探討新形勢下的企業檔案管理策略

袁金會

摘 要：新形勢下，市場競爭更加激烈，企業的經營環境也隨之發生變化，這種變化也要求企業必須改進檔案管理工作。檔案是企業經營發展的真實記錄，做好檔案管理工作，有利于企業制定科學的經營決策，從而提高經營管理水平，推動企業的更好發展。本文就新形勢下企業檔案管理策略作了相關分析。

關鍵詞：新形勢;企業;檔案管理;策略

企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，企業檔案管理工作的好壞直接影響到了企業經營發展水平。現階段來看，我國許多企業看重的依然是如何創造更多的經濟效益，對檔案管理工作尚未引起應有的重視，以至于企業許多檔案信息歸檔不及時。企業檔案是企業經營發展的真實記錄，如果檔案信息不完整，就會阻礙企業經營發展。新形勢下，企業經營環境變得更加復雜，探索企業檔案管理工作的現代化發展之路已成為企業持續發展的重中之重。為此，企業要革新觀念，重視起檔案管理工作，采取有效的策略，提高檔案管理實效。

1 新形勢下企業檔案管理工作暴露的問題

1.1 企業檔案管理意識不高

企業檔案是指企業籌建以來各項活動中形成的對本公司以及國家、社會具有利用、保存價值的各種不同載體形式的歷史記錄。就目前來看，我國許多企業對檔案管理工作的重視度還不夠高，普遍人為檔案管理工作不僅不能給企業創造直接的經濟效益，反而會增加且經營負擔和成本。由于企業對檔案管理工作不重視，就會造成企業許多檔案信息無法及時歸檔，進而阻礙企業的穩定發展。

1.2 企業檔案管理方式落后

目前來看，我國許多企業檔案管理工作還停留在傳統模式下，檔案信息的收集、存儲及調用等還是靠人力來完成，而隨著企業規模的擴大，企業檔案數量也會不斷增多，這種傳統的工作方式不僅效率低，而且很容易造成檔案信息的失真，進而不利于檔案管理工作的有效開展，會嚴重阻礙企業的發展。

1.3 檔案管理人員業務能力有待提升

企業檔案管理工作比較專業，對檔案管理人員有著較高的要求，這種要求不僅體現在專業領域上，也要求檔案管理人員具備良好的服務意識和崇高的職業素養。但是就目前來看，企業檔案管理人員不夠專業，大多為兼職人員，他們在具體工作中僅局限于檔案信息的收集和歸檔，缺乏工作主動性。另外，隨著企業規模的擴大，企業檔案數量也日益增多，檔案管理難度也不斷增多，許多企業未能結合企業發展形勢配備專業的檔案管理人員，以至于檔案管理質量一直上不去。

1.4 檔案管理制度不完善

企業檔案管理工作涉及檔案的收集、歸檔、銷毀、調用等多個環節，而每一個環節都需要相應的規章制度來約束和規范。但是就目前來看，企業檔案管理制度還不夠完善，只是從整體上對檔案管理工作作出了相關規定，對檔案收集、歸檔、銷毀、調用等環節的具體操作尚未作出明確規定，以至于檔案工作難以有序進行。另外，檔案管理工作相關責任沒有落到實處，以至于一些檔案管理人員在工作崗位中馬虎大意，嚴重影響到了檔案管理質量。

2 新形勢下企業檔案管理策略

2.1 樹立正確的檔案管理觀念

企業檔案管理工作事關企業的長遠發展，面對經濟新形勢給企業帶來的沖擊，企業應當正確認識檔案管理工作，將檔案管理工作上升到戰略高度，因為企業只有重視起檔案管理工作，企業經營發展過程中產生的檔案信息才能得以有效利用，進而獲得更好發展。一方面，企業要從思想上引起重視，明確檔案管理工作在企業經營發展中的作用和地位;另一方面，要設立專門的部門負責檔案管理工作，從而有針對性地做好檔案管理工作[1]。

2.2 推進檔案管理信息化

檔案管理信息化是企業檔案管理現代化發展的重要舉措，以信息化手段取代傳統的檔案管理方式，可以大大提高檔案管理效率和質量，更好地服務企業。作為企業，要認識到檔案管理信息化的重要性，加大檔案信息化的投入[2]。首先，要結合企業檔案管理工作的需要，構建統一的檔案信息化管理系統，全面實現紙質檔案向電子檔案的轉變;其次，結合不同類別檔案的要求，在檔案信息化系統中建立相應的子系統，并完善檢索窗口，以便使用者可以快速調用相關檔案信息;再者，要明確檔案信息化標準，按照規范的技術標準來推進檔案工作的有序開展。另外，在推進檔案管理信息化的過程中，要做好檔案信息安全管理，防止檔案信息遭受惡意攻擊和竊取，確保檔案信息完整、真實。

2.3 強化檔案管理人員的培訓

作為檔案管理工作的主體，只有不斷提高檔案管理人員的能力水平和職業素養，才能更好地保障檔案管理質量。因此，企業要強化檔案管理人員的培訓。首先，強化檔案管理人員業務培訓，使其熟悉檔案管理相關規章制度，能夠按照相關要求來管理檔案;其次，強化檔案管理人員能力的培訓，包括組織能力、管理能力、信息化應用能力，確保檔案管理人員能夠勝任新形勢下企業檔案管理工作的需要;再者，結合企業檔案管理的需要，對外引進專業的檔案管理人員，壯大檔案管理隊伍[3]。作為檔案管理人員，更要主動去學習新知識、新方法、新技術，使自己能夠勝任檔案管理工作。

2.4 完善企業檔案管理制度

制度是企業管理工作順利進行的保障，只有完善檔案管理制度，才能更好地約束和規范檔案管理工作。因此，企業要結合實際，完善檔案管理制度[4]。首先，企業要按照國家有關檔案管理建設標準和規范，完善電子文件的形成、流轉、處置和監控制度以及收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度，從制度層面對檔案管理工作作出全面的規定，從而推動檔案管理工作的規范化發展;其次，完善檔案監督機制，對檔案工作全過程進行有效的監督，確保各項工作有序進行;再者，落實審查機制，對檔案信息進行全面核查，確保歸檔的檔案信息完整、真實。

3 結語

綜上，企業檔案管理工作與企業自身發展密切相關，企業要想穩定地發展下去，就必須做好檔案管理工作。新形勢下，企業要正確認識檔案管理工作，不僅要完善檔案管理制度，更要強化檔案管理人員的培訓，加快檔案管理信息化建設，從而推動檔案管理工作的有序開展，提高檔案管理水平，更好地發揮檔案在企業經營發展中的作用。

參考文獻

[1]陳霞.新形勢下企業檔案管理問題探究[J].智庫時代，2020（10）：44-45.

[2]蘇瑞婷，楊寧.對新形勢下做好企業檔案管理工作的研究與創新[J].機電兵船檔案，2020（01）：44-45.

[3]李惠俊.新形勢下加強電力企業檔案現代化管理的思考[J].技術與市場，2019，26（12）：217-218.

[4]王志平.新形勢下企業檔案管理信息化建設研究[J].產業與科技論壇，2019，18（23）：260-261.