試論高中檔案管理信息化發展策略

王馨瑩

【摘要】當今社會正處于一個高速發展的網絡信息時代，這為多項工作的開展與實施提供便利。針對高中檔案管理工作來說，也正在向信息化、便捷化與高效化的方向發展，極大提升工作的準確性與效率，這不僅是時代發展的必然，還是改善工作質量的重要途徑。基于此，本文以高中檔案管理如何實現信息化發展為試論對象，同時制定一系列科學適當的策略。

【關鍵詞】高中檔案管理 ?信息化 ?發展

【中圖分類號】G63 ?【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2020）17-0006-02

在傳統的高中檔案管理工作中，存在著效率低、工作量大等問題，不僅費時費力，還極易出現紕漏與失誤，影響檔案管理工作的正常進行。隨著信息技術的高速發展與日益普及，在高中檔案管理工作中，應當緊跟時代步伐，及時引入信息化管理模式，充分借助現代化信息技術的優勢完善檔案管理，使得檔案資料的錄入、歸檔、查找更加準確、快速與便捷。

一、轉變檔案管理工作重心，擺脫傳統工作模式束縛

現階段，在信息技術飛速發展的時代背景下，對多個行業與領域均帶來一定的影響和沖擊，都通過引入相關信息技術來改善工作效率，當然也包括教育教學。對于高中檔案管理工作而言，同樣需要與時俱進，及時引入現代化信息技術，盡快轉變該項工作的重心，面向知識化和信息化管理方向發展，擺脫傳統工作模式的束縛與禁錮，把傳統的檔案管理工作逐漸轉移至信息化建設中，由紙質資料改變為電子辦公，更新工作模式和平臺。以此實現檔案管理工作的現代化與信息化，為教師、學生、社會和教育教學提供更為優質的服務。通過加大信息化的建設力度，能夠有效提升檔案信息的實時性、準確性和完整性。而且在信息化檔案資料模式下，工作人員能夠更好的分享、加工與修改檔案內容，確保檔案管理工作更加規范與科學的運行。同時，高中學校檔案管理工作人員應該更新工作理念，深刻認識到信息技術在檔案管理工作中的重要性，有效借助網絡平臺和工具提升工作質量，借此在很大程度上避免主觀性錯誤情況的出現。當檔案管理人員在查閱資料時，也不能采用傳統落后的形式，而是要在信息化平臺上調取相關的信息，節省時間和人力，便于更新與查閱檔案信息。

二、提高檔案管理工作認識，按照統一標準開展工作

由于高中檔案管理是一項十分復雜與繁瑣的工作，涉及到的工作量較大，只有借助信息化手段，才能夠滿足當前的工作需要。在高中檔案管理工作中，由于深受傳統觀念的影響，一些領導和管理者對該項工作的認識不到位，沒有意識到檔案管理推動教育教學發展的作用和重要性，以至于影響到檔案管理工作的信息化進程，以及工作效率。這就需要高中學校領導與檔案管理工作人員轉變對檔案管理工作的看法，認識到這一工作在學校發展中的特殊作用，擴大宣傳力度，及時引入信息化管理模式。而且要積極探索科學有效的檔案管理機制，通過檔案管理工作促進教育教學工作的發展，為全校師生提供高質量的檔案資料，借助信息技術的優勢優化檔案管理的過程和模式。同時，在高中檔案管理信息化發展過程中，應當按照統一的標準開展工作，保證工作模式與流程的規范化，可以結合具體內容建設數據庫服務，利用網絡工具和平臺實施檔案管理。目的是保證高中檔案管理在信息化建設中可以實現管理制度、程度和依據等標準化，避免傳統工作中不同部門互不配合現象的出現，做好新時期的檔案管理工作，切實提升工作的實效性，方便人們快速、高效、準確的查閱信息。

