工程檔案管理對工程質量的促進作用分析

冉緋

摘 要：工程檔案的管理，是一個聚集“技術”+“技巧”的工作，它的管理不僅僅是工程單位整體承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面八方的樞紐，而且細致的管理工作也千頭萬緒，可謂是單位中各項工作聯通的關鍵。就像是在日常工程檔案資料的管理中，很多都是很具體、很煩瑣、很微小的工作，工程檔案資料的整理及歸檔，它是保證工程單位發展新項目、新制度的基本，也是單位賴以強大發展的重要保障。加強與操作處理好工程檔案資料的整理，讓檔案的歸檔處于精細化的水平，就能夠為工程單位整體的生產運營、管理維護以及業務擴建提供確切的依據和保證。

關鍵詞：工程檔案;承上啟下;技巧;細致化

在現代化迅速發展的社會中，工程建筑成為人類社會發展的重要依托。因此，關乎于工程質量的問題就變成為在工程項目建設過程中首要考慮的“第一因素”。從古至今，從圖紙到架構圖，從工程建筑參照標準到一頁頁清晰的工程檔案記錄單據，都表明了工程檔案是決定工程質量的“前提”。眾所周知，檔案就是將工程項目建設過程中具有保存價值的文字、圖片、聲像等不同的記錄記載下來，就能夠使得事故認定、原因分析、建設理論、過程重現在實踐活動中形成最直接、最清晰、最具完整記錄的固化信息，這就是工程檔案服務于工程質量，服務經濟發展，服務人民群眾的最直接意義。

1 工程檔案對于工程質量的促進作用體現

工程檔案和工程項目建設，是不可分割的“整體”[1]。一方面來說，工程檔案與工程項目的建設是“同步同行”的，它是忠實記錄并再現工程項目建設實踐活動的全貌與過程，對工程質量的好壞起到了決定性的作用。它的內容涵蓋了項目的審批、決策、確定，以及項目的建設預算、建設框架、建設勘察、測量、以及工程的設計等，做好工程檔案管理工作，有利于監控工程的質量和效率。另一方面來說，工程檔案能夠為工程項目人員及時查閱有關卷宗提供真實歷史記錄，對工程進展及下一步的工作提供有力證據，為工程質量的進一步發展提供有力保證。同時隨著工程檔案意識深入人心，工程施工人員在履行工作職責的過程中勢必更加注重過程管理，通過工程檔案資料的歸集和整理，也必將倒逼人、材料、機械、方法以及環境這“五大要素”各環節規范高效運轉，這也就直接促進了工程質量的提升與發展。

2 工程資料管理不足對工程質量的影響體現

習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”工程項目的檔案資料管理意義重大，但同時，由于實際的資料、信息、內容涵蓋較多，實際的工程檔案管理工作較為繁瑣和復雜，很多的施工企業都會在工程檔案的管理過程中出現以下幾類問題，極大的影響了工程質量的管理及監督體系的運行：

2.1 檔案管理精細化的意識還不足

在工程檔案管理的保管、移交、整理以及歸檔的各個環節中[2]，常常表現為一般的文書、實物等資料的重視程度還不夠，對于其他重要的文書、影音、照片以及實物的資料等，都顯得比較重視。這就導致了在一些工作中檔案管理的精細化就顯得比較被動，無法達到全過程的高質量管理。

2.2 檔案管理隊伍化的水平還不足

對于檔案專職管理人員[3]，相關的施工企業常常采取4-6名專職人員進行管理，但同時，因為檔案資料的整治、歸檔范圍大、整理內容多，這就導致了在專業化的管控過程中，檔案專職人員的時間和精力無法得到有效地利用，使得檔案專職管理人員的隊伍化管理有了一定的局限性。

2.3 檔案管理動態化的水平還不足[4]

檔案管理是一個集合數據、信息為一體的框架內容，在這個過程中檔案管理人員往往會在整理、歸檔、信息化的過程中下足功夫，但是檔案管理的動態化價值就難以體現。檔案資料涉及資金、計劃、架構、預算等各個方面，與各個部門的聯系密切，但隨著時間、人員的變遷，就會導致檔案管理的認知隨之變化，但目前為止檔案的管理常常會處于一個靜態化的方式，這種情況對于檔案與施工企業各單位、在各種事情以及對于檔案有效性的發揮起到了一定阻礙作用。

3 做好工程檔案管理的舉措

總結而言，要想發揮出工程檔案管理對于工程質量的促進作用，那么必然要遵循一個原則：對于工程檔案資料的清點整理與歸檔，能夠時時跟得上工程發展的序時進度，從而在按照檔案資料的不同利用價值進行有效的分類和歸檔，利于保管和使用。

首先，在工程檔案管理的過程中，要切實做到合理安排檔案資料整理與歸納的時間節點和質量節點。根據工程實時的進度情況，要根據每日的工作日程確定當天的檔案資料整理歸檔內容，及時記錄和完善各種資料以及數據，保證檔案資料整理歸檔內容能夠涵蓋工程項目進度及發展的始終。

其次，要切實做到積極探索有效的檔案資料整理歸納手段。人為的工程檔案資料整理歸檔可能存在漏洞或者誤差，通過信息技術的雙向使用，有效地統計檔案資料整理歸檔的內容，也就是“雙套制”的管理[5]，從而增強針對性，減少盲目性，全面提升資料整理歸檔工作效力和質量。

最后，建立常態化服務機制，工程檔案資料的整理歸納其細節性、專業性因素居多，因此要根據專業領域、專業配置、專業技能的工作人員進行整理與歸納，這樣才能確保有效的資料整理歸檔手段。因此，要想發揮出工程檔案促進工程質量，就要選派“精兵強將”，做得適時整合和調整人員。按照工程檔案資料整理歸納崗位、專業技能、人員素質的不同，合理調整工作人員，加強內部崗位流動，充分挖掘資料整理歸檔潛能，進一步提高工作人員的履職能力;同時，要組織和鼓勵培訓。要采取以會代訓、交流討論等多種方式，對工程檔案資料整理歸檔人員開展管理制度、專業技能等方面的培訓，讓工作人員及時跟進和掌握新的政策法規、制度辦法，不斷提升工作高度和工作水平，才能夠在工程質量的促進作用中久久為功。

參考文獻

[1]郭貴來.工程檔案管理對建設工程質量的促進作用分析[J].現代經濟信息（15）.

[2]陳玉蘭.工程檔案管理對促進建設工程質量作用的研究[J].城建檔案，2014（6）：125-126.

[3]關明杰.探討加強工程檔案管理對促進建設工程質量的作用[J].黑龍江史志，2015（6）.

[4]曹珍珍，張玉.加強工程檔案管理對促進建設工程質量的價值探討[J].智能城市，2016，v.2（05）：152.

[5]李琴.試論工程檔案管理對提高建設工程質量的作用[J].大陸橋視野，2012（14）：56-57.