工作流技術在高校協同辦公系統中的應用研究

牛永正

摘 要 隨著計算機網絡技術的快速發展，工作流技術成為信息社會最受關注的技術。現在，網絡時代到來，為了適應時代的潮流，全世界的高校都采用了辦公自動化技術，積極地構建了自己獨特的“智慧校園”。為了在高校內實現真正的“智慧校園”，讓高校的教師在教學、科研、行政的過程中，可以跨部門協作，提高辦公效率。因此，在協同辦公系統中引入工作流技術勢在必行。

關鍵詞 工作流技術;協同辦公系統;應用研究

所謂的工作流，是指在它被執行之前和之后組織工作流的若干工作，用計算機的適當模型來表現它，并計算它的規則和邏輯。簡單來說，工作流技術是工作流計算模型，其主要優點是辦公系統自動化。辦公自動化是基于系統科學和行動科學的理論。那是為了達成特定的目標，實現更好的工作結果，可以將辦公活動標準化，最大限度地利用制度化的信息資源。

1工作流技術

工作流技術是各個高校的辦公自動化系統的核心技術[1]。

1.1 工作流技術的概述

由于工作流本身是為了提高工作效率和削減工作成本而提出的，所以除了辦公室自動化以外的沒有其他特別成果。

工作流管理技術是可以用來定義工作流操作的創建和管理的一組系統。它將轉換成計算機業務，輸入業務將被處理到可以識別的窗體中，由該窗體驅動的工作流的管理和執行完成。由于計算機網絡技術的快速發展，工作流管理系統開始呈現出不局限于一個方面，而是逐步應用于各種企業和大學的大規模化趨勢。

1.2 工作流技術的優勢

隨著社會的不斷進步，國際化進程的加快，市場競爭越來越激烈，為了滿足這種激烈的市場競爭，所有主要企事業和機構都開始使用辦公自動化系統來提高工作效率，由于企業和機構的業務數量增加，內部員工也增加。為了實現企業和機構的發展，大多數企業和機構放棄了舊的自動辦公系統，開始向辦公自動化系統導入工作流技術。因此，辦公自動化系統中工作流技術的優點如下：①通過標準化工作流建模流程，提高工作流建模的靈活性。②為了提高工作流系統的實用性和可靠性，組合工作流技術和事務處理技術。③工作流技術與數據庫與GUI技術的組合可以使系統接口更加友好和易于操作[2]。

2工作流引擎技術在高校中的應用

工作流引擎是整個管理系統的核心，它對管理進程、活動、資源、數據、組織以及調度工作流程，確認工作流程按事先確定的順序正確流轉。改進的工作流引擎由4個模塊組成。

2.1 高校辦公的現狀及其特點

隨著中國改革開放的發展，信息處理的需要越來越高，如何使信息處理更加高效、快速，使辦公自動化程度更為深入，成為所有人生活的焦點。

（1）網絡成熟。在中國的各個高校，網絡構筑的速度變快了。數不盡的高校建立了自己獨特的校園網絡，通過各種形式的連接開始進入中國的教育網絡和科學研究計算機網絡。這些技術明顯提高了大學工作效率，減少了通過校園網絡工作的時間。向學生和教師發送最新的教育信息，已成為大學最方便、最快捷和不可或缺的部分。

（2）在其他地方工作。一個是多校區的遠程辦公室。大學經營體制的改革和布局的調整。現在大部分的大學和大學都開始擴大規模建設新的校園。有的學校有很多校區。第二，移動辦公室。各個高效的領導為了進一步的研究，必須去各種各樣的學校深造，研究的新情報必須要傳達給學校的工作人員。另外，他們必須理解學校的情況來做出決定，這兩種情況都需要辦公的新方法。網絡辦公模式是通過網絡連接，通過網絡傳輸文件和信息，進入大學管理系統，方便實現移動辦公。

（3）知識更新速度快，人員流動大。無論是什么樣的組織，總會有人離開。為此，在大學和大學的辦公自動化系統中，為了積累知識和檔案，避免因人事變化而反復作業從而喪失之前信息。現在是知識經濟時代，知識更新的速度在各個高校都很快，知識更新的速度比一些企業更需要新知識教授來整合這些新知識，以便更好地掌握社會信息對于有學識的大學和大學是一樣的[3]。

2.2 工作流技術在高校辦公自動化系統中的應用

在高校人事管理中，有些操作流程需要不同部門的流水審批，如新教工的引入、教工職位的變更等，如果采用手工傳遞文件，既費時又費力。把工作流管理系統引入到人事管理中是非常好的選擇，不但能提高人事管理的工作效率，也能從某些方面節省人力、物力。以工作流技術為基礎的高校人事管理，并闡明了以下方面來應用于各個高校的辦公自動化系統中的工作流技術。

（1）文件管理。所有的正式文件都通過統一的接口與高校的辦公自動化工作流環境進行對話。

（2）檔案管理。在各個高校需要提交正式文件和重要信息進行處理。另外，還提供了需要租借的用戶的便利性。

（3）事物的管理。大學和大學有幾個會議。這些會議的組織化和會議后會議的記錄和歸檔需要通過辦公自動化系統的工作流管理環境來實施[4]。

2.3 工作流技術在高校辦公自動化系統應用中的重要意義

（1）應該加強科學決策。大學管理者最基本的課題是做出科學的決定來幫助大學的穩定運營和發展。具有足夠和高度的信息是科學決策的基本前提，并且具有工作流技術的大學OA自動化系統包括許多知識，可以幫助管理者做出科學和有效的決定。

（2）管理的有效性改善了。管理模式是否科學有效，主要取決于學校能否有助于有效建設。在實現辦公系統自動化后，大學管理部門通過計算機接入大學校園網絡，掌握文件處理和流程，并與數據庫建立了良好的界面，以大大提高管理的有效性[5]。

3結束語

在信息技術高速發展的時代，我們只有通過采用協同辦公系統來提高工作效率，降低工作成本，縮短工作時間，才能保證各個高校的競爭力，使教師能夠可以快速、便捷的得到通知，同時在協同辦公系統中引入工作流技術，使得各部門之間的協作更加緊密，減少不必要的等待時間，因此建議高校都必須建立以工作流技術為核心的辦公自動化系統，以確保高校工作人員之間的良好溝通和高效完成工作。

參考文獻

[1] 冀索琴.基于工作流技術的辦公自動化研究[D].西安：西北大學，2001.

[2] 郭慧芳.辦公自動化系統中工作流流程監控的研究與實現[D].天津：河北工業大學，2004.

[3] 張斌，蔡力鋼.基于動態工作流技術的智能辦公自動化系統的研究[J].計算機應用研究，2003（5）：18-20.

[4] 龍軍一.基于自定義工作流的辦公自動化系統的設計與實現[D].廣州：華南理工大學，2012.

[5] 鄭小松.高校基層辦公自動化系統研究與設計[D].沈陽：東北大學，2010.