高校檔案數字化管理

孫勇

【摘? 要】隨著現代信息技術的發展，為人民群眾的生產生活帶來了極大的便利。在高校管理工作之中，傳統的檔案儲存方式一般通過紙質的載體進行保存，隨著高校學生人數的增加，檔案會出現占用空間大、保存時間不長、查找麻煩等問題，這與社會發展水平的提高不相協調。為此將信息技術融入進檔案管理之中，促進高校檔案的數字化建設，提高檔案管理的規范化、效率化。

【關鍵詞】信息技術;高校;檔案數字化管理

引言

在高等學校檔案管理中融入數字化技術，是社會高速發展的必然趨勢。數字化技術具有資源共享性、即時性和查找快速性的特點，這為高校檔案的管理提高了便利性，促進了檔案資源共享、檔案數字化建設的推進，從而提高高校的工作效率。本文對高校檔案數字化管理的優勢進行分析，提供高校檔案數字化管理的策略。

1.高校檔案數字化管理的優勢

1.1檔案數字化存儲環境更加優化

傳統的檔案都是以紙質版為載體，體積大，占地較廣，存儲的時間也不長。在對檔案進行查看和歸檔整理時，因為數量太多，需要耗費大量的人力和精力。將數字信息技術運用在檔案管理上，可以構建電子檔案存儲系統，采取實名制的錄入方式，將每個人的檔案進行系統存儲。這種數字化存儲方式可以解決傳統檔案存儲的弊端，大量的信息只需要占據一部分的磁盤或者優盤，存儲空間變小。加上磁盤的使用環境要求較低，可以節省檔案存儲的成本，增加檔案存儲的時間。與傳統檔案存儲模式相比，檔案的數字化管理更加符合現代數字化社會的特點。

1.2檔案查詢和使用更加便捷

傳統的檔案查詢和使用需要管理人員進行查詢，手續復雜，在無數的檔案庫里進行一個個的篩選，這個過程中，需要耗費管理人員大量的人力與精力，耽誤檔案使用者的寶貴時間，工作效率比較低。數字化的檔案管理模式，可以將檔案資料進行科學儲存，每一條電子檔案存儲信息備注詳細，使用之時，只需要在搜索引擎之中輸入使用者自身的姓名、姓名和年月日，即可找到對應的檔案資料已經存檔位置，管理人員只需要根據位置指示進行尋找。這種搜索方式極大的縮短了查找時間，提高了檔案資源的利用效率與檔案查找的工作效率。

1.3檔案信息的保存更加安全

高校檔案具有一定的保密性，如果發生信息泄露，不僅影響個人的隱私，還會影響社會的穩定。采取數字化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩步提升，還可以對檔案信息進行加密，是信息安全得到有效的保障。數字化檔案管理方式可以采用加密的方式進行存儲，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

2.高校檔案數字化管理策略

2.1建立新型的檔案管理信息系統，完善檔案的數字化管理制度

為了保證高校檔案管理符合現代信息技術的進步水平，需要提升對高校檔案的數字化管理建設，完善數字化的檔案管理系統，保證檔案信息管理的規范性，從而提高檔案管理的效率。在高校的職工考核標準中，融入檔案管理數字化建設的內容，提高高校檔案管理工作者的檔案管理數字化建設重視程度，將管理制度責任具體到個人身上，增加他們的檔案管理責任意識，同時將檔案數字化管理建設與高校人員的評職評優相聯系，還能夠提高人員的積極性，激發工作熱情，推動檔案管理數字化建設的更優發展。

2.2加大投入力度，增加檔案數字化建設的設備先進性

高校檔案管理數字化建設的核心便是采用數字化的存儲和管理模式。在這種數字化建設的過程中，需要諸多先進的計算機、系統檢索工具與存儲磁盤等內容以保證檔案管理數字化高水平模式，以保障檔案存儲和管理使用的環境最優化。這些硬件設備的建設都需要大量的資金投入。對于檔案管理的監控設備同樣不容忽視，保證全天二十四小時的實時監控，以保證檔案管理的安全性。另一方面，學校要加強與企業的聯合，在學生畢業，比如工作崗位之后，無需拿著紙質版的檔案四處奔波，只需要在檔案管理中，輸入企業的名稱，便能夠將學生的在校檔案轉入到企業檔案庫之中。此項舉動一是節省時間，二是能夠預防當今社會頻繁發生的文憑造假現象，進一步促進檔案數字化管理的建設與發展。

2.3提高工作人員的管理技術水平

在高校檔案的數字化管理建設之中，需要引進諸多的先進技術與先進設備，保證管理模式的規范化與標準化。這也就要求檔案管理人員的整體素質需要進行提高，以滿足數字化檔案管理的高水平要求。首先，要派遣專門的工作人員進行負責;其次，極強對檔案管理人員的技能和知識培訓，保證工作人員能夠熟練的掌握計算機和互聯網技術，以滿足檔案日常存儲與使用的需求;然后，還要加強工作人員的管理技巧和安全意識培訓。日常的維護管理檢測都需要大量的精力和時間，這需要工作人員具有一定的創新意識，保證檔案管理工作的效率與質量。檔案設計諸多保密內容，增加管理人員的安全意識，可以保證高校人員的隱私信息和機密處于安全的空間之內，促進單位與社會的和諧穩定。

2.4擴大高校檔案數據庫的建設與應用范圍

數據庫是高校數字化檔案建設的基礎，但是在當前信息社會快速發展的時代，檔案管理工作者的眼光不能夠僅僅放在高校的數據庫建設之中，而是要放眼到整個社會，因為學生不會長期在校生活，他們最終會走向各個工作崗位。為此在高校檔案數據庫建立過程中，工作人員除了要確保學校各個部門之間的檔案傳遞渠道之外，還要加強學校和各個企業的檔案傳遞渠道。首先，學校要對現有的檔案數據庫進行擴容，保證校園數據庫能夠容納更多的學生信息。其次，在新生入學之初，便要建立數字化的學籍檔案，并將學生在校的表現，如獲獎情況、學業完成度、違規違紀的處罰等一系列內容記錄在內，以此來給予學生全面化的評價，讓學生重視自己的行為，這對于學生良好的道德品質形成有著一定的幫助。最后就是突出學校的辦學特色，創立相應的專業人才數據庫，讓用人企業單位能夠在人才數據庫之中找到符合企業要求的專業性人才。

3.結束語

信息技術的快速發展能夠在各方面提高人民群眾的工作和生活質量。將信息技術融入在高校檔案的管理之中，能夠保證檔案管理的規范化和標準中，增加檔案信息存儲和使用環境的優化;同時還要加強檔案管理人員的專業先進水平，以適應先進技術帶來的挑戰，從而促進高校檔案數字化建設與管理的發展。

參考文獻

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