科學的痕跡化助推后勤精益管理

文_國網鷹潭供電公司 許晨奕

國網鷹潭供電公司員工食堂自2016年以來，在采購管理和安全管理等重點工作中深入研究流程痕跡化管理模式，不斷完善內控制度，依法治企和服務水平顯著提升。

流程痕跡化的意義

流程痕跡化是在管理過程中，記錄時間節點、責任分工和管理內容等細致縝密的工作記錄。借由保留下來的文字、圖片、實物、影像等資料，可以在管理事項結束后最大程度復原、佐證已經發生了的生產經營活動。精益管理源于精益生產，是把最初在生產系統的管理實踐經驗，逐步延伸到企業的各項管理業務。

“精”指精簡人力、財力和物力的投入，是對過程的要求；“益”指提高投入產出比實現效益提升，是對結果的描述。流程痕跡化關注的是過程，其意義在于推進日常管理行為的標準化、制度化，形成管理制度和管理過程相互促進。所以，流程痕跡化是精益管理的基礎，是助推精益管理水平提升的重要舉措。

有助于推進依法治企。依法治企是公司后勤領域安全健康發展的基礎，也是各項工作強化管理的著力點。根據歷年公司內部巡視及外部檢查來看，員工食堂管理是審計監察和輿論監督的重點，也是黨風廉政建設關注的重點。流程痕跡化是健全制度落實、形成長效機制的有力保障。

有助于提升工作績效。流程痕跡化的應用把管理從關注結果轉向過程管控，通過工作流程的顯性化和落實情況的具體化，促進員工主動履職，便于管理者績效評價。同時，通過對痕跡化信息的數據收集和數據分析，有利于更好的優化工作流程，提升管理效益。

有助于強化監督考核。員工食堂的管理水平關系到食堂經費的使用效率，體現了黨風廉政建設的工作成效。受從業人員素質、地區水平差異等因素限制，員工食堂提升精益化管理水平更需要通過分析管理重點和風險點，加強對過程的管理控制，加大對員工的監督考核。

流程痕跡化的措施

鷹潭公司結合實際情況，深入分析管理中存在的主要矛盾和矛盾的主要方面：一是安全管理意識不強。員工食堂安全管理主要包括食品衛生安全和廉政風險安全。長期以來，公司系統安全管理的重點始終在生產經營方面，對員工食堂的安全管理缺乏系統、有效的管理和監督。二是食堂經費使用效率有待提升。雖然近年來在規范大宗商品的采購流程方面取得了較大成效，但原材料出品率不高，因管理水平低造成的各種浪費普遍存在。三是從業人員素質不高。一方面是大量低端業務用工人員缺乏培訓，致使服務技能水平低，另一方面是管理人員普遍素質不高，不僅缺乏訓練和培養技能人員的能力，更缺乏對工作流程的分析、優化能力。

綜合上述三點主要矛盾，鷹潭公司員工食堂主要從采購管理和安全管理兩方面入手，深入開展流程痕跡化管理。

采購管理痕跡化。通過建立多維度制約、監督的采購機制，規范采購流程，節約采購成本。其做法主要有三方面：一是職能分離。員工食堂的采購管理存在采購品種多、價格浮動大、庫存管理難的特點。結合公司實際情況，分別設置了采購員、驗收員、庫管員等相關崗位，讓采購流程的市場采購權、價格控制權和驗收保管權既相互獨立，又相互制約。二是根據不同原材料的使用頻次，分別采用按需采購和批量采購兩種方式，且各類原材料的采購計劃，需經審核批準后再由采購員負責實施。三是強調采購的計劃性，杜絕各類未經審核的采購行為。

安全管理痕跡化。即圍繞員工食堂安全管理的重點工作，建立食品衛生、設施設備、黨風廉政等方面管理和監督體系。一是建立食品衛生管理體系。從原材料驗收和處理、成品留樣、餐具消毒、環境衛生等方面著手，明確各工作流程的責任人、考核人、工作內容和標準，建立食品衛生管理的過程管控和監督機制。

二是建立后廚各類設施設備的值班責任制，明確工作事項、責任人和監督人，建立安全隱患的處理機制；三是建立食品衛生安全責任制和黨風廉政安全責任制，明確管理責任和領導責任。

流程痕跡化管理的誤區

重形式，輕落實。科學、適度的痕跡化管理，是提高工作質量、激發工作積極性的有效途徑。但如果錯把“痕跡”當“實績”，往往會出現重痕跡、輕落實的結果。

工作過程中留存各類資料，本意是為了更好地落實工作內容，保障工作的真實有效。但如果不分主次，不論實效，把大量的人力、財力和物力都用在“留痕跡”上，不僅違背了精益化管理的精簡、實效的管理理念，更是管理上的形式主義。這就要求我們在具體實踐中，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，避免出現痕跡與工作兩張皮的情況，堅持科學、合理、適度的原則，才能真正發揮流程痕跡化的作用。

重痕跡，輕管理。過程痕跡化是對管理內容的信息收集，最終目的是為管理者提供優化管理、提升效益的參考基礎，應避免舍本逐末為了“痕跡”而“痕跡”。例如對采購實施流程痕跡化，是為建立《原輔料采購臺賬》收集可靠的數據，為管理者分析原輔料與成品之間的比例關系提供基礎，實現降低因管理漏洞而產生的浪費，不斷提升食堂經費使用率的目標。

通過兩年多的深化應用和探索，鷹潭公司員工食堂主動作為、突出重點，持續推進內控機制建設，實現了員工滿意度和深化精益管理雙提升。