新時期企業檔案管理的創新思路與方法

盧淑婷

摘要：在新時期背景下，管理思路與方法的不斷更替和創新是企業實現可持續發展的必經之路，基于此，本文在分析了企業檔案管理現狀的基礎上，針對各項管理不足，提出了幾點檔案管理應對措施及創新策略，僅供參考。

關鍵詞：新時期;企業;檔案管理;創新思路;方法探析

對處于新時期的企業而言，傳統檔案管理模式已然無法滿足新的檔案使用需求，而隨著國內信息技術的深入發展，信息化管理理念已然深入人心，將成為檔案管理實現模式創新的主流趨勢，基于此，企業檔案管理部門負責人需積極轉變檔案管理思路，充分結合實際情況，實現管理創新，提升檔案管理效率，為單位發展提供有效助力[1]。

一、檔案管理現狀分析

（一）設備水平滯后，制度尚待完善

在科學技術日新月異的大環境背景下，各行業皆迎來了不進則退的發展危機，同時，也激勵著企業管理方式的新一輪革新，在此過程中，制度問題、企業設備水平皆對檔案發展造成了一定程度的制約，致使各項改革措施變為空談，難以發揮實際效用[2]。同時，在信息技術全面發展的時代，諸多新興的管理方式及手段在各工作領域被逐步推廣，這其中并不乏新穎的管理思路，但在實際執行過程中卻依然無法發揮預期成效，究其根本原因可發現以下幾點主要因素：第一，雖然諸多管理部分在日常管理中積極引入了先進技術，但卻在制度建設方面尚有不足，例如，在實際工作中可發現，先進技術的使用范圍與預期并不相符，這就與推廣制度建設息息相關，事業單位中依然有少數工作者拘泥守舊，始終沿用傳統的管理技術。第二，企業往往在設備更新方面缺乏合理性，例如，若僅更新部分設備，就會引發信息無法實現共享、設備不配套的問題，在其他企業與檔案管理聯通時，由于調取技術滯后，出現不必要的一些麻煩[3]。總之，舊設備不僅有著安全性能差的弊端，當新設備與其共同使用時，甚至會對企業整體信息檔案安全構成一定威脅，因此，從宏觀角度分析，企業檔案管理在設備水平及制度建設方面依然尚有較大發展空間。

（二）管理人員專業水平尚有較大進步空間

企業內部檔案管理職員多源自于人才選拔或統一招聘，專業技術和素養皆有一定保障，但卻不乏兼職人員，因此，企業內部管理人員的整體崗位能力依然尚有較大的進步空間。在實際管理過程中，若出現對兼職人員要求不嚴的情況，難免會引發一些管理失誤，因此，無論是在崗職員亦或是兼職人員，皆需接受專業培訓，適應現代化管理方法和先進設備，方可有效提升檔案管理部門的整體業務能力和工作效率[4]。

（三）信息資源的利用率相對較低

在大數據技術普及化發展的時代，企業檔案管理依然滯留在檔案保存、收集層面，存在信息資源利用率相對較低的問題，從而對檔案管理模式、管理內容的創新與優化造成了一定的制約因素。

二、創新及優化措施

（一）創新管理思路

在新時期背景下，創新是取得發展和進步的要素之一，因此，管理思路的有效創新非常值得企業檔案管理負責人予以一定的重視，相關管理職員需及時轉變工作思路，力求將每項先進的管理工作落在實處，例如，管理人員需加強提升自我素養的意識，在實踐工作中，積極學習、探索新穎的管理思路，通過自主學習、相互交流等措施不斷取得進步，為管理創新奠定堅實基礎[5]。

