深化設(shè)備管理體制改革助力一流學(xué)科建設(shè)

陳 佳， 趙曉峰

（北京航空航天大學(xué)校園規(guī)劃建設(shè)與資產(chǎn)管理處，北京100191）

0 引 言

學(xué)科建設(shè)是大學(xué)“雙一流”建設(shè)的基礎(chǔ)，學(xué)科建設(shè)的質(zhì)量關(guān)系著高校的學(xué)術(shù)聲望和行業(yè)排名，建設(shè)有中國特色世界一流學(xué)科的任務(wù)迫在眉睫［1-3］。而一流學(xué)科的建設(shè)離不開設(shè)備類物資的保障，需要先進的設(shè)備管理體系為學(xué)科建設(shè)做基礎(chǔ)支撐。現(xiàn)有的設(shè)備全生命周期管理體系雖是一種統(tǒng)籌管理、全局優(yōu)化的先進管理方法，打通了設(shè)備管理全生命周期的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了多部門的設(shè)備相關(guān)數(shù)據(jù)共享［4-7］。但仍缺少了對標“雙一流”的管理方案和業(yè)務(wù)服務(wù)。

有鑒于此，本文探討了支撐一流學(xué)科建設(shè)設(shè)備管理體制的建設(shè)目標、內(nèi)涵和意義，提出了體制的3 個關(guān)鍵要素，即管理制度改革、工作流程優(yōu)化和技術(shù)手段保障，并結(jié)合已有的全生命周期的設(shè)備管理體制展開深入剖析。

1 支撐一流學(xué)科的設(shè)備管理體制

支撐一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體制研究有3 個目標：①為一流學(xué)科建設(shè)服務(wù)，增加支撐學(xué)科建設(shè)的制度和業(yè)務(wù)，從設(shè)備管理角度加強學(xué)科層級的資源共享和科研合作；②提升服務(wù)和業(yè)務(wù)的自助和自主水平，為學(xué)科層級的多用戶角色構(gòu)建自助和自主服務(wù)；③改進現(xiàn)有設(shè)備管理體制，進一步提升設(shè)備管理的流程化、信息化和規(guī)范化。對照以上目標，圍繞管理制度改進、工作流程優(yōu)化和技術(shù)手段保障展開研究，提出了保障一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體系，并融入已有的設(shè)備全生命周期管理體系。

管理制度在設(shè)備管理體制的改進過程中具有決定性和根本性的作用［8-10］。支撐一流學(xué)科的設(shè)備管理制度研究了一流學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)的管理條款、學(xué)科相關(guān)數(shù)據(jù)收集管理條款、學(xué)科層級的虛擬實驗平臺政策、自助服務(wù)相關(guān)權(quán)責(zé)和激勵條款等。其中的虛擬實驗平臺政策是為了促進學(xué)科層級的設(shè)備小范圍共享和科研合作而專門設(shè)置。激勵政策是促進教師們主動打破現(xiàn)有學(xué)科壁壘，主動使用和維護虛擬實驗平臺，自覺文明地使用自助服務(wù)的關(guān)鍵性政策［11］。數(shù)據(jù)管理政策在現(xiàn)有制度中是缺失的，而在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)的管理、維護、分析、共享應(yīng)加入設(shè)備管理體制，尤其是增加與學(xué)科建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)管理。

為保障新制度能充分發(fā)揮作用，新體制采用了流程優(yōu)化和先進技術(shù)保駕護航。業(yè)務(wù)流程是指為達到特定價值目標而由不同參與者分別或共同完成的一系列活動［12-13］。設(shè)備管理新體制中的流程優(yōu)化重在虛擬實驗平臺、學(xué)科層級設(shè)備共享的流程設(shè)計、學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)的流程改進以及多種類自助服務(wù)的流程設(shè)計等方面。流程梳理和優(yōu)化工作中，采用了國際通用的業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化標準（Business Process Modeling Notation 2.0，BPMN 2.0）［14］，確保各管理層級對制度與業(yè)務(wù)的統(tǒng)一認識和正確執(zhí)行。

一流的高校管理必須用先進的計算機技術(shù)，尤其是其中的信息化技術(shù)保駕護航［15-16］。在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基礎(chǔ)上，新體制采用先進的信息化技術(shù)手段保障制度與業(yè)務(wù)流程的規(guī)范實施。①將優(yōu)化后的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)換為信息系統(tǒng)需求，用信息系統(tǒng)輔助平臺業(yè)務(wù)的辦理。②設(shè)計數(shù)據(jù)架構(gòu)和數(shù)據(jù)分析評價功能。充分考慮學(xué)科評價中的分析指標和用戶需求，以輔助“雙一流”建設(shè)的科研決策支持為目標。

