信息管理在工程招標代理工作中的應用

肖鳳文

摘? ? 要：工程招標代理在市場經濟發展中作為一種公開性的市場競爭體系，已經成為我國市場經濟發展中重要部分之一，對促進我國社會經濟發展有著重要意義。要想實現工程招標代理，應從信息管理角度入手，做好信息收集、整合、分析、使用工作，給工程招標代理工作開展提供數據參考。本篇文章首先對工程招標代理現狀進行闡述，從信息管理分類、工程信息管理兩個方面，對工程招標代理中的信息管理要求進行分析，根據分析結果，對信息管理在工程招標代理工作中的應用進行深入探討，具體內容如下。

關鍵詞：信息管理;工程招標代理;應用

1? 前言

招標作為工程項目施工建設中重要內容之一，為了保證招標活動順利進行，需要及時收集招標信息，并對各項信息進行統一管理，給企業決策制定提供數據參考，保證決策的合理性和規范性。通過招標代理，能夠實現招標信息的科學管理，招標代理機構應對各項信息有一定了解，其中包含招投標企業資歷信息、招投標管理機構信息、招標企業信息等。只有對各項信息進行采集，才能對招標企業實際運營情況有深入了解，及時關注招標管理動向，實現招標動態管理。

2? 工程招標代理現狀

隨著經濟水平提高，城鎮化發展進程加快，工程招標代理企業也實現了穩定發展。和之前比較，我國工程招標代理企業數量增加，工程招標代理體系逐漸完善，我國工程招標代理開始朝著國際化方向發展。但是在實際中，工程招標代理依然會面臨諸多問題，嚴重制約工程招標代理行業更好發展。一方面，受到各種類型工程招標代理體系的影響，在工程招標代理過程中，部分工作流程較為繁瑣，消耗時間長。在這種情況下，部分小規模工程項目，無法實現工程招標代理普及和應用[1]。另一方面，工程招標代理行業進入標準低，所以，各個工程招標企業在技術水平、專業能力和資金規模上有所差距。此外，從業人員綜合水平參差不齊，不能給招標代理活動順利開展提供支持，需要相關部門高度重視。

3? 工程招標代理中的信息管理要求

3.1? 信息管理分類

在工程招標代理信息建設中，涉及的信息類型有兩種，一個是內部信息，另一個是外部信息。其中，內部信息主要受到項目自身因素影響，如工程實際情況、工程檢測報告、工程設計方案等。在代理以后，將會產生招標公告、招標審計文件等內容，這些信息都能真實展現出工程招標狀況。并且，內部信息作為工程招標代理企業開展招標代理活動的依據，能夠衡量出招標代理工程質量。在工程竣工中，通過收集各項信息，做好信息分類管理工作，能夠明確工程職責，檢查招標代理文件是否真實。而外部信息也就是指國家頒布的各項法律機制、市場信息等。

3.2? 工程信息管理

信息管理也就是指，對信息組織優化，讓決策人員可以結合收集的信息進行精準判斷，順利完成決策制定、工程管理等活動。在工程招標代理企業中，通過做好工程信息管理工作，能夠滿足咨詢服務要求。要想實現項目信息管理，應從各個環節入手，做好信息控制工作，對信息產生來源有一定了解，通過采取各種現代化管理方法，實現信息管理系統建設。工程招標代理企業可以結合市場中已經形成的信息進行數據庫建設，建立與之相同的檔案數據庫、投標方數據庫和專家審核數據庫等，對招標管理信息進行整合，不管是外部信息，還是內部信息，都要進行信息采集和分離，完善后續數據保存和使用工作[2]。

