《淺談檔案出版中心質量管理措施之點滴》

包斌

摘 要：本文從檔案出版中心在公司產品形成鏈條中的位置入手，介紹了其主要業務范圍及屬性，加強檔案出版發行環節的質量管理，有助于提升公司的品牌美譽度;有效的質量管理措施的點滴積累，能穩步推進質量管理工作邁上新臺階。

關鍵詞：檔案管理;出版發行;質量管理;體系;四檢制;質量記錄;措施

背景：

檔案出版中心是公司是西安長慶科技工程有限責任公司所屬的勘察設計產品實現過程中所及的生產部門;業務位置處于勘察設計成果文件形成鏈條的下游、末端;被看作是公司最終的設計定型產品走向市場用戶途徑上的最后一道關口。其主營業務為檔案管理與出版發行。就其屬性而言，檔案管理為管理業務，出版發行為操作業務。

檔案管理主要包括勘察設計文件的驗收、存檔、掃描、刻錄等，以及文書、經營、財務、聲像、資質、專利、軟件、榮譽檔案等的收編、整理和利用;包括藍圖、底圖、文書、地形圖、科技圖書等崗位。出版發行管理包括公司生產經營管理活動中所有文件、資料、圖紙的曬、印、配、裝和發放工作，以及出版過程中的HSE管理;包括曬圖、復印、裝訂、發行、質檢、安全等崗位。

如果在該作業環節中，及時發現已定型產品的個別缺陷，并及時協調作業鏈相關環節做出改進的話，將會極大減少勘察設計成果在出版發行端的浪費，降低生產成本，不斷提升公司品牌美譽度帶。

一、以公司QHSE體系為抓手，進行全面質量控制

度初，根據公司QHSE體系規定，組織力量，科學有效識別各種管理要素、保證源頭質量受控。從流程出發，完成了部門工作目標及保障措施、相應階段性工作總結、質量風險識別、QHSE目標識別、應急管理、年度法律法規辨識清單、法律教育培訓與簽到、采購與供應商評價、設備維修管理、不合格品管理、安全與質檢管理、檔案管理、出版發行等十四個方面的全管理要素的識別。

依據公司QHSE體系中CTEC-QHSE-P5-2020出版發行控制程序、CTEC-QHSE-P6-2020文件控制程序、CTEC-QHSE-P12-2020服務控制程序、CTEC-QHSE-P13-2020HSE監測程序、CTEC-QHSE-P14-2020產品質量檢查程序、CTEC-QHSE-P15-2020顧客滿意度監測程序、CTEC-QHSE-P18-2020不符合與糾正措施程序、CTEC-QHSE-P20-2020設計過程控制程序、CTEC-QHSE-P22-2020設計變更管理程序等，通過內部質檢和HSE監測，對勘察設計文件在檔案出版中心業務環節進行全面的運行監控和持續改進。一旦發現設計過程某環節失控或存在質量風險和出現了不符合要求的現象、立即采取相應措施進行改進，確保QHSE體系運行活力。

二、以“四檢制”為手段，重視源頭質量及重點項目的過程控制

底圖崗是部門出版發行業務的策源地，底圖歸檔、掃描和配圖的好壞關系著后續工序的順利進行，直接影響了出版發行端的成品質量。通過曬印前核查和修正本圖圖面質量狀態保證源頭質量。各崗位全面落實質量“自檢、互檢、抽檢及全檢”四檢制度，所有上報審查項目進行全程旁站質檢工作;確保各作業環節質量受控。重視重點工作和工程的質量控制，通過專項質量現場會議和培訓予以保證。如針對底圖配圖質量不穩定問題、定期和實時召開質量現場會議進行分享經驗和教訓總結、找到提升改進的有效方法;再如為確保檔案移交工作質量、組織了3次中石油檔案管理系統（E6）專項應用培訓和9批次實操培訓，確保質量工作持續改進和全面提升。發現一般質量問題，及時和不同崗位部門溝通協商反饋并處理。

三、以教育培訓為方法，培養全員質量安全環保健康和合規意識

針對部門的窗口服務功能、公司保密重點單位、公司安全生產的重點部門、及管理具有公司核心競爭力的秘技圖紙等業務的實際情況;通過教育和培訓工作，使全體員工樹立質量安全健康環保及重視保密的意識至關重要。部門年初制定了詳細的教育培訓計劃，堅持每月2次緊貼工作和生活實際需要方面的HSE和質量常規培訓、實時組織保密知識專項培訓、定期組織QHSE體系升版及內外審注意事項專題培訓、每年2次組織員工綜合素質提升培訓、根據公司工作主題組織經營、合規等業務培訓。

通過常規和專題的教育培訓，樹立全員全面質量管理、合規經營、保密及安全生產等方面的意識;清楚制度和規章，明白底線和紅線，知道那些能做？那些不能做？那些要做好！那些該如何做好？全年各類培訓覆蓋了所有崗位，扎實的教育培訓很好的支撐了部門的生產經營活動的順利進行。

四、以質量記錄集中清理為契機，促使技術檔案基礎管理水平提升

針對歷史性質量記錄實存欠賬項目多、新舊檔案信息系統數據遷移轉化與銜接不同步、無電子臺賬、手工臺賬登記不規范的情況，創新工作方法、通過認真調研、重新編寫了EXCEL應用程序、實現了質量記錄歸存狀態的批量比對，提升了存檔狀態的比對效率，夯實了質量記錄基礎管理工作。

面對質量記錄中項目號與實際不符、錯登、少登、漏登、重復等情況，采取有效應對措施，組建了專門的歷史性質量記錄清理補存專項工作團隊，制定了可行的清理補存計劃、安排了專人負責清理補存的協調和監督;對清理補存工作進行了重點人力資源保障。經過清理補存工作，完成了2016-2018年三年質量記錄（第二冊）的清理補存工作。應存13352項，實存13341項;另有11項因項目沒有結束，經會議決定轉入2019年進行歸檔。同時，展開了對2016-2019年質量記錄第一冊和第二冊的清理工作，目前該項工作在持續進行中。

隨著質量記錄清理補存工作的結束，補齊了階段性欠賬，使公司的過程資產得到了持續有效的管控及歷史經驗數據庫得到了進一步的豐富和完善;夯實了勘察設計過程中技術成果檔案文件可追溯性的基礎。

結束語：

通過上述點滴的質量管理措施，從根本上加強檔案出版發行環節的質量管理，確保了公司勘察設計成果文件在全作業鏈末端的產品質量;不斷提升了公司的品牌美譽度;穩步推進了質量管理工作邁上新臺階。