企業檔案整體分類理論研究

劉曉紅

【摘要】社會進步的前提下，我國各企業隨之開始迅速發展，逐漸走向信息化。企業檔案在新時期下彰顯出其優勢，也一直是我國擁有的較為重要的信息資源，蘊含著不同的文化價值和強大的助推力。企業根據實際情況不斷探索著檔案分類的特點，做到理論與實踐結合，尋找到最恰當的管理手段，提升整體的品牌形象，增強市場競爭力。實際工作中，企業檔案整體分類遇到諸多問題，需要及時采用相應的解決辦法走出目前的困境，促進企業的可持續發展。

【關鍵詞】企業檔案;整體分類理論;探究

新時期下，企業檔案工作面臨著諸多挑戰也走上一條全新的發展道路，其分類理論成為目前企業探究的關鍵內容，以跟上社會進步潮流。企業對檔案實施相應的管理并發現工作中的眾多問題，在發展中不斷運用創新思維去尋找解決方法，提升整體分類的效率。企業謹遵檔案分類理論，提升員工思想意識，使之形成正確的觀念去規范自身行為，做好分類管理，滿足各工作環節的需要，提供科學的依據和服務，推進企業的在市場競爭中的穩步前行。

一、企業檔案分類概述

檔案分類是指根據我國相關標準，結合檔案的年限、來源、多種形式及蘊含的具體內容等信息中的相似之處，做到不同層次的劃分，構建出相應的體系并隨著時間推移而逐步壯大。檔案涵蓋的內容較多，我國根據分類的對象和作用的不同，可以將其劃分為實體和檢索兩個類型，以滿足檔案管理的需求，明確工作的內容及方向。企業檔案隸屬于實體檔案分類，即以全宗檔案為對象，在規定范圍內劃分出多個不同的層次，將冗雜的檔案資料歸類，體現出有條理的管理方式，較為全面的彰顯出企業職能活動的整體情況和發展趨勢。企業檔案整體分類的規范化為日后的保管和查閱等提供便利，也是國家檔案分類中不可缺少的部分，需將理論與實踐結合，完善工作體系。企業檔案分類應遵循相關理論，符合企業的全宗特點和發展歷程及進步規律等，設置出合理類目，滿足檔案的真實需求，同時以創新觀念去對待新時期下的特殊情況，凸顯分類的靈活與實用性。

二、企業檔案整體分類遵循的原則

企業檔案分類是一個較為復雜的工作，需要遵循多個原理并保證符合發展規律，加強各子系統間聯系。為了突破保管條件的制約，工作人員要遵循分類原則，才能更好地保持檔案之間的聯系。首先，應遵守標準統一的原則，在相同層次中只運用一個標準，避免子項的兼容和混亂。工作人員根據此原則進行分類，明確檔案層次的概念，例如，將文書與科技檔案區分開，能有效避免檔案的重復保管。其次，堅持以企業管理對象為主的原則，同時兼顧檔案管理的情況，做到全面的分類。工作人員以企業管理對象為方向，結合檔案形成的規律做好分類，使每個子系統成為獨立的個體，根據不同層次來保管，方便日后的使用，提升整體的服務質量。新時期下，可能會出現一些特殊情況，工作人員以發展的眼前看待檔案分類，結合標準統一的原則，采用檢索目錄等方式，進行相應的處理。然后，以全宗不可分割為原則，完善檔案管理體系。企業檔案管理中應將企業全部的資料看作一個整體，不再局限于以往的思維模式下，涵蓋企業的多種經營活動，做到同宗不分割，不同宗勿混淆。企業檔案管理以此以為原則，才能進行科學的分類，給使用者帶來便利。

三、企業檔案整體分類依據的理論

（一）遵循分類學原理

分類是人類思維方式的表現，也成為區分事物的方法，是檔案管理應遵循的原則。分類中囊括兩種思維順序相反的操作，即區分和歸并，一方面將信息細化而另一工作則將分散的內容匯總。企業檔案分類時應遵此理論，按照事物分類規則來明確工作的對象，從而掌握檔案的范圍，構建出完整的檔案體系。

（二）以系統科學為理論

企業的社會活動可以形成一種系統，在進行檔案分類時應以系統為原理，體現出自身的層次性等。企業檔案管理為日常的運營、生產等提供相應的服務，為了能更好地完成分類工作，需建立起子系統，結合區分與歸并的方式做到全局性。企業檔案是由多個子系統組成的較為全面的母系統，彼此間相互制約，在交叉、包容的關系中轉化為相應的設備檔案。可見，想要做好企業檔案的分類應以系統科學為理論，使國家檔案更為全面。與此同時，企業檔案分類還要符合邏輯劃分原理，將事物從整體轉變為多個部分。根據這一原理，工作人員可以按照同一標準劃分出企業檔案的多個子項，保證其符合科學性，從而構成完整的檔案分類體系。

（三）依據全宗理論

檔案分類中，全宗理論是工作的基礎和大方向，也是我國全部檔案中的核心。全宗理論是一個企業或單位、機關乃至著名人物等所參與的社會活動下的全部記錄。企業的各種檔案中所包含的部分內容是相互重疊，著實不易區分的，體現出不同類目設置間密切的關系，做到了相互補充，如實反映出企業活動的特點和發展趨勢。每一個門類的檔案匯總后便形成企業的完整的檔案全宗，工作人員根據相關標準將其組成具有層次的系統，方便日后的使用，以為企業發展提供優質的服務。

四、結束語

企業檔案分類應結合實際情況并依據相關理論，以明確工作的內容來構建出完整的檔案體系，做到層次清晰且無冗雜現象，保證每一類目都涵蓋企業所有的運營活動。工作人員進行檔案整體分類時，收錄企業發展過程中所包含的全部數據，設置看似獨立卻又聯系緊密的類目，使同一層次下的內容無交叉或兼容的情況，逐步彌補以往操作的缺陷，彰顯出檔案管理價值，促進企業的發展。管理人員看清未來發展趨勢，準確的分類完善檔案體系，走向信息化操作，科學的存儲企業全部資料，滿足新時期下企業進步所需的數據，發揮出檔案的優勢，保證企業愈發激烈的市場競爭中站穩腳跟。

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