企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及解決對策

秦艷霞

【摘要】企業(yè)職工檔案管理主要是關(guān)于職工個人的基本經(jīng)歷、思想情況、工作狀態(tài)以及崗位變動等的文字記載資料。它體現(xiàn)了職工個人完整的人生經(jīng)歷，不僅是其歷史性考量的重要依據(jù)，同時也是企業(yè)管理中的一個重要內(nèi)容，與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、招聘、培訓(xùn)、調(diào)配、考核、獎懲以及選拔等工作中都具有密切聯(lián)系。本文分析了現(xiàn)階段企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及原因，并在此基礎(chǔ)上提出有效的解決對策。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);職工檔案管理;存在的問題;對策

企業(yè)職工檔案是由職工管理部門和用人單位在職工招聘、培訓(xùn)、考核、獎懲、晉級、任免等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、工資福利、參加社會保險以及工作變動等情況的原始記錄，是歷史地、全面地考察職工和依法維護其權(quán)益的重要依據(jù)。然而，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的建立和不斷深化，企業(yè)職工檔案管理卻越來越弱化，企業(yè)建檔意識淡薄、職工檔案管理不規(guī)范、職工檔案缺失甚至遺失時有發(fā)生，這既無法保障職工合法權(quán)益，也影響了企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展。因此，做好企業(yè)職工檔案工作尤為重要。

一、企業(yè)職工檔案管理中存在的問題及原因分析

（一）存在的問題

（1）部分企業(yè)沒有建立職工檔案

目前，還有許多企業(yè)由于多種原因，沒有建立職工檔案，職工技術(shù)職稱及技能無法確定，養(yǎng)老醫(yī)療等待遇無法享受，職工合法權(quán)益無法保障。

（2）部分企業(yè)職工檔案不齊全、不準(zhǔn)確

如，檔案記載的職工姓名與其身份證的姓名不一樣、招工登記表填寫的年齡與實際年齡不相符，等等。究其原因，有以下幾種可能：一是企業(yè)在招用職工時，沒有立即為其建立檔案，故缺少招工登記表等材料;二是企業(yè)雖然建立了職工檔案，但沒有把職工的定職定級表、勞動技能鑒定表等材料及時歸檔，致使不少個人材料遺漏遺失。

（二）原因

（1）缺乏深刻認(rèn)識

當(dāng)前，檔案管理工作并未引起高度重視，主要表現(xiàn)在檔案室缺乏先進的設(shè)施，且管理水平長期未見提高，先進的現(xiàn)代計算機應(yīng)用技術(shù)并未在檔案管理工作得到運用。即使部分企業(yè)已分離出檔案室，將其作為一個獨立的部門，但思想上仍然是因循守舊，未改變對檔案工作的看法。也是如此，導(dǎo)致檔案管理工作進展不大，員工的工作強度雖大，但效率卻不高。

（2）缺乏先進的管理設(shè)施

科技的飛速發(fā)展，讓科學(xué)化、數(shù)字化的管理方式被運用到企業(yè)檔案管理工作中。在企業(yè)檔案管理中可引入一些現(xiàn)代化元素，進而促進檔案管理效率的提高，讓管理人員的工作壓力減輕。通常，紙質(zhì)檔案為企業(yè)職工檔案材料的主要形式，如果時間過長就會導(dǎo)致紙張變黃、變脆，字體不清。若將一些新的設(shè)備進入到企業(yè)職工檔案管理工作中或通過一些管理軟件把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，如此就便于將存儲空間與整理時間減少，使分類整理更加方便，時間得到節(jié)省，并防止檔案管理人員發(fā)生存錯檔、漏存檔的情況，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化與數(shù)字化。

（3）檔案管理力法落后

不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范是大多數(shù)檔案室建設(shè)均存在的問題。一些單位未設(shè)置專用檔案室，沒有配套“六防”設(shè)施，所以讓檔案資料發(fā)生霉變或被蟲蛀，使之美觀整潔與完整性大受影響。同時檔案管理仍以手工管理為主，只要不丟失就行。不斷更新的科學(xué)技術(shù)手段，擴大了職工檔案信息管理系統(tǒng)，也大幅提高了計算機信息的水平，但部分先進的技術(shù)還未被充分挖掘與發(fā)揮，所以并未被廣泛運用于檔案管理中，以致于無法提高管理效率，并浪費了資源。

（4）職工檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平偏低

檔案管理的專業(yè)性較強，僅是分類和鑒別檔案材料就十分困難。在實際工作中，因為忽略了檔案管理這項工作，檔案管理工作也并未由專職人員擔(dān)任，沒有接受專業(yè)的培訓(xùn)，不了解檔案的重要性以及如何收集、整理、歸檔、裝訂檔案材料等，所以讓檔案管理水平嚴(yán)重受損，檔案材料分類不清，無法提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。加快的人才流動，特別是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，讓更多的用人單位加強員工能力的重視，并主要通過法律合同來約束員工，而非檔案，在現(xiàn)代社會中人事檔案的作用被不斷弱化，以致于大多數(shù)員工對自己的檔案并不重視，不清楚自己的檔案應(yīng)記錄的內(nèi)容以及有什么具體的作用。

二、完善企業(yè)檔案管理的對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念

充分重視企業(yè)檔案管理工作的重要性和價值，企業(yè)檔案具備潛在生產(chǎn)力，一旦其作用得到充分發(fā)揮就能為企業(yè)以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創(chuàng)新管理觀念，盡力開發(fā)企業(yè)檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務(wù)。

（二）建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式

要想真正實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化，首要任務(wù)就是建立完善的檔案信息系統(tǒng)。我們使用計算機對檔案進行管理就必須要建立一個專門的系統(tǒng)進行操作，在這個系統(tǒng)平臺上我們可以進行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過使用計算機軟件實現(xiàn)檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準(zhǔn)確、可靠。我們知道無論是計算機系統(tǒng)，還是計算機軟件都需要定期的升級優(yōu)化，只有這樣我們才能保證使用功能越來越方便、快捷、高效。

（三）加強企業(yè)檔案管理制度建設(shè)

首先，企業(yè)要建立明確的責(zé)任制度體系，設(shè)立專門的檔案管理部門，并配備專業(yè)的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標(biāo)，明確各部門的職責(zé)，使其積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規(guī)范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個流程均給予明晰的規(guī)定，確保制度的嚴(yán)格落實，對于違反規(guī)定的行為和人員要進行嚴(yán)肅處理，從而提高企業(yè)檔案管理工作的整體效率和科學(xué)化水平。

三、結(jié)語

總之，企業(yè)在新時期的發(fā)展過程中面臨越來越多的挑戰(zhàn)。加強企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容。為了提升檔案管理工作水平，企業(yè)必須要樹立正確的檔案管理理念，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，完善檔案管理方式，加強企業(yè)檔案管理制度建設(shè)，更好地適應(yīng)當(dāng)前社會現(xiàn)代化建設(shè)的要求，從而實現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻：

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