大數據信息技術在檔案管理中的運用探究

羅小玲

摘 要 巧用大數據信息技術是提高事業單位登記檔案管理網絡信息化與便捷高效化的重要措施，也對行政管理效果與服務水平等產生了深遠影響。本文簡要分析了檔案管理中運用大數據信息技術的必要性，采取具有較強操作性與可行性的新建議來提高其運用效果。

關鍵詞 大數據信息技術;檔案管理;運用;策略

巧用大數據信息技術是提高事業單位登記檔案數據信息分析處理能力及潛在價值挖掘能力的主要手段，也是拓寬檔案信息檢索途徑與增加檢索信息數量的重要方式，更提高檔案資源庫存儲信息的規模化與安全性，但是受管理模式落后、信息化技術軟件落后等多種因素的影響，其實現預期目標的概率較小，因此，要從管理理念目標、隊伍手段及制度設備等多個層面來縮小其實際效果與預期目標的差距，助推行政管理體制改革。

1概括檔案管理大數據信息技術運用過程中出現的主要問題

（1）思想上的忽視。部分地區機構編制部門領導并沒有掌握檔案管理核心內容與基本職能作用，將其等同于管理人事檔案，加劇了該項工作的簡單化、局限性及表面性。領導思想上的輕視會直接體現在其日常工作中，比如，在日常工作總結及部門發展規劃總方案中很少甚至不會涉及該項工作，減少該部門人員編制，其使用的電腦等設備及軟件也比較陳舊落后，這些無疑會給包括管理人員在內的行政管理人員形成該項工作不重要的錯誤認知，無形之中會加劇全體干部對該項工作的敷衍應付態度，這也是造成該項工作效率低與進展緩慢的主要原因[1]。

（2）管理隊伍信息素養有待提升。雖然部分管理人員掌握了專業管理知識或積累了豐富實踐經驗，但是其管理思維已經僵化，創新發展意識也不強，思想上抵觸信息化建設，經常以各種理由來拒絕參加網絡信息建設相關培訓活動，延長了其熟練掌握運用信息化管理技術設備的時間，人為性的增加了信息化建設的阻力。另外，還有一些管理人員管理理念較為落后，對該項工作的理解認知也停留在保存整體檔案資料的層面，降低了其對挖掘檔案資料價值的助推作用。

（3）檔案信息管理標準的混亂性。不同地區甚至同一地區不同部門之間檔案信息化管理標準也存在很大的差異，原本就不先進完整的信息化管理機制也沒有落實到位，降低了該項工作流程的統一規范性與方向目標的明確性，從而增加了檔案資源共享與信息化建設的障礙。

（4）檔案信息安全性有待加強。大數據信息技術在簡化該項工作流程與提高其管理運用效率的同時，也增加了該管理系統被攻擊的概率，極有可能因黑客攻擊、網絡病毒、操作失誤等原因造成系統的癱瘓及重要信息的丟失，甚至有些重要文件無法被修復和使用，造成檔案資源的缺失或錯誤。

2檔案管理中運用大數據信息技術的策略

（1）轉變思想認知。領導應經常閱讀檔案管理及行政體制改革發展等相關的書籍資料，并主動參加與這些領域相關的交流培訓活動，傾聽其他地區職能類似部門領導對檔案管理工作的認知與見解，在全面了解該項工作職能作用與核心內容的基礎上，將其作為實現事業單位登記檔案管理目標的重要途徑，不僅能要從思想上重視該項工作，更是用實際行動來在部門內部營造出人人配合該項工作的重要氛圍，比如，在季度或月度工作總結大會上介紹該項工作已經取得的成績，分析其對不同部門工作的影響，并根據年度目標來制定該項工作的月度或季度目標，適當提高該項工作電腦等設備的配置標準，購買最新、性能更強大的管理系統，從而讓管理人員認識到領導對該項工作的重視度，促使其更加積極主動的完成該項工作任務[2]。

（2）提高管理隊伍網絡素養。應從培訓次數、內容及方式等層面來實現管理人員專業素養、信息技術運用能力及自學能力的共同提升，其中，可以按照每周培訓一次或兩次的方式來實現培訓的常態化與持續性，引導其養成自主學習的好習慣。以往培訓內容側重于崗位技能與專業理論知識為主，但是卻沒有將兩者進行融合創新，造成了兩者的分隔，弱化了兩者的相互促進作用，主動將互聯網信息技術、創新教育等內容融入培訓內容之中，堅持理論與實踐相結合的原則，提高培訓內容的實用性、全面性與延伸性。另外，可以將培訓內容制作成PPT，并用多媒體設備進行播放，也可以組織開展工作交流活動、主題研究會等方式來提高培訓形式的靈活多樣性，避免了因過于雷同的培訓形式而降低管理人員參加培訓活動的熱情。最后，還應利用主題講座來幫助其認識到該項工作對部門及個人發展的重要性，引導其主動將自身發展與行政管理目標、社會穩定關聯起來，這些都助于促使其在認真努力完成管理任務的基礎上不斷改良創新自身工作方式，實現自身職業素養與綜合能力的不斷提升。

（3）完善檔案信息化管理制度。應在學習借鑒現代化管理機制、概括信息化建設難點及分析原有管理機制弊端的基礎上來補充調整其管理機制，比如，監管機制等，以制度的方式來確定信息化建設目標與規范工作流程，要求相關人員嚴格按照最新規章制度來約束工作行為，對于違反相關規章制度的人員進行相應的處罰，為保障該項工作的有序開展奠定了基礎。

（4）完善安全防范措施。管理人員應辯證看待大數據信息技術對該項工作的消極與積極影響，定期對其當前使用的管理系統進行安全方面的專業評估，及時發現存在的系統漏洞，并對其進行修補。另外，還應定期更新病毒查殺軟件，要求相關人員規范操作，聘請專業的系統維護人員，這些都有助于提高系統的安全性，降低了相關信息被竊取或丟失等情況的發生率。最后，構建具有較強兼容性與共享性的檔案資源信息管理平臺，讓各部門人員主動上傳相關信息資料，系統進行自動分類整理與保存，管理人員對這些數據信息進行檢查分析與運用，提高了信息資源的共享性、全面性及有效性[3]。

3結束語

正視原有檔案管理工作模式的弊端與漏洞，充分認識到大數據信息技術對提高其管理水平的重要意義，通過完善管理機制、創新培養模式及加強安全防護力量等途徑來提高其運用水平，深入挖掘其潛在價值，為促進其檔案管理及行政管理工作水平的持續提高奠定了基礎。

參考文獻

[1] 史丹妮.檔案管理工作中大數據框架構建及應用思考[J].現代企業文化，2019（1）：96-97.

[2] 宋鑫.開展事業單位人事檔案數字化建設需要健全“五個體系”[J].機電兵船檔案，2019（5）：45-46.

[3] 程平，趙敬蘭.大數據時代基于云會計的財務共享中心費用管控[J].會計之友，2016（12）：133-136.