流動人員人事檔案管理存在的問題及優化

摘 要：伴隨著社會經濟的不斷發展，人們對生活質量的要求不斷提高，再加上地區之間的經濟發展并不均衡，因此各個地區之間的人力資源的流動十分頻繁。因此當地的流動人員的人事檔案管理工作面連著巨大的挑戰，隨著外來人數的逐漸增多，流動人員人事檔案管理也暴露出越來越多的問題，因此對于流動人員人事檔案系統的優化也就不得不提上日程。本文就流動人員人事檔案管理產生的各種問題進行分析，并且針對性的提出優化方案。

關鍵詞：流動人 人事檔案管理 問題 優化方案

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

流動人員人事檔案管理針對個人來說，是社會經歷、所學技能以及獲得的榮譽等相關信息的記錄匯總，對于企業來說，則是用來衡量其能力能否勝任所需職位的重要依據，對于社會來說，它是保障我國居民的有效的法律依據。因此該信息的管理可以稱的上是重中之重，但是隨著外來務工人員的逐漸增多，人事檔案管理面臨的問題也越來越多，為了保障流動人口以及各個企業和部門的利益。同時也為了為貫徹落實“互聯網+人社”2020行動計劃，逐步完善流動人員人事檔案建設，努力適應變換萬千的市場要求，我省采取了各式各樣的方法對現有情況做出改進，如檔案聯網交換平臺、流動人員人事檔案管理一體化服務平臺等，本文就現在我省所處的形勢研究期暴露的問題以及對相關問題提出優化方案。

一、流動人員人事檔案管理出現的問題

1.人事檔案意識的缺乏

很多流動人員沒有意識到人事檔案的重要性，在工作時，認為并不需要進行人事檔案的調動，僅僅需要進行普通的調動或者公司的調動即可，認為人事檔案對自己并沒有影響，甚至可有可無的，甚至有的工作單位由于不想放走有關的人才，對其人事檔案進行扣留。因此上述的多種原因，很多人人事檔案意識淡薄，導致了棄檔的現象頻頻發生，人力資源服務中心的檔案往往沒有人進行認領，為人事檔案的管理增添了許多的阻礙。

2.流動人員培養困難

由于流動人員的不確定性，工作時間以及工作的地點都不能完全的確認，在某些單位進行工作之前，需要進行一定的培訓以及學習，掌握一定的技能知識，才可以完全的適應工作崗位，堅守自己的職責，但是由于流動人員的不穩定，當進行其培訓時，不確定因素太多，若在培訓時甚至培訓后離職，則會造成一定的錢財和時間上的浪費，而且對于很多單位來說不僅僅是資源上的浪費，更是造成了人才的缺口，因此對于流動人員的培養的困難也是流動人員人事檔案管理所需要面臨的難題。

3.流動人員的用管困難

在我省建立了流動人員人事檔案管理一體化服務平臺為人力資源服務中心進行服務，大大地便利了工作人員的統計，也提高了辦事效率，但是從流動人員的人事檔案中查看，內容往往局限于獲得的榮譽以及社會經歷等等，比較重要的內容并沒有得到相應的體現，比如之前工作的履歷，或者是政治類的審查資料，根據相應的人事檔案，很多單位并不能根據人事檔案體提供的內容，找到自己想要了解的有關信息，就出現了人事檔案的內容，與實際需求并不相符的情況，不僅僅不利于人力資源的流動，也不利于相關單位的人才招聘。

二、優化措施

1.培養人事檔案意識

培養人事檔案意識可以先從大學生入手，在高校進行有關人事檔案方面的培訓，由于大學生剛剛步入社會，很多事情并不了解，因此在其即將走出校園的時候，通過多種方式向其進行宣傳，可以通過針對性的事例，加強與企業之間的聯系，開展相關的講座，讓他們明白人事檔案的重要性，以及如何填寫等問題，從而在源頭避免棄檔現象的頻繁發生。對于某些企業或者單位開說，做出詳細的規定，在一定的時間內不允許扣留人事檔案，并且對于扣留檔案造成流動人員的損失時，要進行相應的經濟上的賠償。來保證流動人員的合法權益，完善人事檔案管理的體系。

2.劃分類型進行培訓

由于檔案管理服務平臺的確立，大大加快了人事檔案全程監控、檔案調動的速度，在此信息支持的基礎上，對流動人員進行更為細致的統計，再進行人事檔案的記錄時，可對流動人員是否參與單位培訓，參加了何種培訓，在培訓之后技能得到了哪種提升，現擁有能力可以勝任哪些方面的工作等進行相應的統計，對于已經受到培訓的流動人員在進行相似的新工作時，可以不參與培訓或者簡單培訓，以此減少單位資金的浪費，而對于培訓經驗完全空白的流動人員來說，可以在培訓時繳納部分費用，后續工作一定時間后返還，確保了部分單位人才不流失，減少損失。還可以對流動人員采取相應的誠信體系，不僅僅對于流動人員的日常生活進行相應的考量，再結合工作中的實際表現綜合評定，對于誠信體系較好的流動人員來說培養政策可以相應放寬。針對企業和單位，獲得的信息可以更加客觀準確，可以更好的了解所應聘的員工的情況。

3.用管制度再完善

針對出現的種種問題，可以先對有關企業以及單位進行所需信息的統計，再去完善流動人員人事檔案中有關于績效方面的內容，包括之前離職的原因，之前在職的具體表現，以及之前同事以及領導對其的詳細評價等，這些信息會讓某些企業以及單位更好的了解員工是否可以創造更大的價值。做到人事信息的完善時，還要與用人單位進行密切的溝通，實時了解所需要求的變化，同時協調人力資源不斷變化的趨勢。

三、結論

在我省采取流動人員人事檔案管理一體化服務平臺后，全省各級公共人力資源服務機構均實現全流程使用“檔案管理服務平臺”辦理流動人員人事檔案轉入、入庫、借閱、轉出等相關檔案管理與服務業務，全省已完成檔案信息采集入庫65萬余份，占總量的五分之二，檔案數字化工作也在推進中。在信息發展更便捷的基礎上，仍然存在著某些不可忽視的問題，人事檔案管理隨著社會經濟的繼續發展，人口的高速流動等因素的不斷增多會變得更加復雜，這就要求我們不斷完善人事檔案管理，跟緊時代的腳步，結合不斷改變的市場規律，健全管理制度，為我省的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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作者簡介：周春蘭（1969.12—），女，漢族，湖南永州人，湖南株洲工學院人力資源管理專業，衡陽市雁峰區人力資源服務中心主任，研究方向：檔案管理、人才管理。