事業單位人事檔案管理的問題及對策分析

摘 要：事業單位人事檔案由組織、人事、勞資三個部分組成，是考察和管理機構人員的重要依據，人事檔案中記載了各類綜合情況，包括績效、業務水平、人事變動等等。隨著事業單位不斷發展，人事檔案管理的模式也在發生著變化，在人事檔案管理工作中難免出現各種問題，制約了人事檔案管理工作的有效性，這需要針對問題不斷優化。本文探討了事業單位人事檔案管理的問題及對策，可供參考借鑒。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理;問題;對策

人事檔案管理在發展和變革的過程中，不可避免會出現一系列問題，如管理人員的綜合能力、管理工作的規范性需要提升等等，這些問題對于事業檔案人事管理的效率和質量產生了阻礙。事業單位在不斷發展，人員變動和體制變革等檔案信息不斷變動。因此，人事檔案管理對單位的發展具有重要意義，需針對這些問題深入分析，提出解決策略，促使檔案管理工作效率進一步提升。

1 事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理人員沒有認識到管理工作的重要性

事業單位的人事檔案管理主要是服務性的工作內容，由于人事檔案無法直接為事業單位發展提供相應的信息，導致大多數人沒有意識到人事檔案管理工作的重要性，一些人認為檔案管理沒有技術含量，這樣的認知制約著人事檔案管理的進一步發展，難以提高工作的有效性，工作過程顯得較為隨意。這些片面化的思想認知，導致管理人員在工作中難以按照相應的規范和流程進行人事檔案管理。

1.2 檔案管理人員的管理水平需要提高

一些事業單位的人事檔案內容繁多，工作過程瑣碎，需要管理人員有足夠的信心，并且在大多數人的意識中認為檔案管理不需要專業技術。因此，部分事業單位的人事檔案沒有指定擁有專業技術人員進行管理。這樣的問題導致管理人員在工作中出現較多的問題，例如管理過程中沒有按照規范保存檔案，導致檔案信息損壞，文件檔案內容字跡褪色等等，給人事檔案的查閱造成了較大麻煩。

1.3 沒有建立健全完善的管理制度

在事業單位的人事檔案管理工作中，需要建立相應的管理制度，促使管理人員按照規范進行操作，保證各項人事檔案有序歸類，從而便于查閱。但在實際工作中，由于沒有完善的管理制度，導致管理人員在人事檔案管理和保存過程中沒有按照流程操作，例如沒有嚴格按照人事檔案中的具體內容進行細致的分類保管，導致查閱人事檔案過程中需要大量的時間尋找相應的信息，這種低效率的查找方式加劇了時間損耗，降低了人事檔案管理的工作效率。

1.4 軟硬件設施設備配備不齊全

在傳統的事業單位人事檔案管理工作中，各項檔案信息主要依靠管理人員手工錄入，在錄入過程中，難免會因為人工操作出現各種失誤，導致信息錄入不全，或者更新不及時。在當前的信息化時代背景下，大多數事業單位已用現代信息技術進行人事檔案管理，但由于資金不夠充足，硬件軟件設施設備無法滿足信息技術的使用要求，導致信息化的管理方式難以真正提高效率，設施設備的缺失導致損壞的人事檔案難以利用現代化的信息技術進行修復，也難以使信息技術發揮其真正的作用。

2 針對事業單位人事檔案管理存在的問題對策

2.1 提高管理人員對檔案管理工作的重視程度

首先，事業單位的管理層應當重視人事檔案信息對于事業單位發展的價值，認識到人事檔案管理工作的重要性，這樣才能自上而下不斷提高對檔案管理工作的認識，也能促使管理層不斷關注檔案管理工作。有這樣的前提，管理層應當借助事業單位的各類渠道加強對檔案管理工作的宣傳，進一步提高事業單位內部各部門各層級管理人員對于人事檔案的管理工作提高思想認知，在這樣的影響下，事業單位內每一個人都能不斷扭轉自身的固有認知，認識到其工作的重要性，檔案管理人員才能在工作中增強自身的責任意識，增強自身對于工作的認同感和責任感，不斷促使自身在工作中提高工作質量和效率。

2.2 不斷提高人事檔案管理人員的管理水平

首先，要樹立檔案管理人員按規范工作，提高檔案管理標準化的意識，人事檔案管理工作具有一定的保密性，在管理工作中必須做到信息保密，要求人事檔案管理人員提高自身職業素養。在此基礎上，要對人事檔案管理人員進行相關專業的培訓，不斷提高其專業技能，熟練工作流程，這樣才能在事業單位檔案管理過程中發揮自身的專業能力，實現標準化規范化的管理。在當前的信息技術時代背景下，還應當加強檔案管理人員的信息技術水平，使得檔案管理人員在工作中充分運用現代信息技術進行人事檔案的高效管理，使檔案信息發揮更大的價值。

2.3 建立健全人事檔案管理工作制度

檔案管理工作制度能夠使用相應的外部約束，促使檔案管理人員在人事檔案管理工作中不斷發展自身的業務能力和專業素養，提高工作積極性，利用健全的制度進一步激勵員工，并且能夠用適當的外部約束促使檔案管理人員發展自身能力，促使檔案管理工作不斷向標準化、規范化發展。在此過程中，還要完善相應的獎懲措施，將績效考核納入工作制度中，進一步激勵檔案管理人員工作的自覺性和積極性，促使員工在工作中，真正實現效率和質量的雙向提升。

2.4 不斷提高檔案管理的信息化水平

在當前的時代背景下，互聯網和信息技術的對各個領域產生了深刻的影響，在事業單位人事檔案管理工作中提高信息化管理水平。首先，事業單位應當加大資金投入力度，用于購進信息化硬軟件設備，為信息化管理提供基礎的必要條件。同樣，檔案管理人員要將紙質檔案信息進行數字化處理，并且將紙質檔案按規范進行保管。在數字化檔案處理過程中，檔案管理人員應當深入挖掘檔案信息的價值，設計為事業單位的發展和決策提供更好的數據支持。接下來，檔案管理人員應當針對人事檔案管理建立相應的軟件系統，在信息查詢的過程中更加快捷方便的尋找需要的信息。檔案管理人員還應當對硬軟件進行及時的更新和維護，保證系統的流暢運行，并且要針對軟件系統建立相應的防護手段和身份認證登錄系統，保證檔案信息的安全性，通過這些方式不斷提高檔案管理的信息化水平，展現人事檔案所承載的價值。

3 結語

事業單位人事檔案管理工作是事業單位發展的重要內容，隨著事業單位的不斷發展和變革，難免會出現一系列問題，這需要進行的針對性的研究，并且結合事業單位的實際發展狀況做出相應的解決策略，才能進一步提升工作的實效性，對這些問題提出相應的解決策略。在提出解決策略的過程中，檔案管理人員應當充分結合當下的信息化時代背景，充分運用現代信息技術解決傳統人事檔案管理工作中出現的問題，使人事檔案管理工作適應當前形勢的需要，進一步提高檔案管理的效率和質量，使檔案信息為事業單位的發展做出科學合理的決策。

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作者簡介

鐘日鵬，男，廣西欽州市人，助理館員（檔案系列），從事人事管理（事業單位考試招聘、檔案管理）工作。