大數據時代下單位辦公室文書檔案的管理和利用

范磊 翟貴彬

摘? ? 要：本文旨在客觀闡述當前我國事業單位辦公室文書檔案管理遺留的弊端、信息化建設的必要性基礎上，探討大數據時代下科學性管理與利用事業單位辦公室文書檔案的舉措。

關鍵詞：大數據;文書檔案;必要性;管理利用

前言：對于事業單位來講，文書檔案具備較高的保存和利用價值，反映出單位不同階段的發展歷程和趨勢，對應的載體形式包括圖片、文字、影像等等，是原始類的文書記錄信息。作為事業單位辦公室工作者，當對這些資源進行妥善性監管、開發、應用，從而贏得更多的增值績效。

一、當前事業單位辦公室文書檔案管理中遺留的弊端

（一）管理體制存在漏洞

現階段我國大部分單位的文書檔案管理工作體制還不盡完善，欠缺統一嚴格的規范標準，經常會在登記和流轉等環節出現誤差現象，不利于后期予以有序整理和歸檔。

（二）上級對文書檔案管理認識不深入

許多單位的上級領導長期不重視文書檔案的管理，使得該類工作長期獨立，尤其是面對一些過于專業的知識時，很難及時獲取其余部門的協調幫助，導致對應的整理歸檔進程持續減緩。

（三）沒有發揮信息技術的支持功能

雖然我國已經迎來大數據時代，可在文書檔案管理信息化建設上始終不盡人意，而是長期停滯在版數字化、半紙質化的管理形式之上，嚴重情況下甚至延續老舊的紙質管理習慣[1]。如此一來，檔案資料無法及時獲得妥善應用，有些甚至因為積壓過久而開始損壞。

（四）管理者的職業素養低下

經過文書檔案管理信息化模式大范圍普及，對于檔案管理者的職業素養和技能等提出更加嚴格的規范要求。但現實中，一些單位的文書檔案管理者年齡較大，或是暫時負責兼職，無法及時掌握先進的技術，加上態度過于敷衍，幾乎很難滿足上級的需要。

二、事業單位辦公室文書檔案管理信息化建設的必要性

經過大數據技術全面性地推廣實施，有關人們的日常生活、學習、工作方式等，發生了系統性地變動，同步狀況下更令單位文書檔案的數量極速增加，人工管理壓力沉重，急需進行信息化建設。唯獨如此，才可以更加高效率和及時性地收集、整合、管理、開發、應用各類文書檔案，開發出更多的應用價值，延續檔案的應用時間，促使單位整體長效地改革發展。歸根結底，網絡化、安全化、數字化是文書檔案信息化建設中的重要特征，管理者要做的，就是基于數字化建檔途徑來對各個網絡范疇、不同類型用戶進行共享服務基礎上，持續引入高端技術并實施嚴謹的保密方案，針對各類文書檔案進行分級監管。

文書檔案管理的信息化建設，不僅僅有助于大幅度提升有關檔案資料的管理質量和應用效率，同時更可以接連發揮出數字資源存儲、各類語言自動翻譯、數據計算等多元化的功能，令后續的管理過程變得更加嚴謹有效。與此同時，還可以靈活適應不同單位、部門的檢索和存儲等需要，促成特定范疇內的資源共享結果。

三、大數據時代下科學性管理和利用事業單位辦公室文書檔案的舉措

（一）創建可靠的信息管理平臺

進行文書檔案管理的主要目標，在于持續有效地應用各類資源，在特定范圍內共享以促進有關部門、單位的長效發展。而當下有關工作人員要做的，就是預先收集和適當簡化所需的一系列原始信息、數據資源，之后再結合大數據時代要求創建適當規模的管理平臺，確保更加高效率地管理當中的信息，包括定期收集、更新存儲、提取應用等等，方便日后不同崗位職員隨時進行查閱、應用。

（二）提升管理者的專業素養

檔案管理者專業技能和綜合素養如何，直接決定著單位辦公室文書檔案信息化管理的質量。特別是在大數據時代環境下，文書檔案信息化管理挑戰此起彼伏，需要相關管理者積極學習和更新知識，耐心應對。為了保障文書檔案管理的高效性和精準性，各個企事業單位要想方設法培育一批互聯網運營能力優越、計算機信息技術應用熟練的工作隊伍，令大數據技術全面融入到文書檔案的維護和管理活動之中，從而增強單位整體的軟實力。

（三）樹立起更加嚴格的管理體制

健全有針對性的監管體制，更是促使文書檔案管理活動順利進行的必要條件。因此，在進行文書檔案管理信息化建設期間，相關職員不僅僅要實時性革新既有的管理理念和方法，同時要樹立起更加長遠的發展目標，輔助上級領導及時做出詳細規劃，廢除過往不當的管理條例，樹立起更加科學、人性化、有針對性的管理體制，諸如職責分配、監督管理、人員培訓、獎懲機制等等。歸根結底，就是令文書檔案管理的一切活動按照最新的規范流程展開，逐步推動整個管理活動朝著標準化方向過渡扭轉。

（四）倡導相關部門的協調合作

處理好文書檔案管理事務，不單單是本部門的重大職責，同時更要引起其余部門的關注和支持。因此，作為各個單位的領導，當及時表明態度，在單位上下強調文書檔案信息化管理的必要性，倡導一系列相關部門密切溝通和合作，從而高質量完成不同階段、不同類型的文書檔案管理任務[2]。如若說其間面對一些過于專業的內容，則可以抽調其余崗位的專業部門前來配合指導，從而令文書檔案整理、歸檔、應用等活動有序高效地進行下去。

結語：綜上所述，處于大數據時代之下，事業單位的文書檔案管理工作要做到與時俱進，大力進行信息化改建，以滿足社會對文書檔案信息應用的全新要求。諸如創建可靠的數字化管理平臺、提升管理者的信息化素養、利用網絡空間進行文書檔案信息適當范圍的共享等等。久而久之，大幅度提升文書檔案的管理效率和質量，帶動單位的可持續競爭與發展。

參考文獻：

[1]何麗芬.如何做好事業單位文書檔案管理工作[J].傳播力研究，2018，19（07）：111-125.

[2]王巧梅.事業單位文書檔案管理創新探析[J].辦公室業務，2018，23（04）：75-86.