（二）創新管理體制與制度

檔案管理水平的提升與問題的有效突破往往存在密切聯系，而現如今，檔案管理體制、管理制度尚未成熟，是企業所面臨的首要管理困境之一，基于此，我們需切實意識到，唯有具備規范的管理體制與制度，方可促使檔案管理取得有序發展，基于此，作為檔案管理人員需采取以下措施，實現管理體制與管理制度的有效革新，第一，樹立堅定不移的檔案管理革新意識，將關注重點放置于檔案管理反面，將統一管理作為工作目標，將二級管理、部門分類管理作為依托，在明確管理目標的基礎上，創新管理體制，將各項管理工作落實到個人頭上，促使檔案管理體制具體化、明確化。第二，科學建立檔案室。統一放置各部門檔案資料，為檔案查詢、歸檔流程提供便捷的同時，可通過規劃放置區、為每個區域分配檔案專管人員等措施來做好區別工作，繼而有效降低工作失誤率。針對一些如財務檔案、人事檔案等利用率較高、不容出現差池的資料，需始終秉持直接管理原則，做好日常建檔與資料采集工作，提升檔案管理的實效性。第三，保障實際管理需求與制度創新的統一性。與實際情況不相符的管理制度往往已失去了其本身存在的意義，因此，制度創新需注重約束力、實效性的增進，不可過于片面，這就需要相關管理人員積極走進基層，實地考察現實情況，依據實際需求，設計出一套可操作性、合規性、合理性兼具的管理制度。同時，由于制度創新并不是一項一蹴而就的工作，而是一項較大的改革工程，因此，為充分保障新制度的科學性、合理性、說服力，企業需引入民主化的管理理念，例如，鼓勵企業全員參與制度創新工作，任何人皆可提出己見，以此來增強實際管理需求與新制度的契合度。此外，在新制度推出后，需積極做好推廣、貫徹落實工作，逐步實現規范化、制度化管理[6]。

（三）引進先進設備和技術

在技術全面革新的新時期背景下，企業需在重視檔案管理工作的同時，作出更多實效性的工作，例如，加大投資力度，積極引進先進設備和技術，以便形成與現代化管理需求相配套的設備環境，設備更新不僅可提升工作效率，還可有效增進檔案管理部門與其他部門的溝通交流效率，為管理人員創新檔案管理，提升工作效率提供有效的設備資源支撐[7]。同時，企業可通過引進先進的RFID數據管理系統（如圖1）來構建方便、快捷、實效化的電子檔案體系，如此一來，不僅可有效分擔管理人員壓力，豐富檔案管理內容，還可有效提升管理效率，實現信息共享化，增進檔案利用率。

（四）優化人才結構，加強信息防護

由于檔案工作本身具備的特殊性，致使在諸多企業中，檔案管理工作多被視為一項“閑職”，這就致使我國企業檔案管理體系逐漸出現人員結構不合理的現象，例如，近年來，檔案管理部門人員“老齡化”的問題較為顯著，而在新時期背景下，若想實現管理創新，合理的人才結構配置是關鍵點之一，因此企業需積極吸納具備專業素養的年輕人才進入檔案管理部，唯有不斷注入新鮮血液，方可為管理創新奠定堅實基礎。此外，電子檔案雖可有效增進工作效率，但也會隨之帶來一定管理風險，而信息保密與防護工作則是新時期檔案管理工作的重點內容，基于此，企業在制定相關保密制度、規范信息調取、存儲機制的同時，還需積極應用身份驗證及防火墻技術，加強信息防護。

（五）加強職員培訓，拓展服務能力

在互聯網技術、大數據技術協同發展的新時期背景下，企業檔案管理內容也愈加復雜化、多樣化，向管理人員素養提出了更高需求，因此，需引領管理人員逐步樹立大數據意識，并鼓勵其在業余時間參與學習，及時更新知識結構，掌握新技能的同時拓展服務能力。同時，還可采取多樣化的培訓措施來吸引管理職員積極參與培訓，全面提升職員檔案管理素養。

三、結束語

綜上所述，新形勢下的企業管理工作變得愈加復雜，尤其是在檔案管理方面，單位管理體系的合理性更是與企業利益息息相關，基于此，我們需始終秉持創新理念，采取多樣化措施，提升實際管理需求與新管理機制、管理制度的統一性，保障管理體系的實效性，全面提升檔案利用效率，為企業發展提供有效助力。

參考文獻：

[1]關允靜.大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析[J].中外企業家，2020（10）：142-143.

[2]李霞.新時代信息數據化背景下企業檔案管理創新策略分析[J].城建檔案，2020（03）：62-63.

[3]顧運.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].商訊，2020（08）：100+102.

[4]張云芳.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].蘭臺內外，2020（05）：13-14.

[5]蘇瑞婷，楊寧.對新形勢下做好企業檔案管理工作的研究與創新[J].機電兵船檔案，2020（01）：44-45.

[6]賴力強.信息化環境下企業檔案管理與服務模式創新研究[J].辦公室業務，2020（02）：186-187.

[7]李琳.大數據時代國有企業檔案數字化管理對策研究[J].武漢電力職業技術學院學報，2019，17（04）：50-52+56.