大數據時代背景下的檔案管理工作探析

趙琳

【摘 要】在大數據時代，檔案管理工作的技術手段有了長足的進步，涌現出了一大批先進的方式方法，可供工作人員利用。大數據時代極大地促進了工作手段的發展。信息技術的進步決定了這個時代將是一個高效率的時代和信息膨脹的時代。大數據技術能夠使處理檔案的效率得到成倍提高，工作壓力也將大大減小。因此，在新的時代，管理人員必須重視大數據等新技術的作用，充分利用新興的互聯網技術，將其應用到工作當中，促進工作效率和工作質量的提高。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理;探討

前言

在現代化發展中，檔案管理工作是其中關鍵的管理工作，具有一定的專業性，檔案管理部門需要充分利用大數據技術，實現檔案管理的準確性、高效性目標。在大數據時代，檔案管理自身的價值日益突顯，為人民群眾收集、歸納、整理和調取檔案、資料提供了很大便利，但很多檔案管理人員未認識到檔案管理工作的重要性?；诖?，文章分析了大數據時代檔案管理的價值，分析了大數據時代對傳統檔案管理工作帶來的影響，總結了相應的優化措施

一、大數據時代下檔案管理工作現狀

1.在大數據時代，一切檔案信息都將實現信息化、網絡化、數字化，在檔案中所包含的信息量級成倍增長，檔案當中信息的價值也遠超以往。盡管信息的密集可以使檔案管理工作更加具備效率，但也增大了信息泄露的風險和危害性。在當前時期，企業常常會面臨著人員流動性過高的問題。在這種情況下，企業就難以全面地了解人才的素質，而僅僅通過其能力進行評判。在當今時代，網絡犯罪行為層出不窮，企業如果沒有做好相關的安全防護工作，或者因體量過小而難以在信息安全方面有足夠的投入，這就給了不法分子可乘之機。在遭到黑客攻擊之后，往往會使企業的信息產生泄露，從而使企業蒙受重大損失。丟失的數據也往往難以全面恢復。

2.在新的時代，信息技術有了長足的進步，檔案管理工作也要緊密跟隨時代發展的步伐，改革自身的工作方法，才能夠與時俱進，取得新的成功，不被時代所淘汰。就當前時期的狀況而言，在具體的檔案管理工作當中，相關工作人員缺乏對新時代新技術的了解和關注。大數據技術等前沿科技還沒有充分應用到檔案管理工作當中。相關崗位的工作人員的知識水平和思維方式也難以適應時代發展的步伐，無法勝任新時代背景下的數據管理工作。在實際工作當中，工作人員常常沒有數據安全的相關意識，在信息數據的共享當中，容易產生數據泄露等危害數據安全的危險情況。在管理人員方面，管理者思維較為保守，還沒有接受新思維新方法，對新時代背景下檔案管理工作的全新理論體系和工作方法缺乏關注，對新生事物較為抵觸，難以對自身的理論知識進行更新換代，從而更好地服務于檔案管理工作。

3.由于對于人才的培養具有一定的滯后性，當前在行業當中的相關工作人員常常不具備新時代的理論知識。在新時代的背景下，這些工作人員通常難以接受新的理論方法，提高自身的工作能力。有許多工作人員，其知識框架與大數據時代有著很大的沖突，難以適應大數據時代的相關工作。在大數據時代的檔案管理工作，具有極強的專業性，并且對工作人員的信息處理能力和綜合素質提出了更高的要求。新時代的檔案管理工作需要工作人員對計算機的使用靈活掌握，對信息具有較強的處理能力。除此之外，在大數據時代，信息量激增，企業在檔案管理工作方面的任務也要更加繁重，而又有許多員工難以適應這些工作，就使得企業的員工人數更加捉襟見肘，員工承受了很大的工作量和工作壓力。