4? 信息管理在工程招標代理工作中的應用

4.1? 信息管理要求

在工程招標代理過程中，涉及的重要工作內容在于信息管理，信息管理質量往往決定工程招標代理工作效果。當前，在工程招標代理信息管理過程中，將其劃分為三個階段。首先，招標策劃階段。根據標的物各項內容，如經濟特點、施工進度、管理要求等，對市場發展狀況綜合分析，明確招標項目綜合方向，在該方案中，包含大量核心要素，如施工范疇、現場環境、施工技術、管理目標等，這些都能給招標項目順利進行提供指導。其次，操作執行階段。根據現有的法律要求和標準，把招標項目整體規劃當做核心，組織開展招標活動，涉及的工作內容包括招標文件編制、招標公告發布、招標文件發布、組織評標等。最后，評價管理階段。在完成招標工作以后，應對招標環節中存在的問題進行綜合分析，或者總結經驗，在原有招標管理要求的情況下進行總結和完善，提升招標代理工作水平。工程招標代理企業在信息管理過程中，應做好信息采集工作，建設數據庫，對數據科學使用。工程招標代理工作應對各項信息綜合管理，需要和基本要求相迎合，也就是定期進行工程招標代理數據檢查，對招標信息進行篩選，按照數據分類要求進行，如委托人、招標人等[3]。通過加強工程招標代理信息管理，給后續信息查找和使用提供便利，節約成本。

4.2? 招標資料管理

對于工程招標代理企業，應做好檔案信息存檔工作。針對工程招標代理過程中產生的問題，需要具體分析，根據招標要求，選擇對應檔案歸檔方法，其中包含部分歸檔和所有歸檔。在歸檔過程中，如果存在需要歸檔，但是沒有提交的信息，應及時催交。信息管理作為工程招標代理重要內容之一，其功能在于項目招標規劃、信息發布、文件編輯、招標答疑等。在信息管理過程中，通過采取全過程信息管理對策，實時查詢相關信息，根據信息類型進行篩選，讓企業各個人員都能根據自己權限，實現信息采集和追蹤，企業領導也能對工程招標代理進度情況有所了解。

4.3? 業務數據庫運

當前，我國大部分工程招標代理企業在開展工程招標代理工作時，都要結合工程項目具體情況，建立招標數據庫，但是在使用招標數據庫時，不能保證招標信息使用的及時性，信息存在滯后性。隨著市場競爭逐漸加劇，工程招標代理企業為了增強自身競爭實力，應做好數據分析和調查工作，根據企業實際情況，建設迎合自身發展要求的業務數據庫，利用互聯網技術實現信息采集和整合。并且，在數據庫建設過程中，需要及時進行數據信息分類，提高信息管理效果。通過建立業務數據庫，能夠實現信息保存、傳遞和處理，給工程招標代理工作開展提供數據支持，有效提升工程招標代理工作水平。

4.4? 業務輔助系統

工程招標代理信息管理中，涉及的信息管理系統有兩個，一個是主要系統，另一個是輔助系統。其中，輔助系統在其中發揮重要作用。在輔助系統中，由于其已經具備招標范文，能夠自動形成招標文件，得到了工程招標代理企業的廣泛使用。與此同時，輔助系統還具有數據查詢、招標評標報表形成等功能[4]。業務輔助系統能夠對招標文件信息進行審核，給招標活動開展提供良好環境，保證招標信息的真實性和精準性。業務輔助系統在工程招標代理中具有顯著使用價值，相信在不久將來，其將會轉變為主要系統。

5? 結束語

總而言之，隨著工程招標代理行業快速發展，在我國建筑行業規范化水平逐漸提高的環境下，給工程招標代理企業發展提出了考驗。為了增強工程招標代理企業綜合實力，應做好信息管理工作，及時找出工程招標代理中出現的問題，并提出處理對策，引導工程招標代理工作順利進行，促進工程行業穩定發展。

參考文獻：

[1] 過效杰，許敏.工程項目管理與監理一體化服務的實踐和思考[J].建設監理，2018（4）：8～10+36.

[2] 梁春英.探析工程招標代理的信息管理與實踐運用[J].建材與裝飾，2018（35）：127～128.

[3] 曹雯華.合理規劃管理在建筑工程造價預算的實施[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2017（5）：35～36+126.

[4] 折志梅.建設項目工程造價管理信息系統構建及運用探討[J].四川水泥，2017（7）：165.