由此可見，制度是設(shè)備管理體制的根本，業(yè)務(wù)流程保障了實施過程中的業(yè)務(wù)規(guī)范和優(yōu)化問題，而技術(shù)則確保了體系的技術(shù)先進性。新體制以管理制度作為體系的依據(jù)和基礎(chǔ)，采用國際標準流程建設(shè)并優(yōu)化相關(guān)業(yè)務(wù)，采用先進的技術(shù)手段保障管理系統(tǒng)的日常規(guī)范管理和數(shù)據(jù)管理與分析。現(xiàn)對這三個關(guān)鍵要素做分析闡述。

2 創(chuàng)新學(xué)科相關(guān)的設(shè)備管理制度

一流學(xué)科建設(shè)的管理體制創(chuàng)新了一流學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理、學(xué)科相關(guān)業(yè)務(wù)評價及激勵、自助服務(wù)相關(guān)權(quán)責(zé)和激勵條款等，改進了一系列現(xiàn)有業(yè)務(wù)的管理制度條款，包括設(shè)備建賬、設(shè)備查詢等。

與一流學(xué)科建設(shè)相關(guān)的業(yè)務(wù)分別包括支持學(xué)科管理的新設(shè)備業(yè)務(wù)設(shè)計和已有的設(shè)備業(yè)務(wù)改進，都需制定對應(yīng)的制定條款。新設(shè)計的設(shè)備業(yè)務(wù)包括了虛擬實驗平臺、學(xué)科資源分析決策等，改進的設(shè)備業(yè)務(wù)包括設(shè)備建賬、查詢、共享等。應(yīng)根據(jù)新設(shè)計業(yè)務(wù)的辦理規(guī)則、職責(zé)權(quán)限等制定相應(yīng)的制度條款，并改進已有業(yè)務(wù)條款，使之能為學(xué)科建設(shè)服務(wù)。現(xiàn)以虛擬實驗平臺業(yè)務(wù)為例，虛擬實驗平臺是為教師和科研團隊所創(chuàng)新的學(xué)科設(shè)備業(yè)務(wù)，為跨學(xué)科的重大課題和項目聯(lián)合申請與研究提供已有基礎(chǔ)條件支撐。為了配合虛擬實驗平臺業(yè)務(wù)，擬定的設(shè)備制度包括虛擬實驗平臺的定義、流程、角色、各角色權(quán)責(zé)條款，平臺建設(shè)的備案審核、使用管理、激勵政策等。

數(shù)據(jù)管理制度重點研究設(shè)備數(shù)據(jù)的學(xué)科屬性管理條款，以及學(xué)科資源分析和決策支持的相關(guān)條款。相關(guān)管理條款包括設(shè)備數(shù)據(jù)的學(xué)科屬性定義、規(guī)范、來源、管理和使用條款，其他部門在設(shè)備數(shù)據(jù)管理與使用過程中的角色和權(quán)責(zé)。學(xué)科資源分析功能專為學(xué)科管理部門、“雙一流”建設(shè)部門設(shè)計，從設(shè)備資源角度分析學(xué)科建設(shè)效率，預(yù)測學(xué)科建設(shè)的趨勢，并為學(xué)校的戰(zhàn)略決策做輔助支持。從制度中明確資源分析和支持決策的數(shù)據(jù)范圍、分析條件、更新頻率等多項條款。

合理的激勵政策能使被管理者主動發(fā)起自主服務(wù)、維護、評價管理，降低管理成本、提高管理效率。激勵政策應(yīng)遵循以下原則：①涵蓋并重點激勵虛擬實驗平臺、學(xué)科設(shè)備共享、自助服務(wù)等新建設(shè)內(nèi)容；②激勵范圍應(yīng)全面，不能僅激勵資金或設(shè)備類的物質(zhì)貢獻，應(yīng)同時激勵知識、技術(shù)和管理相關(guān)的貢獻；③將先進的激勵手段引入平臺的日常管理，實現(xiàn)低成本、短周期、自運行的激勵體系。遵循這3 條原則，分類設(shè)計具體的激勵政策。而將低成本、短周期、自運行的激勵手段引入設(shè)備日常管理，需要依賴信息化的先進手段保障。應(yīng)在設(shè)備日常管理系統(tǒng)中加入業(yè)務(wù)評價功能、個人信用積累機制，并用相應(yīng)的制度條款予以約束。