三、強化檔案管理設施建設，提供信息化的物質條件

傳統檔案管理以紙質資料為主，以手動記載、查閱為主的工作方式難以滿足當前的實際需求，隨著信息化的日益普及，為高中檔案管理工作提供創新改革的契機，不過離不開基礎設施的支持。高中學校與相關教育部門需擴大對檔案管理設施建設的資金投入力度，為檔案管理工作提供良好的基礎設施，包括硬件與軟件兩大方面。因此，高中學校應該根據本校實際需要配備掃描儀、打印機、復印機、計算機，及軟件系統，這些均是推動檔案管理信息化發展的物質條件。并據此建立相應的數據庫，把本校的檔案信息和資料錄入到數據庫中，以電子形成保存、歸檔、更正和整理，提升檔案管理和搜集的質量。而且要想更好的發揮軟件性能，需優化軟件管理系統和提升管理效率，高中學校可以購買檔案信息管理系統，提升純粹依靠計算機進行資料錄入和管理的工作效果與效率，或者尋求軟件公司合作，開發出符合學校實際情況的檔案管理軟件，提升系統的針對性、可行性與可操作性，有目的性的解決檔案管理問題。此外，高中學校在檔案管理信息化發展中，面對計算機設備故障、不足等問題，要加大資金投入，及時更新和配備設備，以免因故障問題導致檔案信息損毀或丟失。

四、提升管理人員專業素質，推動檔案管理正常進行

檔案管理工作是將信息錄入到計算機中，通過軟件系統加工、整理與優化，突破傳統紙質檔案的局限性，避免因更改信息而造成的紙張浪費現象，這不僅是信息化時代發展的特征，還體現出環保理念。在高中檔案管理工作中，檔案管理人員作為該項工作的具體操作者與實施者，其業務水平、工作能力和計算機水平能夠直接影響到工作效果，尤其是在信息化發展過程中，對該項工作提出更高的要求，他們需掌握扎實的信息技術知識和能力。對此，高中學校檔案管理工作人員應當從思想上注重個人專業素質的提升，掌握基本的計算機操作要領與技巧，促使個人工作能力與思想可以滿足信息化發展的需要。并自覺主動跟上形勢的發展，不斷學習新的信息化檔案管理方法，并不是采用傳統的手段開展檔案管理工作，可以接受新理念、新事物的熏陶，為這一工作的順利實施奠定技術基礎。同時，高中學校檔案管理工作人員需不斷參加計算機培訓活動和更新工作理念，提升個人信息化檔案管理工作水平，滿足實際工作需求。并利用閑暇時間在網絡上自主學習，觀看關于檔案管理方面的視頻，增強專業知識的補充，豐富自身內涵，為學校檔案管理工作提供更加便捷和高效的工作方式。

五、加強檔案管理保密工作，確保資料信息真實可靠

在高中學校檔案管理工作中，保密性可謂是至關重要，信息化發展能夠保障檔案管理的安全性，在信息化管理模式下，與傳統的檔案信息保密系統相比程度有所增強，由于是在網絡平臺上存放，再加上密碼設置、權限管理等安全防護，檔案資料不易外泄或盜取。尤其是對于高中學校干部人事檔案的管理工作而言，應當具有足夠的保密性和安全性，原因是這些資料針對學校職工來說是相當重要的，對他們的工作生涯、職位變動和道德品質等都有著詳細記錄。為此，高中學校在檔案管理工作中可利用信息化手段加強檔案保密工作，利用密碼、問題等功能確保檔案信息的安全可靠與真實，以免部分工作人員出于私利篡改或刪除重要內容。這就需要為不同級別和職位的檔案管理人員開設不同的權限，目的是更好的保存檔案資料，由于網絡訪問檔案資料都存在記錄，針對檔案管理工作出現的問題有跡可循，可直接找到操作者。而且高中學校在檔案管理工作中，還應當設置更加專業的檔案管理人員，保證有專人負責，不能由其他普通教師擔任，將責任具體明確化劃分，貫徹落實至個人，避免在這種高強度的工作中出現差錯，進而在出現問題時能夠迅速找到負責人，盡量消除安全隱患。

六、總結

綜上所述，在高中檔案管理中實現信息化發展是時代發展的需要，相關工作人員應走在時代的前沿，極力發揮現代化信息技術的優勢，不斷完成和革新檔案管理工作模式與方法，提升服務效率與質量，推動教育教學活動的順利開展。

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