事業單位人事檔案管理的必要性及策略分析

郭東妍

摘 要 事業單位是具有公益性質的由政府利用國有資產設立的從事科技文化、教育衛生等事業的社會服務機構，其保管的人事檔案是記錄公民信息及政府相關資料的重大載體。因此，事業單位應當高度重視人事檔案管理工作，并采用先進的管理技術提高管理效率，使人事檔案管理呈現出新形態，滿足社會對其提出的更高要求

關鍵詞 事業單位 人事檔案 管理 必要性 策略

一、事業單位人事檔案管理的必要性

（一）人事檔案分析的基礎作用

在具體管理期間，可以從干部職工實際現狀入手，有效開展相關工作。在分析人事檔案的過程中，通常是對以往的工作情況展開探究，然后綜合性進行分析，這樣有利于對人才的合理聘用。

（二）在決策工作中人事檔案具備的價值

在事業單位經營期間，需要從績效、人員考核等方面入手，其和干部職工自身利益有密切的關系。通常情況下，在人事檔案管理過程中，事業單位會根據職工業績以及工作效果記錄情況來評價職工，這樣一來，就可以提升事業單位決策的合理性以及規范性。事業單位人事檔案通常會對職工不同階段進行相應的記錄，無論是工作內容的變更現象還是信息變換等，[1]均是主要的判斷依據，特別是在選拔單位干部時，更有利于獲取準確的數據。

（三）人事檔案在職工成長中具備的作用

事業單位可以根據人事檔案管理這一工作對職工工作情況有清晰的了解，尋找職工的優勢，只有這樣，才可以有效培養職工，將職工人才價值體現出來。事業單位應用人事檔案，能夠科學合理地優化人力資源配置，在共享人力資源信息的基礎上良好地開展工作。

二、事業單位人事檔案管理策略

（一）提高對人事檔案管理工作的重視

首先要做好宣傳工作，使事業單位的每一個干部職工都充分認識到人事檔案管理的重要性，把人事檔案管理工作納入單位的日常管理工作。其次，建立有關的監督小組，從意識層面提高檔案管理的重要性，對檔案管理人員進行績效考核，設置獎懲制度，激發檔案管理人員的工作積極性。最后，加大對人事檔案管理的資金投入，根據單位的實際情況增設檔案管理需要的設施設備，使人事檔案管理工作能夠更好地開展。

（二）完善事業單位人事檔案管理制度

相關人員在完善事業單位的人事檔案管理機制的過程中，首先應當盡快統一管理思想，保證人事檔案管理趨于規范化，并制定明確的管理制度督促人事檔案管理機構創新管理機制，這樣才能有效提高管理水平。其次，完善的管理機制應當突出民主化，注重民主參與度，并在人事檔案管理工作中充分發揮管理人員的作用，使檔案使用者能體會到較為優質的管理，以此滿足大眾對人事檔案的需求。[2]最后，事業單位需要從內外兩個方面切實做好監督工作：一是要對內部管理工作制定監督制度，規范管理團隊日常行為;二是要對外部公民輿論內容加以監督，積極鼓勵公眾自行接受管理監督，進而實現對人事檔案的科學管理。

（三）提高事業單位人事檔案管理信息化水平

在事業單位人事檔案管理組織的領導下，應當積極推進信息化工程項目的建設工作，以全面提升人事檔案管理工作的效率。傳統人事檔案管理工作中的檔案保管主要是借助紙質載體，而在信息化工程中，可將其轉換成音頻影像、文字圖片等形式，完整地保存在計算機系統中，這樣既不會由于時間久遠，紙張損壞，也不需要耗費過多人力用于檔案保管及查找，從而有效提升事業單位人事檔案管理工作成效。在新形勢下，現代信息技術被廣泛運用于企業與單位的管理工作中，成了企業與檔案發展的主要動力。因此，事業單位人事檔案管理工作也要積極改革創新，順應時代發展的潮流，積極推進人事檔案信息化管理的建設。[3]事業單位加快人事檔案管理信息化建設，在面對龐大和復雜的檔案信息時，可以有效提升檔案管理工作效率。同時，加快人事檔案管理系統的研發工作，在推進人事檔案信息化管理進程時要保證人事檔案管理工作的安全性。

（四）提高人事檔案管理人員的素質

事業單位的人事檔案管理工作具有較強的專業性以及政治性。因此，事業單位在任用檔案管理人員時需要充分考慮其專業能力及政治素養，擇優選擇檔案管理人才。同時，在任用檔案管理人員之后，要定期對其開展專業培訓，通過業務培訓、知識講座、經驗交流等多種形式，提高人事檔案管理人員的專業水平和綜合素質。

（五）提高人事檔案的價值，補充檔案管理內容

傳統的人事檔案所含內容非常冗雜，真正有價值的信息寥寥無幾。開展新型的人事檔案管理工作，就必須有選擇地對人事檔案信息進行補充或放棄。在已有的人事檔案管理模式的基礎上，減少不必要的人事信息，補充相應的有價值的檔案資料，對人事檔案進行歸納整理，提高人事檔案的價值，為事業單位干部職工的工作發展提供有力支撐。

三、結語

事業單位的檔案管理部門應當按照國家相關要求，在傳統人事檔案管理方法的基礎上提升管理水平，這樣才能保證事業單位的人事檔案能夠為人們提供重要的信息安全保障，進而有利于加快事業單位人事檔案管理信息化建設。

（作者單位為保定市生產力促進中心）

參考文獻

[1] 于晶.淺談事業單位辦公系統與智能檔案管理[J].通訊世界，2018，25（12）：314-315.

[2] 蘇艷，張緩.養老保險改革形勢下的醫院人事檔案管理[J].江蘇衛生事業管理，2018，29（11）：1244-1245.

[3] 項耿政.事業單位人事檔案信息管理的數字化與網絡化[J].信息與電腦（理論版），2018（21）：17-18.