǒng)中進行內容鑒定與預歸檔，再轉入電子檔案系統(tǒng)的文件收集階段中。進入電子檔案系統(tǒng)后，應發(fā)揮各部門兼職檔案員的作用，對電子文件進行整理與歸檔，將電子文件轉化為電子檔案進行保管。對于一些重要的紙質技術資料檔案，可統(tǒng)一進行電子掃描，形成電子檔案進行歸檔，這一舉措既節(jié)約檔案室空間，又可方便技術資料檔案的檢索查找與翻閱利用。

對于形成檔案的技術資料檔案，要根據保存期限，組織技術專業(yè)人員與檔案員一起進行檔案銷毀鑒定，及時清理一些到期的不再具有保存價值的技術資料檔案，為以后的技術資料歸檔工作騰出更多可利用的空間。

3.3 提升檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)關系到企業(yè)技術資料檔案管理工作的質量，企業(yè)應對專兼職檔案員進行定期培訓教育，通過送外培訓，增進同行間的交流，逐步提升檔案人員的整體素質，加強檔案安全意識與分類歸檔意識。此外，也應通過嚴格規(guī)范季度檢查標準、制定人員管理獎懲辦法，來調動檔案人員主動參與技術資料檔案管理的積極性。

總而言之，技術資料檔案管理是國有企業(yè)管理的重要一環(huán)，對于技術資料歸檔過程中與日常管理中涌現出的問題，檔案管理人員應當首先重視起來，不僅是要通過各項措施引起其他人員對歸檔工作的重視，更要在長期思考與摸索中，不斷改進管理方式，使檔案管理工作更具有價值與意義，并向企業(yè)提出合理化建議，推動優(yōu)化措施的實施。

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