3 優(yōu)化管理流程

全生命周期管理流程的改進包括兩部分：①加入并設(shè)計虛擬實驗平臺業(yè)務(wù)、學(xué)科資源分析等專為學(xué)科管理而設(shè)的業(yè)務(wù)活動流程；②在已有流程中改進設(shè)備建賬、設(shè)備查詢、設(shè)備共享等業(yè)務(wù)的具體流程。流程優(yōu)化的目標包括3 點：①規(guī)范學(xué)科層級的共享流程和自助服務(wù)流程，促進研究團隊快速高效的合作；②將學(xué)科數(shù)據(jù)管理、評價激勵活動等加入業(yè)務(wù)流程，使得數(shù)據(jù)、評價和激勵成為日常工作的一部分；③改進現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程，使之能為一流學(xué)科建設(shè)服務(wù)。

對照以上范圍和目標，將設(shè)備管理全生命周期業(yè)務(wù)流程圖改進如下，圖1 所示為藍色的活動模塊即為本研究重點改進的流程。

圖1 支持一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備全生命周期管理流程圖

4 加強技術(shù)保障

技術(shù)保障的工作內(nèi)容包括信息系統(tǒng)需求規(guī)劃、數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計、數(shù)據(jù)分析及評價功能設(shè)計。

（1）通過對信息系統(tǒng)的需求規(guī)劃保障制度和流程。其主要工作是將已有的管理制度和業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化成信息系統(tǒng)的功能設(shè)計和數(shù)據(jù)設(shè)計，再做系統(tǒng)的技術(shù)選型，實現(xiàn)對設(shè)備管理系統(tǒng)中改進部分的需求分析。需求規(guī)劃設(shè)計的重點和難點包括自助功能、共享流程和用戶評價激勵功能。如自助功能設(shè)計時應(yīng)注意兩點才能確保優(yōu)化后的流程真正落地：①在信息系統(tǒng)中嵌入先進技術(shù)提高自助化程度，減少人工的使用。例如設(shè)計微信小程序中的設(shè)備自助預(yù)約功能、采用人臉識別技術(shù)做平臺的身份認證等。②設(shè)計系統(tǒng)后臺審批功能，減少前臺面對面的審批。后臺審批功能需要用戶上傳足夠的電子文檔做支撐，可大量減少用戶的往返跑，提高用戶滿意度和管理先進性。

（2）數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計。數(shù)據(jù)架構(gòu)設(shè)計是技術(shù)保障中的重點之一，用于實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理制度中規(guī)定的數(shù)據(jù)定義、管理和維護，尤其是一流學(xué)科相關(guān)數(shù)據(jù)。對于一流學(xué)科的相關(guān)數(shù)據(jù)，架構(gòu)設(shè)計時應(yīng)重點關(guān)注更新和共享。例如設(shè)備的學(xué)科屬性數(shù)據(jù)交互，應(yīng)架構(gòu)好數(shù)據(jù)交互所使用的底層技術(shù)、設(shè)計好交互的方法、內(nèi)容和頻率；與相關(guān)部門溝通交互的數(shù)據(jù)字段、類型和交互有關(guān)事宜，通過校數(shù)據(jù)中心簽訂數(shù)據(jù)交互文件，并由數(shù)據(jù)中心提供數(shù)據(jù)交互的空間、工具和安全措施。做到數(shù)據(jù)定期更新、滿足業(yè)務(wù)使用、且不增加設(shè)備管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)人員的負擔(dān)。

（3）數(shù)據(jù)分析與評價功能設(shè)計。數(shù)據(jù)分析和評價應(yīng)與一流大學(xué)、一流學(xué)科的評價指標相結(jié)合，為學(xué)科建設(shè)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提供數(shù)據(jù)依據(jù)，用于保障對一流學(xué)科建設(shè)的支持。從設(shè)備、實驗平臺的學(xué)科歸屬、金額、設(shè)備分類、發(fā)展效率的角度，預(yù)測學(xué)科建設(shè)中的資源累積、項目建設(shè)的趨勢，為一流學(xué)科建設(shè)提供設(shè)備資源角度的動態(tài)評價和動態(tài)決策支持。

5 結(jié) 語

支撐一流學(xué)科建設(shè)的設(shè)備管理體制研究旨在構(gòu)建“制度—流程—技術(shù)”一體化的設(shè)備管理架構(gòu)。以支撐一流學(xué)科建設(shè)和改進設(shè)備管理為出發(fā)點，在管理制度、業(yè)務(wù)流程和技術(shù)層面均做了深入研究，三者的改進各有側(cè)重又相互配合，整體推進了設(shè)備管理的品質(zhì)。未來的工作會以此研究為綱要，探討并制定多項設(shè)備制度條款、詳細分析并優(yōu)化多項業(yè)務(wù)的流程，以及技術(shù)方面的設(shè)計架構(gòu)和文檔的撰寫。