淺談高校檔案管理部門對接專業實習的風險及防范

摘 要 受知識結構、業務流程及實習生身份等因素的影響，高校檔案實習工作存在著業務操作失誤、信息安全及實習生安全等方面的潛在風險。應對這些風險，應采取加強業務培訓、加強保密教育、設置電子檔案訪問權限及加強安全教育等防范措施。

關鍵詞 檔案管理 專業實習 信息安全 風險防范

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A

檔案是涉及國家安全、社會發展與穩定及公民諸多個人（隱私）信息的重要資源，其管理工作必須引入嚴格的風險防范機制。檔案管理部門的工作人員一般是通過入職培訓和定期的安全教育來增強檔案管理的安全意識，避免檔案管理過程中的風險。隨著高等教育的發展，一類新的“檔案管理人員”——檔案管理專業實習生——在檔案管理崗位上崗的機會不斷增多。這種專業實習給檔案管理增加了新的風險，因此需要探討應對這些風險的新舉措。

由于學生并非正規的檔案管理人員，其學生與管理員的雙重身份使得檔案管理工作具有更多的不確定性風險，需要引起檔案管理部門的重視。本文試圖根據作者近幾年接待檔案實習工作的經歷，探討這些風險的類型及其防范措施。

1高校檔案實習中的風險類型

由于受知識結構、業務流程熟悉程度及實習生身份的影響，實習生的實習存在下列潛在風險。

1.1業務操作失誤

建檔立卷體例規范? 當檔案形成后，一般由立卷人按文件材料的自然形成規律，加以系統的整理（組卷），擬寫案卷標題，編排張（頁）號和件號，填寫卷內目錄，移交檔案庫房。建檔立卷工作涉及檔案分類與立卷體例兩方面的專業知識，經典教科書均有闡述。但各檔案館實際涉及的檔案屬性與種類各有特色，因此可能出現具有特色的檔案分類體系和立卷體例。實習生如果僅按教科書的規范進行建檔與立卷，可能與實習檔案館的實際體例不符。

檔案流通操作過程? 檔案的流通過程包括借閱申請、調檔、查閱、歸檔等環節，教科書對此均有概念邏輯的闡述。對于實際操作過程，各檔案館均有自己的操作流程和規范。實習生如果不熟悉各館的實際操作流程和規范，會出現一些操作失誤。

1.2信息安全風險

涉密信息的保護? 學校檔案是是指建校以來學校（包括個人）教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄.每個高校的檔案里都應涉及對一些公眾人物、黨政重大問題，組織人事，科學研究成果，這些控制使用或是涉密的檔案信息，都是不宜對外透露的。隨著高校信息化建設程度的深入，各個高校檔案數字化信息化工程飛速發發展，據不完全統計，最低的都已做到了40%，有的甚至達到98%，不可否認，檔案數字化信息化，一方面它對保護檔案實體、提高工作效率有著很大的幫助，但另一方面，也增加了檔案信息失密的風險。

實習生的離崗脫密問題? 檔案管理工作者有機會接觸不同密級的檔案，因此，檔案管理崗位也是涉密崗位。涉密崗位從業人員離崗后如何脫密是一個值得探討的問題，《保密法》對此也未曾涉及。許多企業解決涉密崗位從業人員的離崗脫密問題是通過合同或企業相關管理制度（或條例）來實現的，而檔案管理系列則未曾看到類似的條例。實習生作為一類流動的涉密崗位從業者，如何實現離崗脫密則有待進一步研究。

1.3實習生安全風險

學生實習階段由培養單位與實習單位共同管理，實習單位對實習生的安全負有相應的管理責任。學生實習一般安排在畢業學年的中、后期，專業實習、做畢業論文和找工作幾乎是同時進行的。學生要同時處理三個方面的事務，頭緒多、壓力大，面臨的風險較多，因而管理難度也大。學生找工作需要頻繁外出及跨地域活動，面臨的交通安全風險較大。同時，找工作也要防止上當受騙，防止騙財騙色及陷入傳銷騙局等。

2風險防范措施

為了應對上述風險，擬采取下列措施。

2.1加強業務培訓

業務培訓是提高實習生理論水平和業務能力的先導性、基礎性工程，是加強實習生業務能力的重要途徑。業務培訓的主要內容包括：《普通高校檔案管理辦法》，《干部檔案整理細則》，《高校檔案實體分類細則》，《檔案工作人員職業道德規范》，《高校檔案保密制度》等，理論學習與操作實踐同時進行。

2.2加強保密教育

本館主要從下列方面進行檔案保密教育：首先，組織學習《檔案保密制度》、《保密法》等法規與制度，增強保密意識和觀念，強化其職責，并組織不定期考核;第二，組織觀看失密警示教育片，通過典型的泄密案例告訴學生，不管是實習或是未來在工作中，保密觀念一定要牢記，泄密就在一瞬間;第三，根據每個人所接觸的內容不同，簽訂相應的保密協議。

2.3設置電子檔案數據信息資源閱讀權限

基于辦公自動化、現代化的需要，電子信息檔案系統正逐步取代以紙質為載體的傳統檔案。電子檔案數據信息資源在形成、流轉、發布、歸檔、存儲、保管、利用等環節都應采取相應的安全措施，且對實習生的系統訪問權限實行分級管理。電子檔案系統的訪問權限從高到低分為0級、1級、2級和3級，分別對應的訪問者身份為系統管理員、檔案部門負責人、普通管理人員和普通訪問者。實習生對應的權限為2級，特殊情況需要時可授權臨時更改權限設置。

2.4加強安全教育、嚴格請假制度

本館的具體措施如下：（1）進行安全風險防范教育，樹立安全意識;（2）執行嚴格的請假制度，按照《大學生紀律管理制度》中的第五條，請假一天之內的由實習指導老師或校內指導老師審批，請假一天以上的由院系領導審批;（3）在實習生到來之前，簽訂實習生、學校院系、實習單位三方合同，做好事故前的責任區劃。

作者簡介：劉美文，1963年生， 女，漢族，華中師范大學檔案館副研究員，檔案管理與校史研究。