如何做好城建聲像檔案的歸檔管理與利用

胡愛蘭

摘 要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。在城市建設活動中產生的聲像檔案能生動具體地再現城市建設管理、規劃等各方面的工作，真實記錄項目建設及城市建設各個時期發展的面貌，應收集好聲像檔案，服務城市建設。

關鍵詞：城建;聲像檔案;歸檔管理;利用

聲像檔案具有客觀、形象和真實的特點，能生動具體地再現城市建設管理、規劃等各方面的工作，真實記錄項目建設及城市建設各個時期發展的面貌。聲像檔案忠實地記載著建設過程中的真實情景。如工程開工前的原址、原貌;施工過程的一系列活動，施工采用的新工藝;領導視察、關注等。這些影像記錄都是不可重現的歷史畫面，錯過就沒有。一份完整的城建檔案，除了文字記載外，聲像檔案也是必不可少的一部分。

1 城建聲像檔案管理的難點

1）拍攝難。一方面，對城市建設原貌拍攝上難以控制。不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，對正在建設的工程項目拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和后期等各環節進行拍攝。

2）收集難。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門，也是很不完整。另外，由于聲像檔案載體材料成本較高，許多城建聲像檔案形成部門，不愿將其無償交給檔案部門管理。

3）管理難。主要體現在保管上的分散性和管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規范，也給日后查找利用帶來麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。

2 加強聲像檔案集中管理的建議

1）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視。搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實。要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

3）加強監督，分類指導，注重業務培訓。針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

4）結合實際，創造條件，力求妥善保管。從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。結合實際，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

5）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道。要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，采取多種形式收集。（1）通過正常提交接收。（2）重點項目、重點工程要重點收集。對本地重點項目、重點工程產生的聲像檔案，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。（3）廣泛的社會征集。對散存的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式廣泛征集。

6）加大城建聲像檔案編研力度。一是提高認識，開拓思路。加強館室之間的交流，進行資源整合，徹底改變關門編研、閉館自守的工作局面;面向社會拓寬編研思路改變單一的紙質載體編研產品格局，向聲、形、影等多種載體并存的深層次研發延伸，使編研工作從低層次摘編逐步向多元化、深層次開發發展。二是更新技術，運用信息網絡系統加快城建檔案編研工作的進程。采用計算機多媒體技術、光盤技術、數碼影像技術及電子通訊等現代技術進行城建檔案編研工作，推進檔案編研產品電子化，并通過網絡化實現檔案信息開發、傳播、利用到反饋的全過程。

7）注重庫房建設，購置先進的聲像設備。聲像檔案的保存，首先要爭取資金，加強聲像檔案庫房的建設和改造，添置必要的檔案裝具和聲像設備，為聲像檔案提供一個恒溫、恒濕、避光、防塵等良好的保存環境，延緩聲像載體的自身老化，減慢載體上所存信息的自然衰減。保證城建聲像檔案的完好無損、便于利用。

8）提高檔案管理人員素質。首先，要強化聲像工作人員的大局意識和責任意識，確保城建聲像檔案齊全、完整和高質量，要突出重點，攻克難點，務求出實效、出精品。其次，城建聲像檔案管理人員要努力學習新知識，掌握新技術，優化知識結構，不斷提高自身的科學文化水平、業務水平、理論水平，從而建立一支素質高、技術硬和務實精干的復合型的城建聲像檔案管理人員隊伍。

3 結語

隨著不斷發展的城市建設進程，反映城市建設情況和原始面貌的照片、錄像等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題。因此，各級領導、檔案管理部門和有關人員應給予高度重視，采取有效措施，加強城建聲像檔案的管理工作。

參考文獻

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