二、大數據時代背景下檔案管理工作策略

1.增強檔案管理的安全性

在大數據時代當中，以大數據技術為代表的多種先進互聯網信息技術的應用，大大降低了檔案管理工作的難度，但與此同時，也帶來了許多挑戰。在信息的安全性方面，由于信息技術的一些特性，使得數據的泄露變得更加容易，黑客常常能找到檔案信息的許多路徑。因此，在實際工作當中，應當開展相關工作，做好事先準備，維護好檔案信息的安全。在開展工作時，工作人員應當盡量避免病毒在數據庫中傳播。與此同時，也需要政府部門和行業協會做出相關的努力，制定出行業標準，推動管理條例的頒布，為行業信息安全提供可行的規范和保障，從而有效提高大數據時代的檔案信息安全性。

2.注重高端檔案管理人才的培養

無論處在怎樣的時代，人都應當是工作的主體。只有大量具備先進理論知識、能夠應用新思維，接受新技術的人才進入到行業當中，才能真正實現行業的開拓創新與發展。因此，應當以人為本，重視人才培養工作。是檔案管理工作順利開展的重要保障。檔案管理行業應當順應時代發展的潮流，重視高端人才的引進與培養工作，而不是只重視設備的更新換代。如果只有設備的更新，而缺乏理論知識的更新，企業同樣無法適應時代發展步伐，充分應用先進技術。在實際工作當中，應當重視人才培養模式與知識體系的革新，去除掉傳統檔案管理人才培養工作中嚴重落后于時代的部分，增加新時代的新技能新方法，轉變人才培養策略，樹立檔案管理領域人才的相關意識。

3.優化檔案管理人才結構

就當前階段的情況來看，在我國的檔案管理行業，員工一般年齡較高，尤其是在管理崗位上，多為中年階段的員工。這些員工難以適應新時代的發展步伐，對新技術、新方法的接受程度較差。這些現象在檔案管理行業當中尤其明顯。由于行業長期得不到重視，年輕人對檔案管理工作的熱情較差，檔案管理行業嚴重缺乏新鮮的血液。面對大數據時代的到來，檔案管理行業缺乏年輕人才帶來行業的革新。在人才匱乏的情況下，檔案管理工作當中的大數據技術應用難以開展。因此，只有當更多的年輕人涌入到行業當中來，檔案管理行業才能迎來新的春天，順應時代發展的潮流，充分利用大數據技術提升檔案管理工作水平。

4.將檔案管理信息化與行業信息化進行融合

在大數據時代，企業應該加強檔案信息化建設，并建立專業的機構。信息化檔案具有多元化特點，為了確保檔案管理工作的順利實施，檔案管理人員需要予以指導和支持，加強各個部門之間的交流和合作，將檔案管理信息化和行業信息化融合起來，將其作為信息化整體規劃的重要組成部分，企業需要加大檔案信息化建設力度，推動行業的進一步發展，充分發揮出檔案資源的價值，有利于企業制定行業決策。例如，在事業單位的發展中，檔案信息對事業單位的經營管理來說具有重要意義，在研發階段、經營階段和管理階段發揮著十分重要的作用，事業單位需要高效開發并利用檔案，才能夠獲取更多的效益。另外，檔案管理部門利用大數據技術能夠高效處理各項資源，實現檔案資源的統一備份，確保檔案管理的安全性，實現全國檔案管理的統一共享。因此，檔案管理部門需要科學規劃和驗證，根據檔案類型的差異合理選擇管理模式，充分發揮出檔案管理的整體效能。

結束語：

綜上所述，在大數據時代，互聯網技術在各個行業得到了廣泛應用，使得人民群眾的生活和工作發生了很大變化，檔案管理部門需要引進大數據技術，提高檔案管理的準確性、高效性。同時，檔案管理部門需要注重檔案系統的統一性，加快紙質檔案電子化進程，充分發揮檔案管理的價值。大數據技術進步為檔案管理工作提供了許多便利的條件，但也在這一過程中產生了許多新的難題。要想做好檔案管理工作，就必須積極地面對挑戰，抓住機遇，利用好新興的大數據技術，科學發展，努力提高檔案管理工作水平，使大數據技術能夠在新時代的檔案管理工作中充分發揮其價值。

參考文獻：

[1]吳微，陳陽.大數據時代背景下的檔案管理探析[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2019（01）：11—12.

[2]佟永利.簡析大數據時代背景下的檔案管理工作[J].科技風，2019（12）：218.

（作者單位：鄆城縣退役軍人事務局）